Como regularizar sua empresa e evitar autuação fiscal

Sua empresa já recebeu alguma autuação fiscal? Veja como agir e evitar esse tipo de situação:

Não é novidade o fato de que o sistema tributário brasileiro é complexo, não só pela existência de diversas normas que regulamentam os tributos existentes, mas também pela existência de uma enorme quantidade de documentos que devem ser elaborados e entregues pelos contribuintes ao fisco, os quais são conhecidos como obrigações acessórias.

Assim, devido a esse fato, é imprescindível que os contribuintes tenham não só um controle rígido acerca de suas obrigações fiscais, como também equipes especializadas que possam dar o suporte adequado para que não haja qualquer descumprimento fiscal. 

Isso porque qualquer irregularidade poderá ocasionar eventuais fiscalizações e, consequentemente, uma autuação fiscal que acarreta em aplicações de penalidades.

1. Qual a diferença entre intimação e autuação fiscal? 

É de suma importância saber que atualmente todas as informações fiscais/tributárias são digitais e, portanto, são facilmente verificadas pelas autoridades fiscais, em razão do cruzamento de dados.

Passado tal ponto e sabendo que o sistema tributário brasileiro é complexo e burocrático, é preciso ter atenção ao correto cumprimento de diversas normas e entregas das mais variadas obrigações fiscais pelos contribuintes para o Fisco. 

Ao realizar qualquer entrega de obrigação fiscal (seja ela principal – pagamento do tributo ou acessória), a autoridade fiscal poderá analisar as informações ali contidas com eventual cruzamento de dados e verificar se, de fato, houve o correto cumprimento da obrigação. 

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Nessa análise, caso haja dúvidas pela autoridade fiscal acerca das informações constantes nas obrigações fiscais pelo contribuinte, haverá a expedição de uma intimação, a qual possui a finalidade de dar ciência ao contribuinte acerca do início de uma fiscalização para a conferência das informações prestadas.

Após o recebimento da intimação, caberá ao contribuinte prestar as informações necessárias para confirmar sua regularidade para as autoridades fiscais. Porém, não raras vezes, a autoridade fiscal verifica eventuais falhas fiscais cometidas pelos contribuintes.

Nessa situação, a autoridade procede com a autuação. Ou seja, impõe ao contribuinte o dever de recolher determinado valor, o qual é acrescido de multa e juros. Nessa hipótese, o contribuinte deve apresentar os devidos recursos ou o recolhimento do valor para a regularização de sua situação fiscal.

Portanto, tem-se que a intimação é o procedimento pelo qual o fisco notifica o contribuinte acerca do início de uma fiscalização. Já a autuação é o ato final da fiscalização, em que a autoridade fiscal entende que houve infrações cometidas pelo contribuinte que precisam ser sanadas.

2. Quais os principais problemas fiscais das empresas?

Devido às diversas obrigações tributárias a que os contribuintes estão sujeitos, os principais problemas das empresas estão no cumprimento dessas obrigações dentro do prazo estipulado e com as informações corretas.

Ocorre que em razão da vasta legislação tributária, existem muitas interpretações sobre uma mesma lei, o que dificulta ainda mais a vida empresarial. 

Para tanto, a existência de uma equipe contábil e fiscal especializada é de suma importância, não somente para a organização de documentos e criação de uma rotina de estudos e atualização para cumprimento dessas obrigações, como também para apurar corretamente e controlar o pagamento dos tributos devidos.

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Nesses pontos, a adoção de um sistema de gestão contábil/fiscal acaba por auxiliar a empresa a evitar uma possível autuação fiscal. Contudo, é necessário que a parametrização seja realizada de forma correta por meio de uma equipe contábil/fiscal competente, de modo a atender às necessidades da empresa.

3. Como funciona uma fiscalização tributária? 

A fiscalização tributária pode ser resumida como um procedimento administrativo iniciado pelo fisco (federal, estadual ou municipal) para verificar a exatidão das informações contábeis/fiscais prestadas pelos contribuintes e, consequentemente, dos valores recolhidos aos cofres públicos.

A partir do início da fiscalização, o agente fiscal responsável pelo procedimento enviará intimações ao contribuinte solicitando esclarecimentos e/ou a entrega de documentos que deem suporte às informações prestadas nas obrigações fiscais.

Após a prestação das primeiras informações, caso o agente fiscal entenda pela necessidade de novos documentos, diversas outras intimações podem ser realizadas.

Com o término da análise das documentações solicitadas e enviadas pelo contribuinte, o agente fiscal poderá encerrar a fiscalização, se estiverem corretas as informações prestadas e o valor de tributo recolhido, ou autuar o contribuinte, de modo a impor o recolhimento de tributo não pago, o qual será acrescido de multa e juros, conforme já mencionado.

Portanto, resumidamente, uma fiscalização nada mais é do que a verificação das informações contábeis/fiscais da empresa declaradas ao fisco e, por consequência, analisa se o tributo pago aos cofres públicos é o realmente devido.

4. Como se regularizar e evitar uma atuação fiscal?

Primeiramente, visando afastar qualquer procedimento fiscalizatório e de autuação fiscal, é fundamental que toda a equipe contábil/fiscal da empresa tenha familiaridade com a vasta legislação existente e com os principais conceitos contábeis e fiscais. Nesse ponto, a utilização de sistemas automatizados poderá contribuir, e muito, para o bom funcionamento da área.

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Quanto ao cumprimento das obrigações acessórias, a empresa poderá mapear e criar um calendário com as datas de entrega de todas as obrigações. Por sua vez, tanto o site da Receita Federal do Brasil quanto das Secretarias de Fazenda Estadual e Municipal possuem ampla divulgação das datas de entrega dos documentos contábeis/fiscais, bem como o prazo para o pagamento do tributo devido.

Outro procedimento necessário é a contratação de auditorias independentes, que analisam toda a documentação da empresa e verificam se as obrigações estão sendo devidamente cumpridas e os tributos recolhidos de forma correta e dentro do prazo legal. Caso não haja a obrigação de uma auditoria independente, a realização de auditorias internas basta para auxiliar no processo de adequação da companhia.

O planejamento para a adoção das medidas elencadas é necessário, ainda, pois, infelizmente, erros são cometidos. Portanto, criar uma rotina de análise dos procedimentos adotados pela empresa, seja via auditoria independente ou por auditoria interna, fará com que esses erros sejam identificados a ponto de serem sanados, evitando, assim, autuações fiscais. 

Além disso, uma eventual falha fiscal identificada com antecedência permite que a empresa efetue uma “denúncia espontânea”, ato no qual o contribuinte comunica a falha fiscal ao fisco e possibilita o recolhimento dos valores devidos sem que haja a imposição de multas.

5. Recebi uma autuação fiscal. E agora?

Caso a empresa seja intimada acerca do início de um procedimento de fiscalização, existem alguns passos a serem seguidos.

Primeiramente, haverá a necessidade de reunião com a equipe contábil/fiscal da empresa para se ter ciência do motivo pelo qual houve o início do procedimento fiscalizatório. Ou seja, é necessário identificar a possível falha fiscal.

Posteriormente, é importante responder todas as intimações recebidas, sem que haja a omissão de qualquer informação e/ou documento. O cumprimento das intimações poderá dar subsídio para que o agente fiscal valide as informações prestadas pela empresa e/ou o tributo recolhido. 

Nesse sentido, é importante ressaltar que omitir documentos e informações poderá trazer riscos para a empresa, como a imposição de uma penalidade maior, em razão da ausência de colaboração.

4. Atenção às rotinas fiscais e contábeis 

Diante da complexidade do sistema tributário brasileiro, principalmente pelas inúmeras obrigações que devem ser cumpridas pelos contribuintes, não raras vezes o contribuinte se vê na necessidade de enfrentar uma fiscalização.

Para que não se tenha maiores problemas, é necessário adotar procedimentos internos que busquem mitigar possíveis equívocos a serem cometidos, fato que contribuirá para o afastamento de possíveis autuações fiscais contra a empresa.

A especialização da equipe e a utilização de softwares que auxiliem tanto no cumprimento das obrigações acessórias (por exemplo, para a emissão de notas fiscais) quanto no armazenamento de informações importantes que podem ser utilizadas, são essenciais para evitar o cometimento de falhas fiscais e o início de procedimentos fiscalizatórios contra a empresa.

5. Como o sistema de gestão de NFe ajuda a evitar autuação fiscal

Ter o controle e acesso fácil das notas fiscais é imprescindível para evitar a autuação fiscal. Isso porque quando você tem acesso a todas as NFes emitidas contra o seu CNPJ, é possível se manifestar e se prevenir de notas frias.

Além disso, com um sistema inteligente é possível estar sempre um passo a frente, com a contabilidade adiantada e as rotinas automatizadas. Conheça o Arquivei e tenha uma gestão fiscal inteligente para evitar multas: