Dicas sobre arquivo XML para os novos profissionais

Os documentos fiscais em formato eletrônico gerou uma série de oportunidades e economias para as áreas contábeis e fiscais. Além disso, consultar o arquivo XML é fundamental para a gestão estratégica de qualquer negócio e previne dores de cabeça com o Fisco.

NFes, CTe, NFSes, entre outros documentos são essenciais para a gestão eficiente da contabilidade da empresa. Mas, muitos profissionais que estão começando, levam um bom tempo até conseguirem ficar por dentro de todas as novidades e informações relacionadas sobre os arquivos XML que eles terão de lidar.

Confira tudo o que qualquer profissional da contabilidade gostaria de saber quando iniciou suas ações de consulta de NFe:

Sistema gratuito para consulta de NFe

Há um aplicativo de manifestação do destinatário gratuito disponibilizado pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). Para utilizá-lo, é necessário possuir o certificado digital (A1 ou A3), ter acesso à internet e possuir a versão adequada do Java instalado.

O passo a passo para utilizar o sistema da Sefaz é o seguinte:

1. Faça o download do aplicativo;
2. Siga as instruções para a instalação do Java;
3. Cadastre e inicie o Destinatário (sua empresa);
4. Cadastre um certificado digital por meio do menu “sistemas”, depois “certificados” e escolha qual se encaixa com o seu tipo (A1 ou A3);
5. Clique  no menu “manifestação destinatário”, depois “gerenciar manifestação” e por fim “pesquisar NFe”;
6. Selecione o tipo de consulta desejada.

Já publicamos um passo a passo mais completo aqui no blog. Esse tipo de consulta manual, tem contrapartidas. Acompanhe a próxima dica para entender melhor:

Indisponibilidade da Sefaz para baixar arquivos XML

A consulta manual da NFe enfrenta um grande obstáculo: a disponibilidade do sistema da Sefaz. Muitas vezes, os webservices estão indisponíveis, o que “leva para o brejo” a eficiência do trabalho.

Para saber se o serviço está disponível na hora de consultar suas NFes, basta acessar o Portal da Nota Fiscal eletrônica e clicar em “consultar disponibilidade”. Um painel aparecerá com várias cores que indicam o status da operação.

• Vermelho: quando há respostas negativas seguidas para uma consulta (falta serviço ou falha de conexão);
• Amarelo: a consulta retornou a primeira resposta negativa (falta serviço ou falha de conexão);
• Verde: a consulta retornou resposta positiva. Ocorre após qualquer estágio.

Há uma forma mais complexa de consulta no site da Sefaz onde é necessário o certificado digital: acesse o menu “serviços” e depois “relação de serviços web”. Escolha o seu autorizador, que virá acompanhado de uma URL que deverá ser copiada para o navegador. O certificado digital será necessário para autenticar a conexão com o webservice.

Por meio do aplicativo OpMon é possível verificar o status de execução (se é completada com sucesso ou não) e o tempo de resposta (total ou por etapas) por meio do site da Secretaria da Fazenda, o que agiliza o processo.

Plataforma de consulta automática em lote

É custoso para uma empresa que emite e consulta uma grande quantidade de XMLs, obedecer o passo a passo definido pela Sefaz. Contribuintes com uma grande quantidade de notas necessitam de soluções que façam essas operações em lote.

Por isso, automatizar a geração e consulta de XML é um dos primeiros passos que um profissional deve tomar.

Para começar a automatização basta procurar por ferramentas de emissão e consulta de notas fiscais. A plataforma do Arquivei consulta todas as notas emitidas contra o CNPJ da empresa nos últimos 90 dias, direto da Sefaz.

Para ter acesso as suas notas basta:

1. Acessar a página do Arquivei;
2. Preencher as informações sobre a empresa;
3. Inserir o certificado digital (A1 ou A3);
4. Consultar as notas e já armazená-las com segurança.

Aliás, o armazenamento é uma obrigatoriedade do Fisco. Veja abaixo a próxima dica:

Obrigatoriedade do armazenamento de documentos fiscais em arquivo XML

O contribuinte precisa apresentar essas notas sempre que questionado pelo Fisco. Perder essas notas pode significar multas de até R$ 1 mil por documento perdido.

Para armazenar documentos fiscais com segurança é preciso extinguir o armazenamento local, ou seja, em pastas no computador ou e-mails, é preciso ter um repositório que garanta realmente que nenhum vírus possa atacar essas notas tão importante.

Não deixe de armazenar seus documentos ficais com segurança. Utilize a plataforma do Arquivei para armazenar NFes, CTes, NFSes, CFes-SAT e NFCes. Teste a plataforma gratuitamente.

Notas Frias acarretam multas para a empresa

Notas frias são notas emitidas para uma empresa, sem que a mesma tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação.

Normalmente as empresas não ficam sabendo dessas notas e posteriormente podem ser questionadas pelo Fisco sobre o motivo de não terem escriturado tais notas e pago os devidos impostos, podendo acarretar em multas.

Então, é preciso controlar o que terceiros podem fazer com o nome da sua empresa. Por isso, a frequente consulta da NFe precisa existir na rotina de todas as empresas, de todos os portes. Isso permite o acompanhamento detalhado das notas que constam contra seu CNPJ, na data em que foram emitidas.

A vantagem dessa vigilância é reagir rapidamente realizando a manifestação do destinatário, ou seja, avisando à Receita Federal formalmente de que sua empresa desconhece a transação e evitando as penalidades apresentadas acima.

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É possível gerar relatórios a partir dos dados das NFes

A inteligência financeira é alcançável através dos dados presentes nas notas. Isto ocorre porque, nos campos das notas fiscais, é possível obter informações como o valor ICMS sobre cada produto, alíquotas e o código CFOP.

É possível gerar relatórios em Excel com todas as informações das notasque desejar e assim saber o valor total de tributações, produtos, entre outros. Distribuindo essas informações em uma linha do tempo é possível entender como os preços por unidade, litro ou peso estão variando ao longo dos meses do ano. A mensuração fica mais fácil.

Filtrando as NFes recebidas e emitidas é possível avaliar o giro de estoque da sua empresa. O controle de tráfego pode ser levando em consideração o quanto de determinado produto você está comprando e o quanto te vendido, assim como avaliar a margem de lucro.

Mais uma vez o Arquivei entra em ação fornecendo relatórios como esse em Excel, prontos para a análise do setor contábil da empresa. Teste gratuitamente a ferramenta do Arquivei e comece a ter esses relatórios em minutos.

Não há diferença entre emitir uma NFe com CFOP de prestação de serviços e uma NFSe

Há muitas dúvidas entre os profissionais da contabilidade sobre o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) e sua relação com a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSes). A questão é que uma CFOP pode substituir uma nota focada em serviços.

A NFSe serve para registrar a prestação de serviços. Já o CFOP identifica a operação e o seu destino. A partir do CFOP, é possível saber se uma operação é estadual, interestadual ou com o exterior. É possível saber, ainda, se é de entrada ou saída.

A NFSe é considerada de responsabilidade do município, cabendo à prefeitura a tarefa de manutenção de todas as notas geradas e o envio para a Receita Federal.

É possível descrever vários serviços em uma mesma NFSe, desde que relacionados a um único item da lista de serviços da prefeitura local, de mesma alíquota e para o mesmo tomador de serviço. Já explicamos tudo sobre CFOP e NFSe aqui no blog.

A gestão automatizada das Notas Fiscais pode ajudar muito na eficiência da sua empresa ou escritório de contabilidade. Contar com um serviço como o do Arquivei para armazenar, consultar e armazenar arquivos XML leva para a sua operação toda a experiência acumulada em anos de trabalho voltado à eficiência contábil.

Ficou com alguma dúvida sobre os assuntos abordados nesse post? Entre em contato conosco ou deixe o seu comentário!