A gestão do tempo é algo que a maioria das pessoas deseja melhorar – especialmente no trabalho. Com telefones celulares, redes sociais e os e-mails frequentes nos distraindo, ter sucesso na gestão do tempo está cada vez mais difícil de conseguir. Entretanto, existem maneiras de mudar essa realidade, com algumas mudanças de comportamento e organização.
As habilidades de gestão de tempo não são desenvolvidas do dia para a noite, e podem ser entendidas e aprimoradas de maneiras diferentes para cada pessoa. Mas encontrar o que funciona melhor para você e sua agenda é o caminho.
Para começar, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre gestão de tempo e 7 maneiras de melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo.
O que é gestão de tempo
Por definição, gestão de tempo é o processo de usar suas horas de forma eficaz. Para empresários, por exemplo, o gerenciamento do tempo no local de trabalho é uma ferramenta para aumentar indicadores de produtividade e atingir as metas de negócios.
Já no caso de funcionários, essas habilidades podem ajudar a se destacar no trabalho e são habilidades transferíveis que podem levá-lo a todos os setores, ao longo de sua carreira.
O truque é saber organizar suas tarefas. Isso pode ajudá-lo a reduzir os níveis de estresse e melhorar sua produtividade no trabalho e em casa.
Pensando ainda em empresas, ao considerar o tempo como um elemento de estratégia de negócios, você pode encontrar rapidamente maneiras de melhorar a qualidade de seu trabalho sem adicionar mais horas ou estresse ao seu dia. O resultado? Um negócio mais produtivo que visa maior sucesso e receita.
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7 dicas para uma gestão de tempo eficaz
As técnicas de gerenciamento do tempo abaixo o ajudarão a identificar tarefas importantes, eliminar perdas de tempo e economizar tempo. Confira as dicas:
1. Faça um cronograma – e cumpra-o
Comece a melhorar suas habilidades de gestão de tempo organizando seus dias e semanas com antecedência. Sempre haverá surpresas, mas é provável que você tenha uma ideia sobre os tipos de tarefas e responsabilidades com as quais precisa lidar todos os dias. Para começar, faça uma lista do que você precisa fazer e estabeleça um prazo para cada tarefa.
Outra dica para desenvolver um cronograma das suas atividades é passar uma ou duas semanas rastreando cada coisa que você faz todos os dias. Isso o ajudará a identificar padrões e tarefas recorrentes, que você pode incorporar ao seu cronograma.
2. Aprenda a priorizar
A segunda lição sobre é aprender como priorizar. Para executar qualquer projeto com eficiência, você precisa decidir quais etapas ou componentes do projeto são mais importantes em curto, médio e longo prazo. Isto é, você deve descobrir quais tarefas ou atividades proporcionaram os melhores retornos para os seus objetivos. Dessa forma, você pode priorizar essas tarefas menos importantes.
Sempre que possível, tente começar cada manhã com as tarefas que precisam de sua atenção imediata. Tarefas sem importância podem consumir muito de seu precioso tempo, e tendemos a oferecer a elas muito de nossa energia porque são mais fáceis ou menos estressantes.
3. Evite multitarefas
Muitas pessoas acreditam que ser multitarefa é uma maneira eficiente de fazer as coisas. Mas a verdade é que nos saímos melhor quando nos concentramos e focamos em uma coisa. Além disso, estudos mostraram que os humanos, em média, só conseguem manter a atenção em 3 a 5 itens significativos de uma vez. Portanto, se você tiver vários projetos ao mesmo tempo, simplesmente não há como seu cérebro acompanhar.
Seguindo as dicas anteriores, listar e determinar prazos o ajuda a manter o foco. Dessa forma, você pode executar melhor o que está fazendo. Espere até terminar um antes de começar outro. Você ficará surpreso com o quanto mais poderá fazer.
4. Evite as distrações
Hoje em dia as distrações estão em todos os lugares: notificações de e-mail, uma olhadinha nas redes sociais etc. Mas em vez de tentar controlar as distrações enquanto trabalha, separe-se das distrações para ter espaço para terminar sua tarefa. Reserve um tempo que seja apenas para o seu projeto e afaste-se da agitação até terminar. Outra sugestão é definir gestão do tempo, como 30 minutos para verificar a caixa de e-mail a cada duas horas, em vez de verificar a cada 15 minutos.
5. Faça pausas
Sempre que se sentir cansado e estressado, faça uma pausa de 10 a 15 minutos. Muito estresse pode prejudicar seu corpo e afetar sua produtividade. Fazer pequenas pausas a cada hora ajudam a espairecer a mente, dando-lhe a energia necessária para realizar qualquer tarefa e fazê-la bem. Dê uma caminhada, ouça alguma música ou faça alguns alongamentos rápidos.
6. Estabeleça uma rotina
Na vida pessoal e no trabalho, é fundamental entender como criar uma rotina. Por que isso é importante? Para começar, se um dia caótico chegar, você ainda vai resolver o problema enquanto segue sua rotina. Seguindo sua rotina, você não conseguirá procrastinar. Mais importante ainda, sua saúde mental e níveis de estresse agradecem.
7. Use a tecnologia a seu favor
Quando se trata de gestão tempo, a tecnologia com certeza é uma das maiores aliadas. Existem muitos aplicativos de gerenciamento de tempo disponíveis para dispositivos Android e iOS. Isso pode ajudá-lo a aumentar sua produtividade e garantir que você está fazendo o que deve ser feito. Por exemplo, se você quiser saber para onde está indo todo o seu tempo, tente algo como Rescue Time. Se precisar de ajuda para afastar as distrações, dê uma chance ao Focus Booster. Tente também organizar sua lista de tarefas no Trello.
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Conclusão
O bom gerenciamento do tempo requer uma prática diária de priorizar tarefas e organizá-las de uma forma que possa economizar tempo e realizar mais. Use as estratégias acima por algumas semanas e veja se elas ajudam você. Você pode se surpreender com o quanto parece ter mais tempo.
Para te ajudar ainda mais a gerenciar as atividades do dia a dia , confira o nosso conteúdo sobre 8 dicas de como manter a produtividade no home office.
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