Os escritórios contábeis precisam lidar com uma fórmula básica de sucesso: quanto mais clientes são atendidos, maior a lucratividade do escritório. Por isso, é preciso utilizar bem os principais recursos disponíveis – o tempo e a sua equipe de funcionários. É preciso buscar maior eficiência. Como fazer isso? Você pode começar com as dicas que trazemos abaixo.
1. Controle de pendências
Perder a noção das pendências é um dos maiores riscos à eficiência. Esqueça as tarefas que ficaram em aberto por alguns dias, e você terá uma bola de neve, representando um grande atraso para as atividades do escritório contábil.
A melhor maneira de manter o controle de todas as pendências é através de um checklist. Faça uma lista com todas as pendências; ao longo do dia, risque as pendências completadas e acrescente novas tarefas que possam surgir.
Use esse checklist também para definir quais tarefas são prioritárias, e precisam ser “atacadas” primeiro.
2. Redução do tempo para reuniões
Cada momento que sua equipe gasta em reuniões é um momento a menos disponível para atender um cliente, completar um relatório contábil, finalizar um cálculo ou pesquisar uma nova lei fiscal.
A mensagem é clara: reduza ao máximo possível o tempo gasto com reuniões, e deixe que a equipe se concentre nas atividades mais práticas – aquelas que irão se converter em negócios e receita para o escritório.
3. Recebimento ágil de documentos fiscais
Também é essencial que os documentos fiscais cheguem às suas mãos com a menor burocracia possível. Muitos escritórios aguardam que o cliente envie os XMLs de notas fiscais por e-mail, um processo que pode levar dias.
Quando há um atraso no recebimento destes arquivos, os processos do seu escritório também atrasam e sua eficiência é prejudicada, além da falta de garantia de que todos os arquivos chegaram.
A melhor solução é o uso de uma plataforma para consulta automática de notas fiscais, que integrada à Sefaz e aos clientes, permite ao seu escritório ter acesso direto às notas fiscais atualizadas dos clientes, inclusive com avisos de cancelamento e carta de correção.
4. Organização de documentos
Para um escritório contábil, os documentos fiscais são um instrumento de trabalho. Eles trazem informações essenciais para realizar os relatórios e declarações de contabilidade dos seus clientes.
Por este motivo, eles precisam estar sempre disponíveis e organizados. A organização de documentos fiscais permite agilizar o seu trabalho e evitar perdas acidentais.
No caso de documentos fiscais eletrônicos, os tais XMLs, a organização é mais importante ainda, já que é difícil de visualizá-los. Por isso, um sistema de gestão de XMLs fiscais torna-se essencial.
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5. Evite horas adicionais de trabalho
Parece lógico dizer que trabalhar por mais horas irá aumentar a eficiência do seu escritório de contabilidade. No entanto, neste caso, as famosas horas extra irão apenas desgastar e estressar sua equipe.
O resultado final será, a médio e longo prazo, menos eficiência, pois seus contadores estarão cansados e mais propensos a erros ou até mesmo a abandonar o emprego.
6. Identifique possíveis desperdícios
Uma gestão comprometida com a eficiência precisa fazer o máximo possível com os recursos disponíveis. Isso significa eliminar os desperdícios. Identifique sinais de procrastinação, processos lentos, interrupções excessivas.
Estes são os principais inimigos de seu escritório de contabilidade, na meta de atender mais processos e alcançar maior lucratividade.
7. Crie processos e siga-os à risca
Ter processos bem definidos cria atalhos para operações que são frequentemente efetuadas, e serve de molde para garantir a eficiência delas.
Parece mais complicado do que de fato é: se você simplesmente criar um checklist para coisas que você faz com frequência, você já está desenhando um processo.
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