Tudo o que você precisa saber sobre escalabilidade contábil

Um dos desafios mais difíceis que os proprietários de pequenas empresas enfrentam é descobrir como expandir seus negócios — e isso inclui empresas de contabilidade.

A inovação é um dos aspectos ligados à escalabilidade, pois é fundamental atender às mudanças no comportamento do consumidor, acompanhar as inovações tecnológicas e ficar à frente da concorrência no mercado. Mas pensando na escalabilidade contábil, como buscar esse avanço no setor? É o que vamos te contar!

O que é escalabilidade

De acordo com a Investopedia, a escalabilidade é a capacidade de um sistema de se adaptar facilmente à carga de trabalho aumentada ou às demandas do mercado. Uma empresa escalável é capaz de se beneficiar de economias de escala e pode aumentar rapidamente a produção. 

A escalabilidade tornou-se cada vez mais relevante nos últimos anos, à medida que a tecnologia facilitou adquirir mais clientes e expandir os mercados globalmente.

Por que a escalabilidade é importante?

À medida que uma empresa cresce, seu principal objetivo é continuar atendendo às demandas do mercado. O problema é que as demandas do mercado nunca são estáticas. Eles mudam conforme os interesses e gostos das pessoas mudam e os recursos entram e saem da disponibilidade. Se quiser permanecer competitivo nessas circunstâncias, você deve ser capaz de mudar o que está fazendo para atender às necessidades e desejos dos clientes no momento.

A escalabilidade também é importante porque o crescimento dos negócios significa que você está trabalhando com mais clientes, dados e recursos. Se você não tem como lidar com esses aumentos, pode perder eficiência ou a qualidade de seu serviço, ou produtos pode ser prejudicada. Isso pode levar a relações ruins com os clientes e uma reputação comercial rebaixada.

Escalabilidade contábil 

Já a escalabilidade no setor contábil, está muito ligada com a contabilidade digital, que funciona como contraponto com a contabilidade tradicional e a cultura dos contadores.

A contabilidade digital, também conhecida pelos nomes de contabilidade virtual ou contabilidade 2.0, se caracteriza por uma maneira de fazer contabilidade com o auxílio de ferramentas e de recursos tecnológicos.

Deste modo, toda comunicação, transmissão, recepção, autenticação, validação e armazenamento dos livros contábeis se tornaram eletrônicos, transformando completamente a forma que a contabilidade era elaborada pelos profissionais da sua área.

Um exemplo de inovação que proporciona escalabilidade contábil é o Arquivei. 

O Arquivei consulta e faz o download de NFes, CTes, NFSes e MDFe, direto da Secretaria da Fazenda e mais de 150 prefeituras, garantindo a autenticidade dos documentos e os armazenando com garantia de segurança e sigilo sobre as informações. O armazenamento também é disponibilizado para NFCes e CFes-SAT.

Com ênfase em automação, facilidade e escalabilidade, as soluções do Arquivei atendem desde pequenos negócios até grandes multinacionais com alta demanda, entregando informações e relatórios para tomada de decisão baseados na análise de documentos, sem entrada manual de dados.

Além de investir em inovação, há outras etapas para desenvolver a escalabilidade contábil. Para expandir seu escritório, é importante se preparar para manter a estabilidade e não ter prejuízos financeiros nem desqualificar a imagem da sua marca.

Sua empresa tem condições de crescer o dobro e continuar atendendo bem ao aumento de clientes e demandas, por exemplo? É sobre isso que a escalabilidade vai tratar: a necessidade de ter um desenvolvimento sustentável a longo prazo.

Quaisquer que sejam seus objetivos, todo empresário precisa levar em consideração três atividades principais:

Organização escalável

O primeiro ponto para buscar a escalabilidade contábil é projetar um modelo organizacional escalável. Isto é, a planejar a estrutura da sua empresa para ela atender as demandas e metas periódicas de novos clientes. 

Ao avaliar seu modelo organizacional atual, há duas perguntas simples que você pode fazer:

• Podemos aumentá-lo facilmente? Podemos – a um custo razoavelmente baixo e relativamente rápido – adicionar (ou aumentar o tamanho de) projetos, unidades de tecnologia ou unidades de mercado?

• Podemos reduzi-lo facilmente? Podemos – a um custo razoavelmente baixo e relativamente rápido – encerrar (ou reduzir o tamanho de) projetos, unidades de tecnologia ou unidades de mercado?

Olhe para o seu negócio hoje e para a sua estrutura e observe qual mudança é necessária para ter uma quantidade significativa de novos clientes.

Empresas escaláveis da contabilidade se assemelham a empresas startups, tem um mindset diferente e você precisa entender todo este universo.

Invista em pessoas

Uma vez que seu escritório de contabilidade começa a crescer, ele precisa decidir que tipo de pessoas precisa para avançar para o próximo nível. As pessoas são a força vital de um bom negócio. No final do dia, investir em pessoas que mostrarão lealdade ao seu negócio é uma necessidade absoluta. 

Você só terá um negócio escalável se investir em pessoas. Pois, a tecnologia entrega resultados até determinado limite. Robôs não atendem a clientes, mesmo havendo possibilidades limitadas, clientes querem falar com pessoas. Por isso, você precisa de pessoas, e precisa investir nelas.

Processos otimizados

Os processos fazem grande diferença dentro de uma empresa que deseja a escalabilidade contábil. Os processos de gestão contábil, fiscal ou tributária, precisam sempre, a todo tempo, ser aprimorados e revisados. A tecnologia funciona como uma aliada para a otimização de processos, visto que, conforme a clientela aumenta, os processos manuais — como entrada de dados e processamento de números — podem não acompanhar o crescimento do seu negócio.

A automatização de processos da empresa pode ajudá-lo a ficar de olho nas funções vitais dos negócios sem perder muito tempo inserindo informações manualmente.

Investir em soluções pode ajudá-lo a otimizar processos em vários departamentos. Conforme sua empresa continua a crescer, permita que a tecnologia assuma cargas de trabalho demoradas, liberando você das funções típicas de supervisão para gerenciar questões mais críticas.

Conclusão

Basicamente, para obter a escalabilidade contábil é necessário compreender as diferentes atividades que uma empresa escalonável precisa realizar. Isto é: investir em tecnologia; pessoas; processo de aquisição de clientes e ajuste nos processos constantemente.

E, para acompanhar os efeitos dessas mudanças, você deve implementar procedimentos para gerenciar e manter a escalabilidade. Construa uma estratégia flexível e bem desenvolvida para angariar crescimento, manter a consistência e construir um império de sucesso.

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