Faça seu setor administrativo cada vez melhor

O setor administrativo de uma empresa pode ser considerado o coração organizacional, aquele que detém a visão geral do negócio e o faz funcionar. É essa área que garante o ritmo e a sustentabilidade para o dia a dia da operação.

A importância do setor administrativo

Esse setor estratégico é o grande gerente da empresa. Está presente em suas obras, aquisições, cuida dos relacionamentos com os diversos públicos — comunidades, sindicatos, autoridades municipais etc. —, zela pelos aspectos fiscais e tributários, controla custos e, ainda, acompanha o nível de satisfação dos funcionários, entre outras funções.

Podemos dizer que o setor administrativo de uma empresa é capaz de fornecer aos seus dirigentes um verdadeiro “retrato” de como está a companhia naquele determinado momento. São os dados fornecidos pela área que vão assegurar que as lideranças assumam as decisões mais acertadas, contribuindo para o crescimento do negócio.

Como se observa, a organização administrativa é fundamental para o bom andamento de uma empresa, independentemente do seu porte.  Sabemos, entretanto, que existem vários modelos de setor administrativo, dependendo de cada realidade. Vamos nos ater aqui ao que consideramos o modelo mais comum entre as pequenas e médias empresas.

As várias competências ligadas ao setor administrativo

Compreender quais são os diversos setores de uma empresa — seus objetivos e competências — ainda é um desafio para muitos gestores. Como essas informações da estrutura não são passadas com clareza para os funcionários, muitos espaços acabam ficando em branco, sem um responsável por determinada demanda; enquanto outros apresentam responsabilidades superpostas.

Por menor que seja uma empresa, ela possui pelo menos quatro departamentos essenciais:

1. Administrativo;
2. Financeiro;
3. Contábil;
4. Comercial.

Cada uma dessas áreas responde por atribuições diferentes e atende a públicos internos (funcionários e diretoria) e externos (clientes).

É bastante comum que o setor administrativo aparentemente absorva as atribuições das áreas financeiras e contábeis. É absolutamente necessário, no entanto, deixar claro que, se funcionam juntos no escritório, é apenas pelo motivo de serem áreas afins e, muitas vezes, interdependentes. Cabe à área administrativa coordenar todas elas, que, por sua vez, precisam ter seus próprios responsáveis.

Responsabilidades do setor de RH

O setor de RH responde pela seleção e recrutamento do pessoal que irá compor o quadro de funcionários, bem como do seu treinamento. Ele controla:

• Cumprimento de horários;
• Ausências ao trabalho;
• Saídas de férias;
• Folha de pagamentos;
• Impostos pertinentes etc.

Enfim, o departamento de RH é a porta de entrada de todas as questões referentes aos empregados.

Atribuições do setor financeiro

De seu lado, ao setor financeiro cabem as decisões sobre:

• Investimentos em expansão;
• Aquisição de maquinário;
• Contratação e gerenciamento de empréstimos, entre outras.

Estamos falando das grandes decisões financeiras que, geralmente, são assumidas pelo dono do negócio, investidores ou principais executivos.

Papel do setor contábil

Já o setor contábil cuida do dia a dia financeiro, lida com as transações de compra e venda do ponto de vista documental, processando todos os documentos fiscais e tributários da empresa. Por se tratar de uma área de grande risco — que não pode incorrer em erros junto às autoridades do Fisco — é bastante comum que, além dos funcionários, seja assessorada por sistemas de automação de processamento de documentos, no que o Arquivei pode ajudar profundamente às gestões.

Para que um setor administrativo dê o máximo de seu potencial e consiga gerir e orquestrar todo o funcionamento do negócio, é preciso que as áreas interligadas tenham clareza e hierarquia definidas no cumprimento de suas funções. E, além disso, ter à mão ferramentas e softwares capazes de otimizar as rotinas, eliminando erros de processo e retrabalho é fundamental para a excelência da administração.

Esperamos ter mostrado a importância do setor administrativo para o sucesso de uma empresa. Sem ele, é como se a orquestra ficasse sem regente! Você concorda? Siga o Arquivei no Facebook e acompanhe nossas dicas de administração!