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De acordo com a constituição do artigo 195 da CF de 1988, as contribuições sociais são destinadas ao financiamento da seguridade social. Esta, por sua vez, compreende um conjunto integrado de ações de iniciativa dos Poderes Públicos e da sociedade que asseguram os direitos relativos à saúde, à previdência e à assistência social através do PIS e CONFIS. Sabendo disso, os contribuintes desses tributos precisam entregar mensalmente a apuração do cálculo via EFD Contribuição – o famoso projeto SPED.

Neste artigo, vamos mostrar os principais pontos desse validador para que você venha a se familiarizar em sua rotina de fechamento do PIS e COFINS mensalmente.

O que é a EFD?

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um arquivo digital que reúne informações fiscais e contábeis das empresas. Ela faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e tem como objetivo simplificar e agilizar o envio dessas informações para os órgãos fiscais competentes.

A EFD é composta por diversos blocos, que agrupam informações específicas de acordo com a natureza das transações. Cada bloco da EFD abrange informações como a escrituração dos livros fiscais, o registro de documentos fiscais emitidos e recebidos, os lançamentos contábeis, as apurações de impostos e contribuições, entre outros.

Com a utilização da EFD, a empresa reduz a burocracia e simplifica o processo de envio das informações fiscais e contábeis, eliminando a necessidade de apresentação de documentos físicos.

Além disso, a EFD aumenta a precisão e confiabilidade dos dados, pois o arquivo é gerado de forma eletrônica e segue um padrão estabelecido pela legislação fiscal. Isso facilita a auditoria e a fiscalização por parte dos órgãos competentes, garantindo a transparência e a conformidade fiscal das empresas.

A EFD também contribui para a melhoria da gestão empresarial, fornecendo informações relevantes para a análise de desempenho, planejamento tributário e tomada de decisões estratégicas

O que é a EFD Contribuições?

A EFD-Contribuições é um dos pilares do projeto do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, que apura os valores referentes aos impostos do PIS e COFINS. Os contribuintes sujeitos a entrega são os com regime de apuração cumulativo (Lucro Presumido) e o regime não cumulativo (Lucro Real).

Os contribuintes ficam responsáveis pelo envio das informações dos documentos fiscais e contábeis que formam a composição mensal dos valores devidos do PIS e COFINS: as despesas, as receitas, os encargos e as aquisições passíveis de créditos referente ao regime não cumulativo.

Quem deve entregar a EFD-Contribuições?

A entrega da EFD-Contribuições é obrigatória para empresas que estão sujeitas à incidência das contribuições sociais, tais como PIS e COFINS.

Isso inclui empresas do regime de apuração não cumulativa, empresas do regime de apuração cumulativa com faturamento superior a determinado valor estabelecido pela legislação e empresas do regime de lucro presumido ou Simples Nacional com faturamento superior a esse mesmo valor.

Como funciona a EFD-Contribuições para empresas sem movimento?

Empresas sem movimento também devem entregar a EFD-Contribuições, porém, de forma simplificada. Nesses casos, é necessário informar apenas os registros obrigatórios e indicar que a empresa está sem atividades no período.Essa obrigação tem o objetivo de manter a regularidade fiscal da empresa mesmo quando não há ocorrência de fatos geradores das contribuições sociais.

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O que deve ser informado no EFD-Contribuições?

Na elaboração do EFD Contribuições são informadas todas as receitas financeiras, receitas operacionais e não operacionais, custos, despesas, encargos incorridos, aquisições geradoras de créditos aquelas passíveis do regime não cumulativo e os ajustes se assim previstos, como: devoluções e estornos de vendas, entre todas as informações pertencentes a apuração do PIS e COFINS mensal.

A elaboração da EFD Contribuição será de forma centralizada pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica, porém as informações pertinentes às filiais devem ser discriminadas em cada registro correspondente, conforme as perguntas e respostas disponíveis no site do SPED e o Guia prático Versão 1.33.

O contribuinte deverá gerar um arquivo digital de acordo com layout estabelecido, verificando qual a versão correspondente ao do mês de envio – o arquivo pode ser verificado no portal do SPED na aba downloads e validador do SPED. Depois de verificado pelo contribuinte, o arquivo deve ser validado no PVA – Programa validador da EFD Contribuições, que já deverá possuir o JAVA instalado e atualizado na máquina de envio.

O uso do PVA servirá para o contribuinte averiguar as informações antes da entrega ao fisco, uma vez que se houver estruturas em desacordo com o arquivo digital, o mesmo dará advertências e rejeições.

O programa validador não serve em nenhum momento para validar operações corretas, apenas aparecerão rejeições caso algum valor não esteja correlacionado com as informações presentes no arquivo.

Dentro do validador é permitido editar, escriturar, excluir e efetuar nova apuração. Atenção neste último, pois o PVA vai substituir os valores existentes no arquivo digital, incluindo novas informações, restaurando e fazendo a entrega.

Sua periodicidade é mensal, e o arquivo deve ser transmitido após sua validação e assinatura digital até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração. 

Caso tenha dúvidas com os dias, utilize a agenda tributária, disponível mensalmente no site da Receita Federal do Brasil.

Quais são os blocos da EFD-Contribuições?

O arquivo digital do contribuinte deverá ser composto por alguns blocos para composição dos valores da apuração do PIS e COFINS. Os blocos da EFD-Contribuições são:

  • Bloco 0 — Abertura, Identificação e Referências
  • Bloco A — Documentos Fiscais – Serviços (ISS)
  • Bloco C — Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI)
  • Bloco D — Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS)
  • Bloco F — Demais Documentos e Operações
  • Bloco I — Operações das Instituições Financeiras e Assemelhadas, Seguradoras, Entidades de Previdência Privada e Operadoras de Planos de Assistência à Saúde
  • Bloco M — Apuração da Contribuição e Crédito de PIS/PASEP e da COFINS
  • Bloco P — Apuração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta
  • Bloco 1 — Complemento da Escrituração – Controle de Saldos de Créditos e de Retenções, Operações Extemporâneas e Outras Informações
  • Bloco 9 — Controle e Encerramento do Arquivo Digital

Qual o prazo da EFD-Contribuições em 2023?

O prazo de entrega da EFD-Contribuições varia de acordo com o período de apuração e o tipo de empresa. Em 2023, para empresas do regime não cumulativo, o prazo é até o 10º dia útil do 2º mês subsequente ao período de apuração.

Já para empresas do regime cumulativo e do lucro presumido, o prazo é até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao período de apuração.

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Multa EFD-Contribuições: quais são?

Em janeiro de 2020, começou a nova função de multa por atraso da EFD Contribuições, e esta é calculada a partir do momento da entrega. Deste modo, se o contribuinte entregar fora do prazo a transmissão de arquivo, ele receberá no seu recibo uma mensagem de multa pelo atraso.

Os valores referentes às penalidades estão descritos na Lei 13.670/2018, no artigo 12. Podemos identificar os seguintes valores:

  1. Multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere à escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos;
  2. Multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos; 
  3. Multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% (um por cento) dessa, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.

Retificação da EFD-Contribuições

É comum ocorrerem erros na elaboração da EFD-Contribuições, seja por equívocos no preenchimento ou por falta de informações. Nesses casos, é possível realizar a retificação do arquivo para corrigir as inconsistências e evitar problemas futuros com a Receita Federal.

Quando a retificação deve acontecer?

A retificação da EFD-Contribuições deve ser feita sempre que forem identificadas informações incorretas ou ausentes. É importante ressaltar que a retificação deve ser realizada antes do prazo de entrega da EFD-Contribuições do período subsequente.

Ou seja, se uma informação errada for identificada na EFD-Contribuições de janeiro, a retificação deve ser feita antes do prazo de entrega da EFD-Contribuições de fevereiro.

Principais erros cometidos na EFD-Contribuições

Alguns erros são comuns na elaboração da EFD-Contribuições e devem ser evitados. Entre os principais erros estão:

  • Omissão de informações: É fundamental preencher todos os campos obrigatórios da EFD-Contribuições, evitando deixar dados em branco ou omitir informações relevantes.
  • Preenchimento incorreto de valores: É preciso conferir com cuidado os valores informados na EFD-Contribuições para evitar erros de cálculo ou preenchimento de campos com valores incorretos.
  • Falta de integração entre os sistemas: É importante garantir a integração correta dos sistemas contábeis e fiscais da empresa para evitar inconsistências nas informações transmitidas.

Como fazer a retificação

Para fazer a retificação da EFD-Contribuições, é necessário acessar o programa validador e assinador (PVA) disponibilizado pela Receita Federal e importar o arquivo que precisa ser corrigido.

Em seguida, os campos com erros devem ser ajustados e o arquivo deve ser validado novamente. Após a validação, o arquivo corrigido pode ser transmitido novamente para a Receita Federal.

Como facilitar o processo de entrega da EFD-Contribuições com o Arquivei

Uma maneira de simplificar e agilizar o processo de entrega da EFD-Contribuições é utilizando uma solução como o Arquivei. O Arquivei é uma plataforma de gestão de documentos fiscais que oferece recursos para automatizar a captura, armazenamento e organização dos documentos fiscais eletrônicos, incluindo a EFD-Contribuições.

Com o Arquivei, é possível realizar a importação automática dos arquivos da EFD-Contribuições, facilitando a conferência e validação das informações. Além disso, a plataforma oferece recursos de busca e consulta, permitindo localizar rapidamente os arquivos necessários.

Outra vantagem do Arquivei é a geração de relatórios e gráficos, que fornecem uma visão detalhada das informações contidas na EFD-Contribuições, auxiliando na análise e tomada de decisões estratégicas.

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Escrito por Graziella Santos

Autora Vamos Escrever, é pós-graduada em Gestão Tributária e Direito Tributário, especialista e fundadora do movimento Fiscal na Real e sócia da escola Netfiscal. Tem alma empreendedora e amor pela vida. 📩graziellasantos@vamosescrever.com.br Saiba mais sobre o autor