Domine A NFSe: Conformidade Fiscal, Sem Erros E Sem Multas

As Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFSe) são documentos fiscais digitais que comprovam a prestação de serviços no Brasil. Elas são emitidas pelas empresas prestadoras de serviço e devem ser armazenadas e também escrituradas por elas, conforme a legislação fiscal do município em que foi emitida.

Nesse sentido, a conformidade fiscal da NFSe torna-se fundamental para evitar multas e sanções por parte do Fisco. Ela também dá a garantia de que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais e que os dados destes documentos estejam corretos e completos.

A seguir, você fica por dentro dos principais desafios da conformidade fiscal da NFSe — que são diferentes da nota fiscal de produto — e das soluções para que empresas como a sua possam garantir a regularidade fiscal.

Os desafios da conformidade fiscal da NFSe

Diversidade de Padrões

Cada município possui seu próprio padrão de NFSe, o que torna a gestão das notas fiscais complexa para empresas que operam em diferentes cidades. 

Isso significa que a empresa precisará se familiarizar com os diferentes padrões para adaptar seus processos em cada uma das situações, demandando mais tempo e recursos. O resultado é o risco de erros e até multas.

Dificuldade na captura das notas fiscais 

As notas fiscais podem ser recebidas por e-mail, portal da prefeitura ou em papel, o que dificulta a sua captura e armazenamento. Assim, as empresas precisam monitorar todos os canais para garantir que não percam nenhuma nota.

Quando recebidas impressas, por exemplo, corre o risco de erros na digitação manual dos dados, como valores, datas e códigos incorretos — gerando retrabalho para corrigir e uma grande dor de cabeça depois de apresentada ao fisco. 

MEI

O Microempreendedor Individual, ou MEI,  é um regime tributário simplificado para pequenos negócios. Ele apresenta vários benefícios, como a redução da carga tributária e a simplificação das obrigações fiscais. Mesmo assim, é necessário emitir a NFSe e isso pode ser um grande desafio.

Primeiramente, alguns MEIs não têm familiaridade com as ferramentas digitais, como os portais das prefeituras. Vale lembrar que hoje, os MEIs são obrigados a emitir suas notas por meio do portal nacional da NFSe web ou aplicativo emissor mobile.

Mesmo assim, eles podem enfrentar dificuldades no processo de emissão e até de captura das notas. Outra questão é a manutenção das obrigações fiscais — mesmo que simplificadas — como as declarações mensais e anuais.

Além disso, os MEIs também não costumam contar com suporte técnico especializado para ajudá-los com a emissão da NFSe e o cumprimento das obrigações fiscais.

Isso pode levar a uma bola de neve de problemas com o fisco, como multas por conta da inadimplência de pagamento, sanções e adição do CNPJ na dívida ativa do governo. 

Portal Nacional

O Portal Nacional da NFSe foi pensado e desenvolvido para simplificar a emissão da NFSe em todo o território nacional. Ou seja, para substituir os portais das prefeituras. No entanto, apesar de sanar um grave problema de falta de padronização de notas, o portal nacional ainda apresenta alguns desafios para a conformidade fiscal da NFSe.

Isso porque o portal não substitui os portais municipais de NFSe. Dentre as mais de mil prefeituras, o acesso ao nacional só se deu em alguns municípios e está sendo lentamente implantado no restante do país. Isso causa dúvidas e diferenciação na hora de emitir e receber notas. 

Outra questão também é a instabilidade e lentidão em alguns momentos, especialmente quando há pico de demanda, dificultando o acesso de todos os usuários. Essas questões podem dificultar o acompanhamento das obrigações fiscais, gerando multas e sanções.

Falta de integração com sistemas

A falta de integração entre o sistema de gestão de uma empresa e o sistema da prefeitura pode dificultar a emissão e a escrituração das notas fiscais por alguns motivos: 

• aumenta o risco de erros e retrabalho;
• dificulta a conciliação das notas fiscais com os pagamentos realizados aos fornecedores;
• impede a automatização de tarefas;
• limita a capacidade de análise dos dados das notas.

Conformidade Fiscal da NFSe sem erros e multas

Automação

Automatizar a emissão e captura de notas elimina a digitação manual, reduz erros e otimiza tempo e recursos. Ou seja, agiliza os processos, permitindo o cumprimento dos prazos fiscais, evitando assim problemas com o Fisco.

Dessa forma, um software especializado como o da Arquivei viabiliza a cobertura completa para a consulta de notas fiscais de serviço em mais de mil prefeituras do país — e o melhor: em lotes para otimizar o tempo da sua equipe.

Assim, as notas podem ser consultadas, baixadas, enviadas por e-mail e importadas de modo automático no ERP e sistema contábil da empresa.

Além disso, garante a segurança dos dados das notas fiscais, com o armazenamento em nuvem e também viabiliza a integração com outros sistemas da empresa.

Inteligência de dados

A inteligência de dados pode ser uma aliada na busca pela conformidade da NFSe. Ela permite automatizar a análise das notas e verificar a conformidade de acordo com as regras e legislações em tempo real, por exemplo.

E tem mais: a inteligência de dados pode detectar erros nas informações das notas, como falta de informações obrigatórias ou até erros de cálculo. Isso resulta na melhoria na governança e transparência, prezando por melhores tomadas de decisão e evitando a sonegação fiscal. 

Na Arquivei, por exemplo, é possível capturar as notas automaticamente, graças à inteligência de dados. Assim, são armazenadas na nuvem e integradas ao ERP por meio da API.

Integração com outros sistemas

Integrar sistemas é mais uma solução para evitar erros, já que facilita a emissão e a escrituração das notas fiscais entre os softwares da empresa e o da prefeitura. Com a API Arquivei, a sua equipe integra a gestão de documentos fiscais com ERPs e sistemas internos da sua empresa para otimizar ainda mais a rotina.

Viabilizamos também um leque de conexões para automatizar ainda mais a sua gestão fiscal, como os principais emissores do mercado: Mercado Livre, Bling e Tiny. Outra possibilidade de integração é o envio de documentos da Arquivei para a Domínio Sistemas, SAP, Totvs, Protheus e outros.

Treinamento de Colaboradores

A empresa pode investir no treinamento de seus colaboradores sobre a importância da conformidade fiscal da NFSe e como evitar erros na emissão e escrituração destes documentos. 

Assessoria Especializada

O ideal é considerar com o auxílio de um contador ou empresa especializada gestão fiscal para garantir a sua conformidade da sua empresa.

Até aqui você já entendeu que a conformidade fiscal da NFSe é fundamental para evitar multas e sanções por parte do Fisco. A sua empresa, por exemplo, pode garantir a sua regularidade fiscal adotando as soluções que citamos acima, como a automação, integração com outros sistemas, treinamento de colaboradores e também assessoria especializada.

Quer saber mais sobre os desafios e soluções da conformidade fiscal da NFSe? Clique aqui e assista ao vídeo completo do webinar da Arquivei e conte com a expertise do Guilherme Martins (Group Product Manager), Leonardo Martins (Product Marketing Manager) e Rayne Freitas (Associate Product Manager).

Deixe seu comentário abaixo com suas dúvidas sobre a conformidade fiscal da NFSe. A Arquivei está aqui para ajudar você a garantir a sua regularidade fiscal.