Escritórios de contabilidade estão se tornando cada vez mais necessários, especialmente em pequenas e médias empresas que não possuem um departamento contábil interno (como startups ou até mesmo empreendedores individuais). Com a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), por exemplo, torna-se mais importante do que nunca contar com profissionais que possam fazer a consulta de NFe e outros documentos fiscais sem cometer erros.
Porém, ao mesmo tempo, os escritórios e contadores autônomos costumam se deparar com o seguinte problema: o recebimento de honorários muito baixos por um trabalho que, muitas vezes, é extremamente operacional e repetitivo. Eles tentam dar um jeito de aumentar o faturamento mensal, mas essa é uma tarefa que, na maioria das vezes, se torna um desafio gigantesco. Felizmente, existe um método simples para você aumentar o ticket médio de seu negócio — sem ter que, necessariamente, investir na captação de novos clientes e funcionários, ao mesmo tempo em que agrega mais valor ao serviço prestado.
O caminho é usar a tecnologia
A maneira mais fácil de transpor esse desafio é usando a tecnologia a seu favor, adotando em seu escritório — independente de seu tamanho — uma solução de gestão de documentos fiscais, que lhe permitirá automatizar grande parte do seu trabalho e oferecer serviços extras e de maior valor agregado. Estamos falando de uma plataforma online que lhe permite fazer a consulta de NFes completas por meio de uma interface bem mais amigável e automatizada em comparação com a da Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Em muitos casos, contadores trabalham com clientes que possuem apenas o DANFe de pedidos e mercadorias, tendo perdido os documentos XML (ou até mesmo nunca tendo recebido de seus fornecedores) que precisam ser armazenados por até cinco anos após a transação comercial. De qualquer maneira, não ter os registros eletrônicos devidamente armazenados pode ocasionar em multas caso a empresa em questão sofra uma fiscalização do Sefaz.
Com a ferramenta certa, você consegue acessar as notas fiscais lançadas contra um CNPJ em questão de segundos, fazendo o download dos arquivos XML. Por meio de um painel de controle unificado é possível pesquisar, filtrar e consultar as NFes baixadas com extrema facilidade. Além disso, também é possível armazenar tais informações em um local seguro e de fácil acesso, o que pode evitar futuras complicações com o Fisco e multas pela falta de preservação dos registros eletrônicos.
O “castigo” por não ter os documentos pode variar de multas que chegam a R$ 1 mil por documento perdido ou até mesmo um mandado de prisão contra quem for acusado de sonegação fiscal. É por isso que os registros eletrônicos devem ser guardados por pelo menos cinco anos a partir da data de sua emissão; o armazenamento posterior é opcional, mas fortemente recomendado.
Benefícios da solução de gestão de documentos fiscais
Ao adotar uma solução tecnológica de gestão e consulta de NFe, um escritório de contabilidade consegue reduzir o tempo gasto na tarefa operacional que é a busca pelos XMLs das notas emitidas contra os clientes, visto que a ferramenta automatiza boa parte dos processos rotineiros desse tipo de atividade profissional. Isso o torna mais disponível para desenvolver outros serviços e lhe permite ser mais consultivo, aumentando sua competitividade no mercado.
Estamos falando de atividades como a geração de relatórios personalizados que levam mais inteligência ao negócio do seu cliente. Tendo a disponibilidade de NFes em um painel de controle unificado, você consegue transformar as notas em estatísticas bastante úteis para qualquer empreendimento, comparando tributos, alíquotas e outros dados.
É o tão comentado conceito de Business Intelligence (BI), que também se incorpora no setor financeiro. Fazendo o cruzamento de dados da contabilidade de uma empresa, fica fácil, por exemplo, construir um gráfico mostrando quais produtos e/ou serviços trazem mais lucro ao empreendimento, quais departamentos internos podem ter seus custos reduzidos e assim por diante. As possibilidades são inúmeras.
Com isso, você vai muito além da consulta de NFe e oferece um serviço de maior qualidade para seus clientes, aumentando o ticket médio de seu escritório de contabilidade. É natural que, quanto mais o cliente perceber o valor de seus serviços e a melhora do desempenho operacional, menos ele questionará os custos dos investimentos.
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Consulta automática de documentos fiscais
Agora que você já conhece a importância de uma solução online para fazer a gestão dos documentos fiscais de seus clientes, conheça o Arquivei, uma plataforma baseada na nuvem e que conta com todas as principais funcionalidades de uma ferramenta de gestão e consulta de NFes, sendo capaz de pesquisar e baixar NFes completas diretamente do site do Sefaz de forma individual ou em lote.
O Arquivei lhe permite agrupar o XML de NFes, NFCes, CTes e NFSes de seus clientes em um único painel, monitorando a emissão de novos documentos emitidos contra o CNPJ atendido e possibilitando o fechamento do mês através de um clique. Além disso, a solução conta com um armazenamento seguro e ilimitado para armazenar os arquivos XML pelo tempo estabelecido por lei.
Mais de cinco mil clientes já estão usando o Arquivei para realizar o gerenciamento de seus documentos fiscais, reduzindo gastos, otimizando a produtividade de sua equipe contábil e evitando o desperdício de tempo com tarefas operacionais.
A rede varejista Riachuelo, por exemplo, adotou a ferramenta em agosto de 2016 e, em poucos meses, percebeu uma economia de tempo até 15 vezes maior na recuperação, administração e arquivamento de notas fiscais eletrônicas.
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