CIOT (Código Identificador da Operação de Transportes) é uma exigência legal para as transportadoras, mas muitas empresas só se atentam a ele quando são fiscalizadas e multadas. Então se você ainda não conhece o termo ou se tem dúvidas sobre a importância e os detalhes para emissão desse documento, esse texto é para você.
Afinal o tema dos documentos eletrônicos de transportes pode gerar questões que estão para além do transporte em sim, mas que se relacionam com o fato gerador da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), necessário em qualquer transporte de carga.
No caso do transporte, a documentação que formaliza a carga, o CT-E (Conhecimento ou Contrato de Transporte Eletrônico) costuma ser mais conhecido, porque é o responsável pelo registro da prestação de serviço de transporte de cargas interestaduais e intermunicipais. Ele é mais conhecido porque figura como uma desburocratização do documento fiscal dos meios de transportes. Já que antes, cada meio de transporte possui o seu próprio documento (aéreo, aquaviário, dutoviário e etc.).
Contudo as operações de transportes possuem vários outros desdobramentos e documentações necessárias ao processo legal regulado pela SEFAZ, como o CIOT que regulamenta os pagamentos aos prestadores de frete. Por isso, é importante conhecê-lo e entendê-lo com todos seus detalhes e desdobramentos.
O que é CIOT?
De forma simples e direta, podemos dizer que o CIOT (Código Identificador da Operação de Transportes) é literalmente um código numérico, recebido quando a operação de transporte é cadastrada no sistema eletrônico da ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres).
Esse código é o responsável pela regulamentação do pagamento do valor do frete, para os serviços de transportes (rodoviários ou de cargas). É preciso constar em cada contrato de frete como código de numeração único no CTRC (Contrato ou Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas). Sua utilidade principal é regularizar os pagamentos dos prestadores de frete do serviço de transporte.
Objetivo do CIOT
O principal objetivo da criação do CIOT foi combater os problemas de ineficiência e injustiças nas formas de pagamento dos fretes que eram realizados pelos motoristas de transportes de cargas (por exemplo, a carta frete).
A regulamentação do CIOT aconteceu em 2011, por meio da Resolução 3.658 de 19/04/2011, como meio do governo regular e garantir os direitos dos transportes autônomos e equiparados. Mas ele não exime ou deve ser confundida com outras exigências legais, como o pagamento do TAC (Transporte Autônomo de Cargas), o qual também já ocupa um lugar de legalização de pagamentos, que antes eram feitos por exemplo por meio de crédito em conta bancária.
Quem deve gerar o CIOT?
Desde 2020, o CIOT é um documento obrigatório para toda operação de transporte dos veículos registrados na ANTT. Se for uma operação de transporte com motoristas autônomos (TAC), cooperativas ou frotas terceirizadas (ETC) que tenham até 3 veículos registrados no RNTRC, a empresa contratante precisará gerar o CIOT como forma de registrar o pagamento do frete.
Resumindo, para as empresas contratantes de transportes, há 2 cenários em que será preciso a emissão do CIOT:
- Contratação de transportadores autônomos de cargas (TAC) e equiparados. Quando a empresa contrata um motorista pessoa física ou jurídica, que realiza o transporte rodoviário com até três veículos de carga;
- Empresas de transporte rodoviário de cargas (ETCs). Acontece quando há contratação de até três veículos automotores de carga para a frota da empresa, registrada no RNTRC;
Importante lembrar que o contratante pode deixar a emissão do CIOT ser feita pelo transportador (caso haja acordo e facilidade), mas ainda assim a responsabilidade pela emissão do documento é do contratante. Já em casos de subcontratação a responsabilidade é dos subcontratantes, normalmente a transportadora.
1 Benefícios de gerar o CIOT
Além de estar em conformidade com as leis e, portanto, evitar multas, o pagamento regulamentado garante ainda segurança para todos envolvidos no processo. O motorista autônomo assegura seu pagamento; o contratante (e/ou subcontratante) consegue controlar melhor os pagamentos; e ainda os órgãos públicos de fiscalização conseguem melhores fiscalizações e asseguram a legalidade das informações e dos contratos de pagamentos.
E o principal benefício é que o processo geral torna-se muito mais fácil, já que o cartão do pagamento fica com o próprio motorista e isso facilita as boas relações entre os motoristas e as empresas contratantes.
2 CIOT para Todos
Em dezembro de 2019, foi lançado via Diário Oficial da União a publicação da Resolução 5.862/19 que prevê a obrigatoriedade de registro do CIOT para todos os transportadores, através de instituições de pagamento habilitadas. Essa resolução ficou conhecida como CIOT para Todos, que justamente como seu nome anuncia será obrigatória para todos. Então não apenas os veículos TAC e TAC equiparado, como estamos explicando aqui, serão obrigados a emitir o código CIOT em seus transportes de cargas.
Contudo essa resolução foi suspensa pela ANTT, em virtude da pandemia COVID19 e ainda não voltou a ter prazo de vigência anunciado.
Como gerar o CIOT?
A forma de gerar o CIOT é através das IPFEs (Instituição De Pagamento de Frete), cuja opção pode ser paga ou gratuita. As opções estão disponíveis na lista da ANTT. E o bom das IPFEs é que elas facilitam o processo, pois permitem integrações com outros sistemas de gestão.
Após a contratação de uma administradora de pagamento eletrônico é preciso então passar as informações pertinentes da carga para de fato ser gerado o (código) CIOT. As informações solicitadas são:
- RNTRC e o CPF/CNPJ do transportador (contratado ou subcontratado);
- Nome, razão social, CPF/CNPJ e endereço do contratante (e subcontratante, quando houver);
- Destinatário, e endereço inicial e final da carga;
- Distância, tipo e quantidade de carga;
- Valor do frete, do combustível, dos impostos e taxas pagos ao contratado/subcontratado;
- Forma de pagamento e o responsável pela liquidação do valor do frete;
- Placas dos veículos que serão utilizados na Operação de Transporte;
- Data de início e término da Operação de Transporte
- Dados da Instituição, número da agência e da conta onde foi ou será creditado o pagamento do frete;
- Município de origem e destino da carga
- Natureza e quantidade da carga, em unidade de peso
1 Em casos de alteração dos dados gerados pelo CIOT?
Se houve erro nas informações dos dados e/ou precisar alterar dados, informações ou documentos então o CIOT gerado precisa ser encerrado e emitir um novo. Cada CIOT corresponde exatamente aos dados informados
É possível integrar o CIOT ao seu ERP?
Sim! É possível integrar a forma de gerar o CIOT ao ERP de uma empresa. Justamente para isso existem as IPES, disponíveis no portal da ANTT. Apesar de ser possível fazer esse tipo de cadastro (referente aos dados necessários para geração do CIOT), quando há grandes números de cargas, torna-se moroso o processo manual e necessário, então, automatizá-lo.
Então se a empresa possui uma alta rotatividade de transportes de cargas, o mais indicado é que ela automatize o processo de emissão do CIOT, por meio dos ERP. A escolha do ERP depende, obviamente, do cenário e necessidades específicas de cada empresa, mas o ideal é sempre ter em mente que a integração dos dados, da gestão e do meio de pagamento.
Se o ERP estiver integrado ao MDF melhor ainda, uma vez que após gerar o CIOT é preciso informá-lo no MDF-e (Manifesto eletrônico)
1 Qual a importância do MDF-e?
Uma das finalidades centrais do MDF-e é facilitar e deixar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito mais rápido. Além disso, o MDF-e permite identificar a unidade de carga utilizada e todas as outras informações da carga.
A emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDF-e teve início em janeiro/2014 conforme definido em cronograma, nos termos do Ajuste SINIEF nº 21/2010 e suas alterações. O documento em formato digital, e com validade jurídica garantida pela assinatura digital, substitui o Manifesto de Carga em papel.
No MDF-e, são vinculados os documentos fiscais transportados na carga, como o CIOT. Por isso, esse documento possui os dados do conhecimento de transporte, nota fiscal eletrônica, dados dos veículos, transporte e início e destino da operação.
Quando uma empresa é responsável por transportar mercadorias existe, necessariamente, a obrigatoriedade de emitir o MDF-e. Tanto em viagens com veículos TAC quanto com TAC equiparado.
⏩ MDF-e: o que é, para que serve e como funciona?
Como é feito o pagamento do frete?
Para as opções de frete TAC ou TAC equiparado, que são as formas que estamos abordando aqui, o pagamento do frete pode ser feito de duas formas. Por meio de depósito direto na conta corrente do contratante, e isso é chamado pagamento eletrônico de frete. E ainda pode ser feito por meio de uma administradora homologada pela ANTT, que no caso ocupa papel de intermediária.
Um dos pontos mais importante e relevantes da limitação e legalização das formas de pagamento é evitar fraudes e permitir melhores processos de fiscalização de todas as partes envolvidas. Assim, o contratado recebe seu valor de frete e taxas correspondentes de forma legal, através de operações em conta corrente, além de ter seu contrato individualizado por meio do CPF e RNTRC ou senha que impedem o uso de saques não autorizados.
Se a escolha do pagamento for por meio de uma instituição intermediária, costuma ser comum que ela ofereça ao contratado cartões específicos para esta função, com opções para saque e débito. E que são de uso pessoal e intransponível, vinculado ao CPF do transportador.
Infrações e multas pela falta do CIOT
As multas aplicadas às infrações do CIOT, ausência ou erros são penalizadas a todos. Seja contratante ou contratado e os valores variam em cada caso.
- A ausência do CIOT na operação da carga pode gerar uma multa de até R$ 1.100,00.
- Pagamentos do valor do frete, em desacordos com a Resolução nº3658 varia de R$ 550,00 a R$ 10.500,00 ao contratante;
- Aceitar valores em desacordo com a ANTT ou aceitar transporte sem CIOT, pode gerar ao contratado (empresa/motorista) multa de R$ 550,00 mais cassação do RNTRC.
Importante, portanto, estar muito atento ao CIOT e tomá-lo como uma espécie de contrato entre a empresa de transporte/ motorista e a empresa dona da carga. É por meio desse contrato (CIOT) que tem formalizado todas as informações pertinentes ao transporte. Isso facilita o processo de auditoria e atuação em operações ilegais, além de principalmente controlar e rastrear a carga, por meio de todas as informações nela envolvida. Facilitando e legalizando todos os processos do transporte.
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