CFO e a transformação digital na gestão financeira

O CFO (Chief Financial Officer) precisa acompanhar toda transformação digital, novas tecnologias e novos modelos de negócio para otimizar a gestão financeira.

As atualizações tecnológicas trazem diversas vantagens, por isso é importante que o CFO esteja responsável pela constante qualificação da equipe que irá atuar junto ao financeiro.

Entenda como o CFO, assumindo riscos, pode alavancar o setor financeiro em rumo à tecnologia e como o Arquivei se encaixa para auxiliar na tomada de decisão estratégica. 

Competências de um CFO

O CFO, além de ser especialista em finanças, deve ter uma compreensão holística do negócio, atuando em parceria com as diversas frentes da empresa, tais como: marketing, T.I., vendas e etc.

A partir dessa conexão, o CFO pode agir como um facilitador de inovação dentro do setor financeiro, disponibilizando recursos necessários e mediando conversas.

Por conseguinte, o CFO deve estar confortável em assumir responsabilidades, riscos e críticas, tendo em mente que o foco são os benefícios da transformação digital da equipe, para o seu maior crescimento.

Se o CFO não compartilhar dessa visão, pode tomar decisões que vão atrasar esse processo. Tendo isso em vista, abaixo estão alguns argumentos, os quais irão embasá-lo na decisão de investir em tecnologia.

Por quê o CFO deve investir em tecnologia, o quanto antes

O departamento financeiro corre risco! Essa área também está sendo impactada pelas mudanças drásticas decorrentes de tecnologias inovadoras e modelos de negócios disruptivos.

A performance da gestão financeira precisa acompanhar tendências e impor investimentos como qualquer outras equipe.

Os investimentos em tecnologia, a automação de processos e outras iniciativas inovadoras, costumam apresentar os seguinte benefícios:

• Redução de custos;
• Qualidade na entrega de dados;
• Impulsionamento em processos burocráticos;
• Aumento da produtividade e etc.

De acordo com pesquisa da Fundação Getulio Vargas (FGV/EAESP), em 2018 médias e grandes empresas brasileiras devem destinar 7,7% do faturamento líquido anual para investimentos em Tecnologia da Informação (TI).

Em primeiros passos simples e acessíveis, é possível que o gestor já consiga avançar e mostrar resultados. Veja algumas tecnologias abaixo:

As 4 principais tecnologias que o CFO deve dominar:

1. Cloud Computing

Ao migrar para a nuvem, a empresa tem a oportunidade de trabalhar de forma mais eficiente, pois com os dados fáceis de acessar e armazenados online com segurança, é possível extrair relatórios rápidos em ferramentas digitais.

Entre as vantagens, destacam-se: redução de custos com máquinas (instaláveis e espaço físico), mais segurança de dados, processamento e análise mais assertiva de Big Data, além de melhorias na gestão financeira.

A nuvem, com armazenamento seguro e completo, permite que a organização olhe para trás, para o seu histórico de dados e tome decisões fundamentadas. Veja abaixo:

2. Big Data e análise de dados

É importante lembrar que o termo Big Data denomina um grande conjunto de dados gerados e armazenados.

Porém, o gestor financeiro deve ter em mente que aplicativos comuns de processamento de dados não irão ajudá-lo. É preciso investir em tecnologia e, com elas, processar esse volume de informações com muito mais agilidade.

Se a empresa tiver acesso a essa imensidão de informação para análise (armazenada em nuvem), o processo de tomada de decisão é muito mais estratégico.

No departamento financeiro, em que as escolhas se baseiam em números, o CFO pode fazer análises preditivas certeiras e consiga controlar com mais exatidão os recursos da empresa.

A partir de uma base de informações sólida e um montante grande o suficiente é possível explorar: indicadores de rentabilidade, de liquidez, de estrutura de capital, além do demonstrativo de resultados e balanço patrimonial.

Ferramentas como o Tableau (software de análise de dados) e Oracle (para análise de dados), podem ajudar o CFO a estudar suas primeiras alternativas e se destacar.

Para consulta e armazenamento de dados fiscais, como NFes (Notas Fiscais eletrônicas) de compra e venda, por exemplo, basta acessar o Arquivei gratuitamente a partir de um certificado A1 ou A3.

Assim o gestor financeiro tem acesso aos detalhes de compra e venda, estoque e logística, consegue prever gastos e realizar a redução de custos a partir de estratégias como a renegociação de contratos ou, avançando, junto ao RPA. Veja abaixo:

3. RPA (Robotic Process Automation)

Quando a pressão recai sobre a redução de custos operacionais, entra em cena o RPA (Robotic Process Automation) ou Automação de Processos Robóticos.

É uma das áreas onde a inteligência artificial pode impulsionar o negócio com aumento da produtividade e redução de custos. Entre os principais benefícios estão:

• Substituição de tarefas repetitivas, operacionais e de baixa importância;
• Profissionais livres para atuar em atividades que exigem o uso de julgamentos, da razão, de sentimentos e de fatores humanos que contribuem para a inovação de qualquer empresa.

Uma pesquisa global recente com 454 empresas, conduzida pela HFS Research e KPMG, aponta RPA como alvo de interesse dos departamentos de TI nas empresas.

Entre os grupos da indústria, as de alta tecnologia e serviços financeiros estão à frente, segundo o estudo, respectivamente com 53% e 44%, com planos de investirem fortemente em RPA até 2019.

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4. Gestão de documentos fiscais

É essencial manter as finanças sob controle para a sustentabilidade da empresa, já que elas representam um dos pilares da gestão estratégica. Por isso, veja algumas dicas para a gestão segura de seus documentos fiscais:

• Controle suas entradas e saídas

Controlar o fluxo de caixa é essencial para a gestão de documentos fiscais. Afinal, o diretor financeiro de uma empresa deve conhecer bem suas receitas e despesas. À medida que uma empresa cresce e conquista mais clientes, o número de notas fiscais entrando e saindo de seu caixa amplia. Assim, é prudente adotar estratégias que facilitem esse controle.

• Verifique seus documentos fiscais

Muitas empresas cometem o erro de não verificar a veracidade e autenticidade das notas fiscais recebidas e acabam sofrendo grandes prejuízos. Por isso, é preciso ter um processo de verificação desses documentos, conferindo a veracidade da assinatura digital junto à Secretaria de Fazenda do Estado da empresa emitente.

• Invista em tecnologia

Automatizar a gestão de documentos fiscais pode desburocratizar inúmeras tarefas, além de simplificar o trabalho da equipe. Por meio de uma ferramenta é possível, por exemplo:

• Fazer o fechamento do mês, com o auxílio de um relatório automático, que permite  a elaboração de uma estratégia eficaz para o crescimento corporativo;
• Gerenciar diversos documentos fiscais, como NF-e (Nota Fiscal eletrônica), MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos) e CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico);
• Armazenar e organizar os documentos na nuvem.

Por tudo isso, você já percebeu que a transformação digital no departamento financeiro é um caminho sem volta. A capacidade de se adaptar, buscando conhecimentos, é que vai garantir os gestores em suas funções.

Se quiser saber mais sobre inovação na gestão financeira, conheça agora mesmo, na prática, o Arquivei!

Continue lendo o Blog da Arquivei para conhecer mais sobre a gestão do departamento fiscal!