Passo 1: Adicionar Empresas e Associar Certificado Digital


Logo no cadastro, você adicionou uma empresa à sua conta Arquivei. Caso queira adicionar mais CNPJs de outras empresas ou filiais, vamos te ensinar como.

Dica: sugerimos que você adicione todas suas empresas no Arquivei para que tenha um controle melhor de todos seus documentos fiscais, facilitando o gerenciamento destas e mantendo toda a documentação armazenada de forma segura, evitando problemas com fiscalização.

Para adicionar uma nova empresa, no menu lateral busque por Minhas Empresas. Na janela que vai abrir, clique em Adicionar Empresa. Agora você deve preencher o CNPJ e o Estado de registro da sua empresa. Caso queira cadastrar mais de uma, clique em +Adicionar Nova Empresa. Ao concluir, clique em Salvar Novas Empresas para que o registro destas se inicie. Na maioria das vezes, o cadastro de novas empresas acontece na hora, mas pode acontecer de demorar um pouquinho para buscarmos todos os dados dela – não se preocupe que isso não vai interferir nos próximos passos.

Dica: para adicionar muitas empresas de uma única vez, clique em Adicionar Empresas em Lote e baixe o modelo em Excel. Preencha os dados das empresas no arquivo modelo, depois retorne a esta página e, novamente em Adicionar Empresas em Lote, selecione Importar Excel. Escolha e importe o Excel e prontinho!

CERTIFICADO DIGITAL

As operações que envolvem a Secretaria da Fazenda, como Consulta e Arquivamento de NFes e CTes, exigem que sua empresa tenha um Certificado Digital (e-CNPJ ou Cartão NF-e).

O Certificado Digital pode ser representado por um arquivo (chamado certificado do tipo A1), por um cartão ou um pen drive (certificado do tipo A3).

Este é o mesmo certificado necessário para a emissão de notas, portanto, o computador da sua empresa que emite notas possui o certificado instalado. Caso você não saiba se possui um certificado digital, queira saber como instalar ou tenha outras dúvidas, veja a página sobre Certificado Digital.

Veja como o Arquivei trabalha com cada um dos tipos de certificados:

A. Tipo A1: em arquivo

Este é o modelo ideal de certificado para o Arquivei pois possibilita um uso pleno de todas funcionalidades, como Agendamento de Consulta Automática de NFes e CTes, consulta de nota de serviço no sistema Paulistano, GINFES e do Rio, entre outras, além de eliminar a necessidade de instalar o Módulo de Segurança.

Para cadastrar seu certificado A1 de forma segura e criptografada:

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    1. Acesse a Página de Certificados e Agendamentos do Arquivei, no menu lateral esquerdo, em Minhas Conta;
    2. Clique no botão “Escolher Arquivo”, busque e selecione o arquivo do Certificado Digital em seu computador. Este certificado deve ter extensão .pfx ou .p12.
    3. Digite a senha do certificado no campo “Senha do Certificado”
    4. Clique em “Enviar Certificado”
    5. Se os dados estiverem corretos, surgirá uma janela pedindo que você escolha as empresas às quais você deseja associar aquele certificado. Lembre-se que CNPJs de mesma raiz (matriz e filiais) compartilham do mesmo certificado, portanto você não precisa cadastrar um para cada CNPJ.

Dica: Agende um horário para que todo dia o Arquivei faça a Consulta e o Arquivamento automáticos das suas notas, mantendo sua conta sempre atualizada!

Pronto! Agora você já pode seguir para o passo mais esperado: Passo 2 – Consultar e Armazenar NFes emitidas contra seu CNPJ!

B. Tipo A3: Cartão ou Token

Quando seu certificado é do tipo cartão ou token, você também pode consultar e arquivar as NFes e CTes no Arquivei, porém terá que estar atento aos pré-requisitos:

  1. O Certificado deve estar instalado no computador que você está usando e deve estar conectado à ele sempre que for fazer uma Consulta e Arquivamento. Caso não esteja instalado, você deve entrar em contato com a certificadora para saber como instalar;
  2. O seu sistema operacional deve ser Windows pois nosso módulo de segurança não funciona em sistemas Linux e MacOS;
  3. Baixar a versão mais recente do Java;
  4. É essencial que você baixe nosso Módulo de Segurança para que consigamos estabelecer uma conexão segura entre você, a Sefaz e o Arquivei.
  5. Após a instalação do Módulo de Segurança, caso você utilize o navegador Chrome, você deve instalar a extensão nossa em seu navegador – deve aparecer uma janelinha no seu navegador quando estiver fazendo a primeira consulta, basta aceitar.

Só é necessário que você instale o Módulo de Segurança uma vez em cada computador que for utilizar o certificado A3 para a consulta e arquivamento de notas. Caso você vá utilizar outro computador para apenas acessar o Arquivei e visualizar suas notas, você não precisa passar por todo este processo. Lembrando que o Arquivei é um sistema todo online e pode ser acessado com seu login e senha de qualquer computador, celular ou tablet com internet!

Prontinho! Tudo verificado e pronto para o passo mais esperado: Passo 2 – Consultar e Armazenar NFes emitidas contra seu CNPJ!


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