Gerenciando suas Notas: Buscas, Filtros, Envios e Mais


O Arquivei torna as tarefas diárias com quaisquer tipos de Documentos Fiscais muito mais fáceis e rápidas.

Os documentos são organizados em três painéis de acesso às notas, cada um deles com a opção de visualizar os emitidos, recebidos e de transporte:

Todos eles possuem funcionalidades semelhantes para filtros e buscas, bem como para exportação, download e envio dos documentos.

Acompanhe abaixo a explicação de algumas funcionalidades que você encontra nos Painéis de Acesso às Notas:

Seleção de Empresa, Tipo e Direção de Documentos

No topo da página, você encontra botões como esses:

  • A. Seleção de Empresas: Caso você possua mais de uma empresa em sua conta, aqui é onde você seleciona a empresa para a qual deseja ver os documentos
  • B. Tipo de Documentos: É onde você seleciona o tipo de documento NFe , NFSe , CTe CFe-SAT, NFCe e MDFe
  • C. Documentos de Entrada, Saída ou Transporte: Para você alterar se quer ver os documentos que sua empresa recebeu, emitiu ou está como transportadora. No caso de CTe, se está como tomador ou não tomador.
  • D. Calendário de Consultas: Mostra as datas que foram cobertas pelas consultas de novas notas, quando aplicável (para NFe e NFSe). Assim notas emitidas depois desse período, não estarão na listagem de notas antes de você fazer uma nova consulta.

Filtros e Busca

De cara, o Painel de Notas do Arquivei te dá duas maneiras de localizar suas notas: Filtros e Busca.

  • Filtrar: Ao clicar no botão “Filtrar”, você visualiza uma lista de parâmetros pelos quais você pode filtrar seus documentos. Por exemplo, você pode filtrar por data de emissão, presença de carta correção, notas canceladas, entre outros.
    filtros

 

  • Buscar:  A busca pode ser feita por número da nota, empresa (Nome ou CNPJ), chave de acesso ou por conteúdo da nota. Na busca por conteúdo, você pode buscar por absolutamente qualquer palavra contida na nota, e ainda te permite combinar palavras. Você pode buscar, por exemplo, notas que contenham “pedra”, “brita”  e o nome do seu fornecedor:
    busca
    Como você pode ver, enquanto você digita, o Arquivei ainda te sugere notas que contenham as palavras buscadas. E não para por aí: você pode buscar por nomes de produtos, placa do caminhão, número da nota, chave de acesso, nome do fornecedor e muito mais.
Dica: Você pode combinar Filtros e Buscas! Se você quer notas canceladas em 2014 que contenham a palavra “pedra”, você coloca o filtro de data para 01/01/2014 a 31/12/2014, seleciona somente Canceladas e busca pela palavra “pedra”!

 

Listagem e Ordenação

O Painel de Acesso às Notas do Arquivei te dá a possibilidade de facilmente alterar as colunas que são mostradas e também a ordenação dos documentos.

colunas

          • A. Seleção de Colunas Mostradas: Aqui você pode selecionar quais colunas devem ser mostradas na tabela, além de poder alterar a ordem na qual elas aparecem
            selecionar-colunas
          • B. Ordenar Por: Clicando no nome de uma coluna, você fará com que os documentos sejam ordenados por aquele parâmetro.
            Por exemplo, se você quer que sejam ordenadas por Data de Emissão, você clica uma vez nessa coluna, e os documentos serão ordenados das mais recentes para as mais antigas (). Clicando novamente nessa mesma coluna, os documentos serão ordenados na ordem inversa: da mais velha para a mais recente ().
          • C. Rolar Colunas: você navega horizontalmente pelas colunas clicando nos botões no canto superior direito da tabela, como mostra a imagem acima.

             

Download, Envio e Exportação

Você tem diversas formas de baixar e enviar seus documentos fiscais, seja em XML, PDF, ZIP ou mesmo em Excel.

Dica: Você só consegue baixar e enviar uma nota depois que ela foi arquivada (Armazenada) em seu Arquivei. Saiba mais.

Aqui você vai ver alguns jeitos de fazer o envio e download das notas:

Download de uma Única Nota

Para uma única nota, você pode passar seu mouse sobre ela na tabela, que vai revelar a Barra de Ações Rápidas. Nela, você pode baixar um único documento, em XML ou sua versão em PDF (DANFes e DACTes).

download1

Download e Envio de Múltiplas Notas

Para várias notas, você deve selecioná-las (clicando no checkbox do lado esquerdo da tabela), depois clicar no botão “Envio e Download” no topo da tabela e selecionar como deseja enviar ou baixar:

Envio por email

Assim que você clicar na opção enviar por email, será direcionado para uma nova página em que vai digitar o email que deseja que receba essas notas, podendo ir também o PDF com a DANFE/DACTE, clicando no checkbox.

 

Com isso, você pode enviar suas notas ao seu contador, gerente, financeiro e quem mais precisar!

Exportar para Excel

Para gerar um relatório em Excel, é só seguir esses passos:

1) Vá ao menu Acesso às notas >> NFe (na barra lateral esquerda).

2) Em seguida, selecione a empresa (caso tenha mais de uma) e escolha se você quer um relatório de notas Emitidas, Recebidas ou de Transporte.

 

3) Se você quiser aplicar algum filtro (exemplo: ver as notas de um determinado mês), clique em Filtrar e aplique os filtros que desejar.

4) Por fim, clique em Relatórios >> Exportar para Excel

 

Diferente dos métodos de download, você não precisa selecionar nenhuma nota: quando você seleciona a opção Exportar para Excel, o Arquivei exportará todas as notas filtradas e buscadas.

Ou seja, caso você deseje exportar para Excel somente as notas do mês de Julho, você deverá ativar o Filtro, escolher o período e só depois clicar em Exportar para Excel.

Dica: Esse relatório gerado será um relatório básico. Se você quiser, também temos relatórios avançados, com informações de produtos, CFOP, impostos e muito mais! Para isso, só ir em Relatórios Avançados

 


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