FAQ – Dúvidas Frequentes


1. Informações Gerais (15)


A Secretaria da Fazenda disponibiliza notas emitidas nos últimos 3 meses. Entretanto, indicamos que a “Consulta” de novas notas seja realizada com uma frequência mínima de 30 em 30 dias, mas indica-se uma frequência semanal, dada a vantagem que é ter as Notas Fiscais sempre em mãos 😉



As notas estarão seguramente arquivadas no Arquivei enquanto você for cliente e continuar assinando nosso serviço.

Lembre-se que é obrigação fiscal o arquivamento das notas por 5 anos mais o ano corrente, a partir de sua data de emissão.



Se você já assina o Arquivei, você pode alterar o plano a qualquer momento no Menu do Usuário > Plano & Pagamento e selecionar o plano.

Entretanto, enquanto você está no Período de Avaliação, você está automaticamente no Plano PREMIUM – e somente ao Assinar você poderá selecionar um plano diferente.



Sim :D! O Arquivei disponibiliza gratuitamente aos contadores o Painel do Contador, onde ele poderá ter acesso às suas notas e dos demais clientes dele. Você pode convidá-lo acessando Menu do Usuário > Minha Conta  e selecionar as suas empresas que deseja associá-lo como contador. Você pode alterar ou remover seu contador a qualquer momento.

Alternativamente, você tem a funcionalidade Fechamento do Mês, onde você pode enviar por e-mail ou baixar um arquivo ZIP com todas as notas de um mês a sua escolha!

 



As implementações de Nota Fiscal de Serviço (NFSe) no Brasil variam por municípios.

Atualmente o Arquivei dá suporte para NFSe emitidas pelo sistema GINFES, Betha, NF Carioca e e aquelas do modelo NF Paulistana (São Paulo capital) – e consegue também Consultar e Armazenar as NFSes automaticamente.

Você pode conferir a lista de cidades cobertas pelo Arquivei para Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFSe) para saber se sua cidade está na lista.

No caso das Notas Fiscais Eletrônica (NFe), as regras são nacionais e o Arquivei cobre o país todo!



Sim!

Atualmente o Arquivei não consegue obtê-los automáticamente da Secretaria da Fazenda – mas estamos trabalhando nisso!

Por isso, por enquanto, você pode fazer upload dos XMLs de suas CTes na sessão Upload e, assim, ter suas CTes buscáveis e armazenadas com segurança num só lugar.

Além disso, o Arquivei:

  • Converte automaticamente suas CTes para DACTes em PDF,  e você pode baixá-la e enviar por e-mail para contadores e clientes.
  • Permite enviar o Fechamento do Mês para um contador, contendo todas suas NFes, CTes e NFSes do mês num arquivo ZIP
  • Disponibiliza o Painel do Contador, gratuito para que seu contador consiga gerenciar suas CTes diretamente do Arquivei


Sim! O Arquivei é especialista em Notas Fiscais Eletrônicas (NFEs)!

O Arquivei consulta e baixa automaticamente em lote as NFEs emitidas contra seu CNPJ – e em seguida, armazena com segurança na nuvem, com espaço ilimitado.

Além disso, você pode:

  • Baixar as DANFes em PDF, pois o Arquivei converte automaticamente os XML para PDF
  • Enviar o Fechamento do Mês para um contador, contendo todas suas NFes, CTes e NFSes do mês num arquivo ZIP
  • Compartilhar suas notas no Painel do Contador, gratuito para que seu contador consiga gerenciar suas notas diretamente do Arquivei
  • Fazer upload dos XMLs das notas que você já possui e tê-los arquivado na nuvem


Sim!

O Arquivei baixa automaticamente da Secretaria da Fazenda, aceita o upload manual do arquivo XML, e anexa a Carta de Correção à Nota Fiscal Eletrônica relacionada em seu Painel.



Sim!

O Arquivei permite que você faça upload dos XMLs de suas Notas Fiscais Eletrônicas (NFe), Notas Fiscais de Serviço Eletrônica (NFSe) e Conhecimento de Transporte (CTe), bem como Cartas Correção (CCe) e Eventos de Cancelamento.

Depois de feito o upload, você tem seus arquivos seguramente armazenos na nuvem, pode buscá-los e baixá-los em PDF.



Sim!

Uma NFe e uma CTe armazenada no Arquivei é automáticamente convertida para suas versões em PDF das DANFes (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) e DACTes (Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte).

Além disso, o arquivei permite enviar esses PDFs por e-mail para clientes e contadores.



“Consultar” é a operação em que o Arquivei se conecta à Secretaria da Fazenda e consulta novas notas emitidas contra seu CNPJ.

É o primeiro passo para poder armazenar (arquivar) as notas – mas elas ainda não estão armazenadas. Para isso, após consultar, você deve clicar em “Arquivar”.



“Arquivar” é a operação em que o Arquivei se conecta à Secretaria da Fazenda e baixa e armazena automaticamente as notas consultadas.

Antes de Arquivar, você deve clicar no botão “Consultar” para que o Arquivei consulte na SEFAZ as novas notas emitidas contra seu CNPJ.



Sim!

O Arquivei é multi-usuários: você pode adicionar gratuitamente um número ilimitado de novos usuários na sua conta do Arquivei – assim, por exemplo, cada colaborador da empresa pode usar uma senha e e-mail para entrar no Arquivei.

Você será o administrador da conta, quem cuida dos planos, pagamento e contadores, além de poder ver o histórico de atividades de todos os outros usuários da sua conta.

Para Adicionar um novo usuário, clique no Menu do Usuário > Minha Conta. Em Minha Conta você pode Adicionar novos usuários ou mesmo desativá-los e editá-los.



Atualmente não.

O Arquivei é um sistema que cuida do gerenciamento e recepção de documentos fiscais e, por ora, não dispomos da funcionalidade de emissão de notas fiscais.

Entretanto, há planos de adicionarmos tal funcionalidade – e, assim que colocarmos uma maneira de emitir notas, vamos avisá-lo!



O prazo para download disponibilizado pela Secretaria da Fazenda é de 30 dias após as notas terem sido listadas pela Consulta.


2. Erros Comuns (4)


Verifique se a data e horário de seu computador estão corretos – caso essas informações estejam erradas, o Java pode considerar inválida a assinatura dos aplicativos do Arquivei e emitir um erro de “Aplicação Bloqueada para Segurança”. Corrija a data e horário e tente novamente. Caso isso não resolva, por favor, entre em contato conosco!



O Google removeu completamente o suporte ao plugin Java em seu navegador Chrome.

Você deve utilizar o Módulo de Segurança Arquivei para substitui-lo. Clique aqui para baixar e instalar o Módulo.



O Arquivei depende de seu Certificado Digital e o Módulo de Segurança instalado! Saiba mais.



Os Documentos Fiscais Eletrônicos (como NFes, CTes, entre outros) são representados por arquivos XML. O Arquivei aceita o upload destes arquivos com extensão XML e de arquivos compactados do tipo ZIP contendo XMLs. Por favor, verifique se o arquivo que você está subindo possui essas características.


3. Manifestação do Destinatário e Obrigações Fiscais (7)


Este conjunto de eventos, como o próprio nome já sugere, permite que o destinatário da NF-e possa se manifestar sobre a sua participação comercial descrita na NF-e, confirmando as informações prestadas pelo seu fornecedor e emissor do respectivo documento fiscal. Este processo é composto de quatro eventos:

  1. Ciência da Emissão*
  2. Confirmação da Operação
  3. Registro de Operação não Realizada
  4. Desconhecimento da Operação

A Ciência da Emissão não é considerada uma manifestação – tem função de simplesmente disponibilizar o download do XML da Nota Fiscal Eletrônica para o usuário.

Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Secretaria da Fazenda



Mantendo a mesma filosofia de implementação da NF-e, o processo de Manifestação do Destinatário foi inicialmente voluntário, tornando-se obrigatório para algumas categorias de operação ao longo do tempo, até finalmente abranger todas as operações e empresas. Por favor, verifique junto à Secretaria do Estado da Fazenda de seu estado para mais informações.

Veja o site da Secretaria do Estado da Fazenda de seu estado na lista abaixo:

Acre
Alagoas
Amapá
Amazonas
Bahia
Ceará
Distrito Federal
Espirito Santo
Goiás
Maranhão
Mato Grosso
Mato Grosso do Sul
Minas Gerais
Pará
Paraíba
Paraná
Pernambuco
Piauí
Rio de Janeiro
Rio Grande do Norte
Rio Grande do Sul
Rondônia
Roraima
Santa Catarina
São Paulo
Sergipe
Tocantins

Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Secretaria da Fazenda



Este evento será informado pelo destinatário quando, por algum motivo, a operação legalmente acordada entre as partes não se realizou (devolução sem entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário, sinistro da carga durante seu transporte, entro outros.).

Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Secretaria da Fazenda



O evento será registrado após a realização da operação, e significa que a operação ocorreu conforme informado na NF-e. Quando a NF-e trata de uma circulação de mercadorias, o momento de registro do evento deve ser posterior à entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário.

Este evento também deve ser registrado para NF-e onde não existem movimentações de mercadorias, mas foram objeto de ciência por parte do destinatário, por isso é denominado de Confirmação da Operação e não Confirmação de Recebimento.

Importante registrar, que após a Confirmação da Operação pelo destinatário, a empresa emitente fica impedida de cancelar a NF-e. Apenas o evento Ciência da Emissão não inibe a autorização para o pedido de cancelamento da NF-e, conforme o prazo definido na legislação vigente.

Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Secretaria da Fazenda



O Evento da “Ciência da Emissão” não representa a manifestação do destinatário sobre a operação, mas unicamente dá condições para que o destinatário obtenha o arquivo XML;

Este evento registra na NF-e que o destinatário da operação, constante nesta NF-e, tem conhecimento que o documento foi emitido, mas ainda não expressou uma manifestação conclusiva para a operação.

O evento de “Ciência da Emissão” registra na NF-e a solicitação do destinatário para a obtenção do arquivo XML. Após o registro deste evento, é permitido que o destinatário efetue o download do arquivo XML.

Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Secretaria da Fazenda



A Secretaria da Fazenda disponibiliza notas emitidas nos últimos 3 meses. Entretanto, indicamos que a “Consulta” de novas notas seja realizada com uma frequência mínima de 30 em 30 dias, mas indica-se uma frequência semanal, dada a vantagem que é ter as Notas Fiscais sempre em mãos 😉

O Arquivei disponibiliza para seus clientes todos os XML’s de NF-e’s e DANFe’s em PDF.



O destinatário poderá enviar uma única manifestação de Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada, valendo apenas a última mensagem registrada. Exemplo: o destinatário pode desconhecer uma operação que havia confirmado inicialmente ou confirmar uma operação que havia desconhecido inicialmente.

O evento de “Ciência da Emissão” não configura a manifestação final do destinatário, portanto não cabe o registro deste evento após a manifestação final do destinatário.

Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Secretaria da Fazenda


4. Painel do Contador (3)


Não :( Para ações que envolvam a Secretaria da Fazenda, como consulta, arquivamento e manifestação, é necessário o Certificado Digital da própria empresa em questão (ou da matriz, no caso de filiais).



Sim! Entretanto é necessário que você conecte Certificado Digital da própria empresa.



Sim! Você pode convidar seus clientes para o Arquivei e, assim, ter acesso aos documentos fiscais eletrônicos de cada um deles em seu Painel do Contador.

Para convidar seus clientes, clique no botão “Convidar Cliente” em seu Painel, preencha os dados e seus clientes receberão um convite por e-mail.

Para acompanhar o aceite dos convites, acesse  “Meus Convites“, também em seu Painel do Contador.


5. Requisitos Técnicos do Arquivei (2)


Para efetuar as operações que requerem conexão com a Secretaria da Fazenda, como Consulta, Arquivamento e Manifestação do Destinatário, você precisa estar com o Certificado Digital da empresa instalado e conectado no computador.

Saiba mais na sessão Pré-Requisitos do Arquivei: Certificado Digital & Módulo de Segurança.



Você precisa instalar o Módulo de Segurança para poder efetuar consultas e arquivamentos direto da Secretaria da Fazenda.

Saiba mais na sessão Pré-Requisitos do Arquivei: Certificado Digital & Módulo de Segurança.



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