Passo 2: Consultar e Arquivar as NFes


Uma das coisas fantásticas que o Arquivei te permite é obter todas as notas fiscais eletrônicas que são emitidas contra o CNPJ da sua empresa – tudo isso direto da Secretaria da Fazenda!

O que isso significa? Significa que você poderá ter o controle de toda nota de compra sua e ainda terá todos os XMLs com validade jurídica armazenados na plataforma do Arquivei. Com isso, você terá a segurança de que:

  • seu CNPJ não foi usado indevidamente;
  • suas notas estão armazenadas em uma plataforma segura que não ocupa espaço no seu computador;
  • você terá em poucos cliques todas as notas que precisa para fiscalização e prestação de contas.

Lembre-se de seguir o Passo a Passo. Se você ainda não obteve e instalou seu Certificado Digital, volte para o Passo 1.

1. Vá para a página de Acesso às Notas

No seu Arquivei, acesse a página de Acesso às Notas e clique na aba NFe.

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Nele você encontrará 2 botões, um ao lado do outro: Consultar e Arquivar.

Mas o que significa cada um deles?

Consultar significa que buscaremos através de seu CNPJ todas as notas que foram emitidas contra ele diretamente no Sefaz e te mostraremos uma prévia em forma de lista destas notas. Nesta listagem não é possível Visualizar a nota ou fazer operações comuns como Manifestação, Download, Relatórios, etc. Após a Consulta é necessário Arquivar as notas.

Arquivar significa que faremos o download dos XMLs das notas consultadas diretamente do Sefaz e armazenaremos de forma organizada no seu Arquivei para que você possa utilizá-las. Com as notas arquivadas, você poderá Visualizar a nota, baixar o XML ou o DANFe em PDF para seu computador, Manifestar, fazer Relatórios, etc.

É necessário Arquivar as notas? Sim, você só passa a ter o XML da nota no seu Arquivei a partir do momento que a arquiva. Lembrando que a Sefaz pede que todos seus XMLs sejam armazenados por no mínimo 5 anos.

O que significa dar Ciência na nota e eu preciso fazer isso? A Ciência significa que você está dizendo à Sefaz que sabe que aquela nota existe. Isso não significa que você esteja confirmando que é uma compra sua, que a nota está certa, nem nada do tipo. A Ciência da nota é obrigatória pela Sefaz para que possamos fazer o download dos XMLs da plataforma deles e posterior arquivamento deles no seu Arquivei.

O Arquivei vai buscar notas de que data? Por uma limitação da própria Secretaria da Fazenda, é possível buscar notas emitidas nos últimos 90 dias apenas. Notas anteriores à esta data não estão disponíveis para consulta no sistema nacional, sendo possível recuperá-las apenas com as chaves de acesso. Para tal, é necessário fazer um pedido de Recuperação de Notas para o Arquivei. Se você já fez uma consulta, o Arquivei vai buscar notas emitidas desde a última consulta, não tendo a possibilidade de duplicar os documentos que você já tem, pode ficar tranquilo.

Vamos lá então?

2. Clique em Consultar

Se você tem certificado do tipo A3, você terá que digitar sua senha em algum momento, fique atento. Caso você já tenha enviado seu certificado A1, basta esperar.

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Se você ainda não obteve e instalou seu Certificado Digital e o Módulo de Segurança, volte para o Passo 1.

Dica: Caso você possua empresas com filiais, o botão Consultar te dará a opção de “Consultar para Matriz e Filiais” de uma vez!

Nesta consulta, as informações que o Arquivei buscará na Secretaria da Fazenda são:

  • Todas as notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa nos últimos 90 dias (ou desde a última consulta);
  • Todas as notas emitidas contra seu CNPJ que foram canceladas;
  • Toda as Cartas Correções (CCe) de notas emitidas contra seu CNPJ.

Porém, neste momento, o Arquivei só tem a prévia das notas e não os XMLs. Estas notas receberão o status de “Não Arquivado” e vão aparecer com uma etiqueta amarela, visível quando se coloca o mouse sobre ela.

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Para armazenar de fato o XML da nota no seu Arquivei, você deve Aquivar, como ensinamos a seguir.

3. Clique em Arquivar

Ao lado do botão Consultar que você clicou, clique em Arquivar. Não precisa selecionar nada, só apertar o botão!

Agora o Arquivei vai buscar na Secretaria da Fazeda todos os XMLs das notas que ele listou quando consultou. Com isso, você poderá visualizar o DANFe, fazer download, fazer fechamento do mês, etc.

Dica: Você pode habilitar a opção de quando estiver efetuando a consulta. Dessa forma, você não precisará mais clicar em Arquivar!

Feito!

Agora, com as notas arquivadas, você pode buscar, filtrar, pré-visualizar, imprimir, enviar, baixar e muito mais!

Mas fique ligado: atualmente, a Secretaria da Fazenda só devolve as notas que foram emitidas CONTRA a sua empresa. Já para as notas emitidas PELA sua empresa, a SEFAZ considera que você é o responsável por elas e já tem o XML. Continue neste tutorial pois no Passo 4 ensinaremos a Importar XMLs para o Arquivei.

Consulta e Arquivamento Automáticos

Se você tem Certificado A1 e cadastrou ele no Arquivei, você tem uma vantagem imensa: é possível agendar as operações de Consulta e Arquivamento de novas notas para que elas ocorram sozinhas, num horário escolhido, todos os dias, sem que você tenha que acessar o site ou fazer qualquer coisa.

Caso você ainda não tenha feito o envio do certificado e o agendamento, nós ensinamos a fazer no Passo 1. Caso queria mudar o agendamento, basta acessar no menu lateral esquerdo a página de Minhas Empresas, clicar no botão Certificados e Agendamentos. No final da página que abrir, terá a listagem de empresas com Certificados A1 e Associações, Empresas Sem Agendamento e Empresas Sem Certificados Associados. Localize sua empresa e clique em Agendar na linha de listagem da empresa. Para verificar qual qual horário já estava agendado, clique em Ver Detalhes.

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Dica: se o volume de nota da sua empresa é muito alto e você necessita ter um controle mais rigoroso das notas emitidas ao longo do dia, o Arquivei tem um Aplicativo que te permite aumentar o número de consultas automáticas por dia, possibilitando um intervalo de até 2 horas no mínimo entre as consultas. Este aplicativo se chama +Agendamentos de Consulta e pode ser adquirido na Loja de Aplicativos.  


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