Consultando e Armazenando as Notas Fiscais emitidas para sua empresa


Uma das coisas fantásticas que o Arquivei te permite é monitorar (e obter) todas as notas fiscais eletrônicas que são emitidas contra o CNPJ da sua empresa – tudo isso direto da Secretaria da Fazenda!

Para isso, como contamos anteriormente, você precisa ter o Certificado Digital da empresa e talvez o Módulo de Segurança Arquivei instalado. Para mais detalhes, veja a sessão Pré-Requisitos: Certificado Digital & Módulo de Segurança.

Pré-requisitos:

  1. Certificado Digital  (saiba mais)
  2. Módulo de Segurança Arquivei  (saiba mais)

Aqui você vai aprender a Consultar as notas emitidas para você e Arquivá-las (armazená-las) no Arquivei.

1. Vá para o Painel de Acesso às Notas Fiscais Eletrônicas

No seu Arquivei, acesse o Painel de Acesso às Notas para NF-e

1-acesso-as-notas

2. Clique em Consultar

Este é o momento em que o Arquivei se conectará aos servidores da Secretaria da Fazenda e consultará notas fiscais emitidas para seu CNPJ. Pode ser que seja pedido que você digite a senha de seu Certificado Digital.

Atenção: Neste momento, caso você não tenha armazenado seu certificado no Arquivei, você precisará do  Módulo de Segurança Arquivei instalado em seu computador. Saiba mais.

2-consultar

Dica: Caso você possua empresas com filiais, o botão Consultar te dará a opção de “Consultar para Matriz e Filiais” de uma vez!

Nesta consulta, as informações que o Arquivei pegará na Secretaria da Fazenda são:

  • Todas as notas emitidas para o CNPJ da sua empresa nos últimos 90 dias
  • Todas as notas que foram canceladas para você
  • Toda as Cartas Correções (CCe) emitidas para você

Porém, neste momento, o Arquivei só tem o “resumo” da nota (que chamamos de “Não Arquivadas”), e vão aparecer com uma etiqueta amarela:

nao-arquivada

 

Para armazenar de fato a nota completa, você deve Arquivá-las:

3. Clique em Arquivar

Não precisa selecionar nada, só apertar o botão!

O sistema agora de fato baixará e armazenará as Notas Fiscais Eletrônicas, deixando-as seguras e organizadas no Painel de Acesso às Notas do seu Arquivei.

A Secretaria da Fazenda retornará os XMLs dos últimos 90 dias de notas emitidas para sua empresa.

Dica: Você pode habilitar a opção de "Arquivar Automaticamente" quando estiver efetuando a consulta. Dessa forma, você não precisará mais clicar em Arquivar!

3-arquivar

Feito!

Agora, com as notas arquivadas, você pode buscar, filtrar, pré-visualizar, imprimir, enviar, baixar e muito mais!

Mas fique ligado: atualmente, a Secretaria da Fazenda só devolve as notas que foram emitidas PARA sua empresa. Já para as notas emitidas PELA sua empresa, a SEFAZ considera que você é o responsável por elas – por isso, nosso próximo passo é te ensinar como Armazenar as Notas Emitidas pela sua Empresa!

Período de Consulta de Notas Fiscais Eletrônicas

A Secretaria da Fazenda atualmente só disponibiliza para download as NF-es emitidas nos últimos 90 dias! Isso significa que, para ter sempre todas as notas, você deve consultar ao menos uma vez a cada três meses.

Bônus: Consulta e Arquivamento Automáticos

Para aqueles que armazenaram seu Certificado Digital A1 no Arquivei, uma vantagem imensa: é possível agendar as operações de Consulta e Arquivamento de novas notas. Dessa forma, todos os dias, num horário escolhido, o Arquivei sozinho consulta e baixa as notas, sem que você precise fazer nada.

Para saber como habilitar essa funcionalidade fantástica, visite a página de Upload de Certificados e Agendamentos!

Em Caso de Problemas

  • Caso a tela mostre que está carregando, mas nada acontece
    • Verifique se você está conectado à internet
    • Caso você utilize certificado A3 ou A1 em seu computador, verifique se instalou o Módulo de Segurança. Saiba mais.
  • Caso mostre um erro com uma mensagem semelhante a “Erro de comunicação com o Arquivei”
    • Verifique se você está conectado à internet
    • Caso você utilize certificado A3 ou A1 em seu computador, verifique se instalou o Módulo de Segurança. Saiba mais.
    • Caso você esteja numa rede com firewall e proxy, você deverá liberar a conexão para o Arquivei. Entre em contato com o setor técnico da sua empresa para isso.
    • Armazenar o Certificado do tipo A1 no Arquivei elimina esses problemas. Saiba mais.
  • Caso mostre um erro com uma mensagem semelhante a “Erro de comunicação com a Secretaria da Fazenda”
    • Verifique se você ésta conectado à internet
    • Caso você esteja numa rede com firewall e proxy, você deverá liberar a conexão para o SEFAZ. Entre em contato com o setor técnico da sua empresa para isso.
    • Armazenar o Certificado do tipo A1 no Arquivei elimina esses problemas. Saiba mais.
  • Caso você utilize Mac OS, Linux ou outro Sistema Operacional
    • Você deverá armazenar seu Certificado Digital no Arquivei. Saiba mais.

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