Armazenando Notas Emitidas e outros XMLs que você já possui


No Arquivei você também pode armazenar as NF-es emitidas por você, e temos diversas maneiras de fazer isso, algumas delas servindo inclusive de integração com seu emissor de notas!

As explicações aqui também servem para você utilizar o Arquivei para guardar outros documentos fiscais em XML que você possua em seu computador, como

  • CTes (Conhecimento de Transporte Eletrônico),
  • NFSe GINFes e Paulistana (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica),
  • Eventos da NF-e (inutilização, cancelamento, carta correção),
  • NFCe (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica).

Dessa forma, todos seus Documentos Fiscais estarão seguros na nuvem, e podem ser buscados, enviados e consultados sempre que necessário.

Veja as três opções de enviar suas notas para seu Painel no Arquivei:

A. Upload Manual de Arquivos

Através da tela de Upload das Notas, você pode enviar os arquivos XML avulsos ou compactados no formato ZIP, com até 10MB de tamanho. Serve para todos os tipos de documentos e eventos.

upload-manual_03

B. Envio de XML Anexado por E-mail

Você pode armazenar XMLs de alguns documentos enviando o arquivo como anexo para o endereço de e-mail eu@arquivei.com.br!

Este método serve inclusive para você integrar seu emissor de notas com o Arquivei: nas configurações de seu emissor, procure uma opção semelhante a “Enviar uma Cópia deste E-mail para um Endereço”, e coloque o endereço eu@arquivei.com.br.

Por segurança, nem todos os XMLs são aceitos neste método. E fique ligado: são aceitos somente arquivos XMLs como anexo, qualquer outro tipo de arquivo (como ZIPs e PDFs) serão solenemente ignorados!

Veja os arquivos aceitos:

Tipo de Documento Armazenagem via E-mail
NF-e emitida por você  Habilitado por padrão
(somente XMLs assinados*)
NF-e recebida por você  Não Aceito
NFC-e emitida por você  Habilitado por padrão
(somente XMLs assinados*)
NFC-e recebida por você  Não Aceito
CT-e emitida por você Habilitável em Configurações
CT-e emitida para você Habilitável em Configurações
Eventos Não Aceito
NFSe (GINFes ou Paulistana) emitida por você Não Aceito
NFSe(GINFes ou Paulistana) recebida por você Não Aceito
* Por segurança, via e-mail, só são aceitos documentos XMLs que estejam assinados corretamente. Isso é feito dessa forma para evitar que pessoas má intencionadas sejam capazes de enviar notas falsas para contas alheias.

 

C. Aplicativo de Upload Automático de XMLs

Para integrar com grande parte dos emissores do mercado, disponibilizamos um programa que você instala em seu computador e ele automaticamente monitora os XMLs em uma pasta e os envia para o Arquivei. Toda vez que um novo XML aparece, ele já salva automaticamente em sua conta!

Você pode baixá-lo em Instalador do Aplicativo de Upload Automático e seguir as instruções contidas na página. Serve para armazenar todos os tipos de documento em XML.

  1. Baixe o Instalador do Aplicativo
  2. Execute o instalador e siga os passos
  3. Execute o programa
  4. Preencha seu e-mail e senha de sua conta no Arquivei
  5. Habilite a opção de Upload automático de XMLs
    upload-automatico
  6. Aponte a pasta em que seus XMLs estão salvos.
    Dica: A maior parte dos emissores salvam os XMLs das notas, assim que são emitidas, numa pasta no computador. Você pode utilizar o Aplicativo de Upload Automático apontado para esta pasta e, dessa forma, toda vez que uma nova nota é emitida, ela já é arquivada no Arquivei.
    Dica: O Emissor Gratuito da Receita não salva automaticamente.

 

Concentrando todos seus XMLs antigos e novos no Arquivei, você garante que a qualquer momento que eles forem necessários, eles serão encontrados e estarão disponíveis em sua conta. A grande vantagem é que qualquer setor da sua empresa tem acesso a eles: distribuindo informação.

Documentos Fiscais no Arquivei podem ser buscados e filtrados por quaisquer campos contidos neles, podem ser exportados relatórios para Excel, enviados por e-mail e compartilhados com o contador.

Veja a próxima sessão para saber mais sobre essas funcionalidades!


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