Grupo Vitória Stone otimizou sua rotina fiscal e fechamento do mês com plataforma de consulta de NFes

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O Grupo Vitória Stone está desde 1994 na indústria de mármore e produção de chapas polidas, na região metropolitana do Estado do Espírito Santo (ES).

Como toda empresa, a equipe administrativa do Vitória Stone começou a perceber suas dificuldades ao lidar com Documentos Fiscais eletrônicos e o analista fiscal Junior Cesar começou a procurar por soluções que atendessem às necessidades da sua rotina. 

“Tínhamos outra plataforma que era 76% mais cara que o Arquivei e não nos possibilitava a organização dos XMLs”, diz Junior Cesar.

O software utilizado anteriormente pela equipe do Grupo Vitória Stone apresentava uma busca muito lenta e basicamente disponibilizada a Nota Fiscal para visualização, não havia nenhuma funcionalidade mais completa como a opção de imprimir o DANFe, filtros por período de emissão da Nota, etc. 

Quando Junior entrou, o trabalho era emitir os livros e conferir se estava tudo certo junto ao software lento. Com o Arquivei é bastante rápido conferir as Notas através do sistema de busca.

Para Junior Cesar, o maior desafio era com relação às CTes, pois o analista precisava conferir nota por nota, levando mais de 1 dia para concluir o serviço. Hoje, Junior afirma que não leva 10 minutos para realizar esta conferência.

Com relação às Notas de saída, o software antigo não conseguia capturá-las pela falta do CNPJ neste tipo de nota, então o processo era manual e envolvia o setor de faturamento na conferência. 

O analista já chegou a trabalhar cerca de 3 dias em torno dessas Notas para analisar apenas um lote de um período de apenas 15 dias. Hoje, este processo é feito diariamente, de forma muito rápida, segundo ele não chega à 15 minutos por dia. Assim, quando fecha o período, o Grupo Vitória Stone está com tudo pronto.

O Grupo Vitória Stone tem uma equipe bastante engajada no uso do Arquivei, existem relatórios específicos para o administrativo e também para o setor financeiro, com informações sobre a de quantidade de Notas por fornecedor e etc.

“Com o Arquivei a busca é muito rápida. No caso do CTe (informações de frete), é possível fazer a relação de um único fornecedor, filtrar por período, extrair o relatório e fechar a conferência”, declara o analista.

O Vitória Stone tem um ERP que faz a integração das Notas de entrada e saída, porém a confiabilidade dos dados é garantida pelo Arquivei, que busca direto da Secretaria da Fazenda.

Obstáculos do Grupo Vitória Stone

A solução na prática

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Para a equipe do Grupo Vitória Stone, o tempo é o principal valor, porque a consulta é muito rápida. Segundo Junior, “tudo é tempo” e com o Arquivei, o fechamento que ocorre no 2º dia útil, ficou mais prático de se fazer, mais fácil de cumprir o prazo.

O Vitória Stone também utiliza as etiquetas disponíveis na plataforma para saber qual nota foi conferida ou qual teve algo pra ajustar.

“Confronto produto com NCM, para ver se o código está certo. Hoje, há uma gama de coisas que eu consigo fazer com o Arquivei, que não conseguia antes”, declara o analista Junior Cesar.

“Com o Arquivei, existe uma conferência correta, segura e rápida”, diz o analista. 

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