Kabum aperfeiçoa registros e processos com plataforma de Consulta de Notas Fiscais

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A Kabum é uma loja virtual que disponibiliza equipamentos eletrônicos de última geração para seus clientes. Fundada em 2003, ela é uma das principais empresas desse segmento na América Latina. 

Está entre os 120 sites mais acessados no Brasil e, em 2013, a companhia inaugurou uma sede nos Estados Unidos. 

Contudo, para manter sua credibilidade, a empresa também precisa cumprir com a legislação vigente, pagar os impostos em dia e manter as informações fiscais e contábeis atualizadas. 

Para evitar problemas em relação a essas questões, a companhia investiu na adoção de uma plataforma online que monitora todas as notas fiscais emitidas para o seu  CNPJ: o Arquivei. 

A Kabum tinha falhas na identificação das Notas Fiscais emitidas e precisava corrigir esse erro.

A equipe do departamento fiscal da Kabum compreendeu que era preciso diminuir as chances de erros humanos, causados por desorganização ou esquecimento. 

Diante disso, a empresa procurou uma plataforma que pudesse auxiliar no controle das informações e registro contábil. Foi aí que os colaboradores conheceram a solução do Arquivei.

A coordenadora fiscal, Luciana Veríssimo, conta que foi preciso criar processos internos antes de colocar a ferramenta para funcionar e, assim, a empresa alcançou mais segurança. 

Para Luciana, não é mais possível considerar trabalhar sem uma solução como essa, pois a atividade desempenhada pelo setor fiscal depende muito da mão de obra humana e processos manuais, o que proporciona mais riscos de falhas.

Obstáculos da Kabum

A solução na prática

Resultados e Aprendizados

A Arquivei ajudou na organização dos processos internos da companhia e na redução de erros da equipe. Porém, a Kabum entende que ainda há muito o que se avançar em relação ao uso da plataforma. 

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“Para tudo que recebemos fisicamente, é feito um check no Arquivei. Somente depois da confirmação da veracidade é lançado no registro fiscal”, diz a coordenadora.

Luciana também entende que o principal fator para ter sucesso no uso da solução é a parceria entre a Kabum e o Arquivei, pois a plataforma se mostrou aberta para esclarecer as dúvidas da equipe a qualquer momento.

“Com o Arquivei tudo é eletrônico, você tem garantia que aquilo funciona. Ele independe de mãos humanas, traz uma confiança grande”, explica.

A empresa hoje conta com mais qualidade no serviço, pois todos os registros fiscais são garantidos.

“Antes não se tinha a garantia de que tudo que era emitido no nome da Kabum era registrado. Hoje temos essa certeza por causa do Arquivei”, ressaltou Luciana.

“Há outras funcionalidades e nossa ideia é apresentá-las para os outros departamentos, para atendermos novas demandas internas”, comentou Veríssimo.

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