A história da digitalização da Nota Fiscal e a importância do download de XML
A NFe é um documento digital emitido, consultado e armazenado em arquivo XML. O documento assegura de forma legal as relações fiscais entre empresas. Justamente, proporciona a eficácia e a rapidez dos serviços prestados entre os dois agentes envolvidos na relação comercial.
Com a progressiva digitalização dos processos no Brasil, as Notas Fiscais eletrônicas nesta forma surgiram efetivamente em 2008, quando cinco atividades empresariais selecionadas pelo governo foram obrigadas a enquadrar essa nova tecnologia em seus negócios.
Conforme se passou o tempo, o segmento foi se expandindo e outras companhias foram enquadradas.
A Nota Fiscal eletrônica veio para beneficiar todo tipo de processo fiscal por sua agilidade. Porque ela inibe o acúmulo de informações físicas em papéis ou outros documentos a serem armazenadas. A forma de utilização delas dá permissão de acesso aos sistemas da Secretaria da Fazenda, a Sefaz.
E será o que vamos explicar a seguir: porque é necessário saber como realizar a consulta de uma NFe.
Preciso baixar a nota fiscal? Como posso verificá-la?
Download de XML em lote automaticamente
Por meio de um painel de controle unificado é possível pesquisar, filtrar e consultar as NFes baixadas com extrema facilidade.
Além disso, também é possível armazenar tais informações em um local seguro e de fácil acesso, o que pode evitar futuras complicações com o Fisco e multas pela falta de preservação dos registros eletrônicos.
Ao adotar uma solução tecnológica de gestão e consulta de NFe, o contribuinte consegue reduzir o tempo gasto na tarefa operacional que é a busca pelos XMLs das notas.
O Arquivei lhe permite agrupar o XML de NFes, NFCes, CTes e NFSes em um único painel, monitorando a emissão de novos documentos emitidos contra o CNPJ atendido e possibilitando o fechamento do mês através de um clique.
Além disso, a solução conta com um armazenamento seguro e ilimitado para armazenar os arquivos XML pelo tempo estabelecido por lei.
Mais de cinco mil clientes já estão usando o Arquivei para realizar o gerenciamento de seus documentos fiscais, reduzindo gastos, otimizando a produtividade de sua equipe contábil e evitando o desperdício de tempo com tarefas operacionais.
Baixar XML pelo Portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz)
Para consultar uma NFe, o site oficial da Receita Federal fornece uma ferramenta que pode auxiliar neste tipo de processo virtual, porém o contribuinte somente consegue baixar uma nota de cada de vez.
Veja como é feito manualmente nota a nota pela ferramenta gratuita e compare com a praticidade do Arquivei:
Esta é a página principal do link da Receita Federal. Lá nós temos quatro escolhas, que são:
1) Consultar NFe Completa
Considerando seu próprio nome, lá nós teremos todos os dados da Nota Fiscal, incluindo os dados gerais da NFe e o seu status vigente. Os dados incluem Emitente, Destinatário, Produtos e Serviços, Totais, Transporte, Cobrança e Informações Adicionais
A consulta é realizada pela chave de acesso da nota fiscal, situada no canto direito superior da Nota Fiscal eletrônica, que é composta por 44 números.
Após inserir os 44 números no campo da chave de acesso, além do código-captcha composto por uma mistura de numerais e letras para consulta da nota, você consegue visualizar abaixo a tela de consulta ilustrada. Ela também vale para a tela “Consultar Resumo da Nota Fiscal eletrônica”.
2) Consultar Resumo da NFe
Há, na tela de consulta, somente os dados gerais da Nota Fiscal eletrônica, o Emitente, o Destinatário, sua Emissão e o seu Status, de forma breve e resumida. Confira uma ilustração pra entender o resumo da NFe.
3) Consultar Inutilização
Esta modalidade tem como objetivo verificar o intervalo de numeração das NFe que não foram utilizadas. Em sua consulta, você precisa inserir o CNPJ da empresa e o ano que deseja consultar.
4) Como fazer o download da NF-e em formato XML
O download é possível de ser efetuado se você olhar o rodapé da página. Lá está o botão “Download do documento”, mostrado nesta exata localização.
Para manter a integridade digital e segurança da sua empresa, se você clicar para efetuar o download da NFe, o site da Sefaz pede o certificado digital da companhia. Sem isso você não consegue efetuar o download da XML com validade jurídica para o seu computador.
Confira como consultar NFes através de algumas Secretarias:
- Veja NFe através do portal Sefaz de São Paulo;
- Veja NFe através do portal Sefaz de Minas Gerais;
- Veja NFe através do portal Sefaz de Paraná;
- Veja de NFe através do portal Sefaz de Rio Grande do Sul.
Na ferramenta Arquivei é possível verificar as mesmas informações sem a mesma obrigatoriedade da chave de acesso.
As dificuldades no caminho
É necessário resumir os principais pontos do site oficial da receita. E eles acabam apontando os problemas
1) Consulta da Nota fiscal – É acessível somente por uma chave de acesso, não sendo possível buscar por outro dado pertinente (CNPJ da empresa, dia de emissão da NF, inscrição estadual, entre outros).
É importante ressaltar que o código-captcha (as letrinhas emaranhadas) vive falhando e, se você erra uma vez, terá que reiniciar a imagem.
2) Em quadros estáticos, na interface tradicional não sendo possível usar a tecla “TAB” para pular os quadros e extrair dados rapidamente, não sendo possível copiar as informações com duplo clique do mouse, somente selecionando as informações.
3) Fechou a página? Abra o endereço novamente, insira a chave de acesso de 44 caracteres, digite as letrinhas e seja feliz. Agora, uma questão pertinente: Qual o tempo perdido para realizar essa etapa? Pois é, você terá que fazer tudo de novo.
4) Depois de baixar a Nota Fiscal eletrônica em XML, onde você salva? Como organizar? Como fazer para abrir depois? Não é algo simples.
Se quiser visualizar a nota de novo, tem que repetir todo o processo. Separe pastas dentro do computador para ter este tipo de informação salva na sua máquina.
Resumindo, o sistema da receita federal, embora nos forneça os dados que desejamos, não serve para fazer parte do processo de uma empresa. Ele é extremamente burocrático para os processos de uma divisão de contabilidade.
Ver pela Sefaz quebra o galho para conseguir uma nota ou outra, mas quanto tempo você levaria para consultar 10 notas no site da RF desta maneira? Você tem dinheiro para pagar funcionários focados nisso?
Lendo este artigo, você perdeu menos tempo que uma provável consulta de uma dezena de Notas Fiscais eletrônicas.
Baixar XML sem a necessidade da chave de acessode forma fácil e rápida
A chave de acesso é formado por uma sequência numérica de 44 dígitos presentes no DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) que libera informações da NFe.
Esse é o código que deve ser digitado para consulta através do site da Receita. Porém, soluções de automação para consulta e download de notas fiscais como o Arquivei facilitam o controle fiscal da sua empresa.
Com o Arquivei a consulta automática é feita justamente sem a necessidade da chave de acesso da NFe, ou seja, basta ter o certificado digital que a plataforma busca automaticamente as Notas dos últimos 90 dias que foram emitidas contra o seu CNPJ e armazena em segurança.
O que é Distribuição DFe (Documentos Fiscais eletrônicos)?
Trata-se de um serviço que disponibilizará para os atores da NFe (Nota Fiscal eletrônica) informações e documentos fiscais eletrônicos de seu interesse.
A distribuição é realizada para emitentes, destinatários, transportadores e terceiros informados no conteúdo da NFe respectivamente no grupo do Emitente, no grupo do Destinatário, no grupo do Transportador e no grupo de pessoas autorizadas a acessar o XML.
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Relembrando: a importância do certificado digital
Ele é uma informação criada para evitar fraudes fiscais. Sua exigência impõe um controle no monitoramento das notas.
Uma das vantagens do certificado digital é sua praticidade, pois é um arquivo digital e permite transações online. Ele é validado por uma autoridade de certificação, normalmente entidade integrante da ICP-Brasil, como Serasa, Valid e Certisign.
Isso faz com que a identidade do portador seja criptografada e acessada somente por software especializado. Os certificados podem ser divididos em tipos, dependendo da forma como serão usados.
Conheça os tipos de certificado digital
Existem os diferentes tipos de certificado para diferentes necessidades de quem utiliza arquivos XML. Por exemplo, o certificado tipo A tem a função de provar a autenticidade e a autoria por parte do emissor/autor, garantindo também a integridade do documento. Dá algum critério de credibilidade nas transmissões de informações.
Enquanto isso, o certificado tipo S garante o sigilo e confidencialidade/criptografia dos dados. E o certificado tipo T, conhecido como time stamping, certifica a hora e o dia em que foi assinado o documento eletrônico, com a devida identificação do seu autor para fins de monitoria.
Os principais certificados usados por empresas que emitem e consultam Notas Fiscais são os tipos A1 e A3, sendo que no caso do A1 sua função é a geração e o armazenamento das chaves criptográficas (arquivo digital, token ou cartão). No caso do certificado tipo A3, ele fica disponível em token ou cartão e pode ser utilizado em qualquer computador, com validade de um até três anos.
No segundo caso, o certificado é necessário para a realização do SPED e Escrituração Contábil Digital (ECF), por exemplo.
Saiba como funciona a emissão e consulta de XML sem certificado
Caso a sua empresa está recebendo Notas Fiscais em formato XML através de emails do seu fornecedor, é possível baixar sem o certificado. Só que você irá perder muito tempo baixando nota por nota, além de que muitas notas podem se perder dentro da caixa de mensagens.
Baixar pelo e-mail manualmente não deixa claro se a Nota Fiscal eletrônica está cancelada, denegada ou inutilizada. Isso exige a procura pela NFe válida no site da Sefaz.
Para uma empresa conseguir emitir ou consultar NFes junto à Secretaria da Fazenda é necessário o certificado digital. É uma questão da galinha e do ovo.
Após todas as informações fornecidas acima sobre o certificado digital, podemos concluir que esse é um dispositivo que garante segurança e integridade dos dados na hora de emitir a sua NFe. Isso ocorre porque tem validade jurídica e fiscal.
Em Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes), nem todas as prefeituras exigem a existência do certificado. Somente neste tipo de situação não é necessário a presença do certificado digital.
Considere tudo o que colocamos até aqui neste artigo.
Sabendo disso: Qualquer aplicativo que ofereça download de XML das suas notas sem o certificado digital merece atenção para a questão de segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal.
Muitos programas criam um XML falso, usando apenas as informações básicas da NFe.
Essa mesma consulta de XML quebra o captcha e baixa a nota sem o campo xMotivo (que traz a autorização de uso da Sefaz), tornando o XML totalmente inválido. O Arquivei é a plataforma que se conecta direto a Secretaria da Fazenda, garantindo a presença campo citado.
Segurança ao baixar XML
Para realizar o download de XML numa plataforma de consulta e armazenamento que está conectada direto a Secretaria da Fazenda e mais de 150 prefeituras, é necessário a presença do certificado A1 ou A3.
Qualquer um desses certificados já deixa disponível suas notas, com garantia de segurança e validade jurídica dentro do Arquivei.
Sem a necessidade das chaves de acesso, a plataforma consulta todas suas NFes disponíveis diretamente da Sefaz, garantindo assim a validade jurídica das notas. Em apenas um clique você pode ter todas as suas notas na plataforma, inclusive com o status atualizado.
Ou seja, você saberá quais notas foram canceladas e quais foram corrigidas e não é necessário ficar checando uma por uma no site da Sefaz.
Portanto, a diferença entre um aplicativo que promete a consulta sem certificado e uma plataforma como o Arquivei são seus clientes. A Riachuelo, por exemplo, é uma das clientes que faz uso pleno do software na gestão e armazenamento de documentos fiscais. Boticario, McDonald’s e Graal são outros clientes que aproveitam a plataforma.
