Baixar XML de NFes e CTes é uma tarefa rotineira entre os analistas fiscais, pois este arquivo deve ser armazenado por um período de 5 anos, caso a Receita Federal precise conferir as informações, elas devem ser apresentadas por meio eletrônico.
XML é uma sigla para eXtensible Markup Language. É um sistema de códigos da internet. A tradução mais literal de XML para o português é Linguagem Padronizada de Marcação Genérica.
Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma solução que consulte, baixe e armazene XML de NFes em lote, diretamente da Sefaz, conheça o Arquivei: Consultar NFes>>
Neste texto você saberá tudo o que é necessário sobre como baixar XML e como controlar suas entradas e saídas de Notas Fiscais de forma digital com uma gestão inteligente.
Como baixar XML do Portal da Sefaz
O procedimento é válido tanto para NFe quanto CTe. O download pelo Portal Nacional da Secretaria da Fazenda (Sefaz) pode ser realizado por qualquer pessoa física ou jurídica.
Basta ter vínculo ou autorização por meio de certificado digital para realizar o download do XML. Siga os passos abaixo:
1 – Instalar o seu Certificado Digital no navegador de internet.
2 – Acessar o Portal Nacional da Sefaz:
- NFe: http://www.nfe.fazenda.gov.br/
- CTe: http://www.cte.fazenda.gov.br/
3 – Acessando o primeiro endereço, selecionar a opção: Consultar NFe Completa.
4 – Informar a chave de acesso da NFe e seu código captcha. Então clique em “Continuar”.
5 – Ao carregar as informações da NFe no Portal, clique no botão “Download do Documento*”.
6 – O certificado digital será solicitado:
- Caso a mensagem abaixo seja exibida, basta continuar clicando em “OK”.
- Selecione o seu Certificado e clique em “OK”.
A Sefaz permitirá o download do XML, se tudo for feito da maneira adequada.
Ao tentar efetuar o download de um arquivo XML de uma Nota Fiscal de uma filial no Portal Nacional é possível que, após a leitura do Certificado Digital, o sistema exiba a seguinte mensagem: “O CNPJ do certificado não está autorizado a fazer o download do documento”.
Através da solução Arquivei, a consulta de XML é feita automaticamente, não é necessário digitar a chave de acesso e nem o captcha!
Além disso, o erro acima, só ocorrerá se o certificado digital utilizado pela matriz e filial forem diferentes. Caso contrário, com o Arquivei, a consulta será feita com sucesso!
Baixar XML com Certificados A1 e A3
O Certificado Digital A1 é um arquivo digital gerado e armazenado no próprio computador pessoal do usuário, com validade de um ano. E o A3 é um formato diferente.
O A3 na verdade está disponível em token ou cartão e pode ser utilizado em qualquer computador, com validade de um até três anos.
Alguns serviços que precisam do modelo de Certificado Digital do tipo A3: SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital); DOI (Declaração Sobre Operações Imobiliárias); eCNHsp e eCRVsp, ambos somente para o Estado de São Paulo; e o Siscomex, o Sistema Integrado de Comércio Exterior.
Baixar XML das NFes sem Certificado Digital
É possível baixar XML de NFe sem o certificado digital. No entanto, o setor contábil perderá muito tempo neste tipo de processo. É necessário baixar nota por nota e ainda correr o risco de algumas delas terem se perdido. Neste caso, você não tem a chave de acesso e não conseguirá consultar e baixar o XML.
Além disso, ao baixar XML do e-mail manualmente, não há como saber a situação da Nota Fiscal, ou seja, se está denegada, cancelada ou inutilizada.
No caso de NFes destas situações, será necessário procurar pela nota válida no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Para que uma empresa possa emitir ou consultar NFe junto à Sefaz é necessário o Certificado Digital.
Ele é a assinatura eletrônica da empresa em um dispositivo que vai garantir a segurança e integridade dos dados ao emitir uma nota fiscal. Com ele, o documento tem validade jurídica e fiscal.
No caso da Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe), nem todas as prefeituras exigem a existência do certificado.
Manifestação com Certificado Digital modelo A1 ou A3
Uma das principais diferenças entre os certificados A1 e A3 é a geração e o armazenamento das chaves criptográficas. O A1 é guardado em arquivo digital. Já o A3 fica em formato token ou cartão.
No primeiro fica manifestado no computador do usuário num prazo de um ano. O segundo, num formato de token, pode ser utilizado em qualquer computador por até três anos.
Na Arquivei, melhor solução de gestão de NFe e CTe, o XML pode ser gerenciado de maneira dinâmica com os dois Certifcados possíveis.
Problemas com segurança
Qualquer aplicativo que ofereça baixar XML sem o certificado digital, merece atenção redobrada. Isso ocorre por uma questão de segurança:
É essencial garantir a validade jurídica do documento fiscal. Infelizmente, muitos software podem criar um XML falso, utilizando apenas as informações básicas de uma NFe.
Soluções como a Arquivei permitem a criação de uma gestão completa e segura para o seu negócio, evitando problemas de certificação. O programa faz download tanto em certificado A1 ou A3.
Armazenar o arquivo XML da NFe e CTe
O contribuinte é obrigado a armazenar o XML das notas fiscais e de demais documentações. Isso vale para efeitos de fiscalização e regularização da sua empresa.
No caso do destinatário, só é obrigatório o armazenamento caso ele também seja contribuinte emitente de Nota Fiscal eletrônica. Se este não for o caso, basta guardar o DANFe.
Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização!
Guarda dos arquivos XML das NFes emitidas
Sendo o formato das notas fiscais, o arquivo XML precisa ser armazenado pelo contribuinte pelo mesmo prazo das notas fiscais em papel conforme determina o artigo 202. A lei define prazo tanto para as NFes de entrada como saída.
Artigo 202: “Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo” (Lei 6.374/89, art. 67, § 5º).
A guarda é recomendada tanto ao emitente quanto ao destinatário, para efeito de fiscalização e controle. Não há obrigatoriedades quanto ao formato do registro, que pode ser realizado de forma livre. Ele é possível em backups em PC, pendrive até armazenamento em nuvem, como é o caso do Arquivei.
O armazenamento do XML só é obrigatório para o destinatário quando este também for contribuinte emitente de Nota Fiscal eletrônica. Caso contrário, ele só precisa guardar o DANFe.
Os benefícios de baixar XML de NFe
O formato, sobretudo para o armazenamento digital, traz inúmeros benefícios porque os arquivos XML por obedecerem uma estrutura de dados padronizada. Assim eles oferecem diversas facilidades para as empresas, por exemplo:
- Caso o seu software esteja preparado para ler este tipo de arquivo, você poderá baixar XML das notas de compra e aproveitar os dados contidos neles para efetuar os lançamentos de entrada em estoque sem erros e sem retrabalho;
- Você pode baixar XML para dar entrada no seu contas a pagar a partir dos dados destes arquivos, evitando a redigitação, eliminando erros e agilizando os lançamentos de produtos;
- O departamento contábil pode aproveitar os arquivos XML para escrituração contábil e fiscal, regularizando os serviços e fechamento do mês;
- Se você é uma Transportadora, além dos benefícios acima, você poderá receber ou baixar XML das NFes das mercadorias a serem transportadas e aproveitar os dados eles para agilizar e tornar mais segura a emissão dos CTe e MDFe da empresa. Isso reduz custos de maneira significativa, comparando com outros métodos;
- Confirmar o recebimento da mercadoria sem a necessidade de assinar o canhoto da DANFe.
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Notas frias e o XML
O XML é o formato das NFes e representam a melhor solução porque captam as notas direto da Secretaria da Fazenda. Isso ocorre imediatamente após a emissão, garantindo que qualquer documento emitido para empresa seja checado.
Isso permite que o documento seja conferido e validado, evitando, inclusive, riscos com a eventual emissão de notas frias.
Organização do XML pelo CNPJ
A organização das Notas Fiscais podem ser feitas com o CNPJ ou pelo CPF que consta no registro. Os dados do Emitente incluem nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS.
Já os dados do destinatário englobam nome e razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual. Os dados do transporte trazem modalidade de frete, dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo (placa e RNTC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto).
Soluções como o Arquivei permitem gerenciar as notas através dos dados. O CNPJ pode ser útil na gestão dos XML em rede. Se você emitiu uma nota de uma filial da sua empresa com dados da sede, incluindo o próprio CNPJ, o recomendável é ter um Certificado Digital A3, com validade de três anos e que funciona em qualquer computador.
E todos estes casos, os dados documentais facilitam na gestão das NFes.
Conclusão
- É possível fazer o download do XML pelo Portal Nacional da Secretaria da Fazenda (Sefaz);
- Os Certificados Digitais pedidos para o XML das notas fiscais são o A1 e o A3;
- A1 é um arquivo digital gerado e armazenado no próprio computador pessoal do usuário, com validade de um ano;
- A3 está disponível em token ou cartão e pode ser utilizado em qualquer computador, com validade de um até três anos;
- Sim, é possível baixar XML sem a Certificado Digital. No entanto, é necessário baixar nota por nota e ainda correr o risco de algumas delas se perderem dentro do e-mail. Ao baixar XML do e-mail manualmente, não há como saber a situação da nota (se está denegada, cancelada ou inutilizada);
- No caso de NFes inutilizada, será necessário procurar pela nota válida no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz);
- Para que uma empresa possa emitir ou consultar NFe junto à Sefaz é necessário o Certificado Digital, por isso é recomendável tê-lo desde o começo;
- O certificado digital é a assinatura eletrônica da sua empresa em um dispositivo que vai garantir a segurança e integridade dos dados ao emitir uma nota fiscal. Com ele, o documento tem validade jurídica e fiscal;
- O Arquivei permite a criação de um sistema de gestão completo e seguro para o seu negócio, evitando problemas de certificação. O programa faz download tanto em Certificado A1 ou A3;
- O arquivo XML precisa ser armazenado pelo contribuinte pelo prazo de 5 anos, mais o ano vigente, conforme determina o artigo 202.
Para garantir o recebimento de todos os arquivos XML de NFes, experimente o Arquivei.
Agora que você já sabe um pouco sobre como funcionam as Notas Fiscais, confira os nossos guias completos sobre a Nota Fiscal de Serviços (NFSe) e a Nota Fiscal eletrônica (NFe).
