O e-commerce veio para ficar e é uma modernização no processo de transformação digital em compras das próprias empresas.
Dessa forma, trata-se de uma transformação de processos, em seus métodos, que afeta a velocidade e a sua efetividade na gestão de compras. Por isso é necessário avaliar seus efeitos.
Afinal, muitos são positivos.
Essas inovações surgem no contexto em que ainda existem desafios complexos e em constante evolução para os compradores. A digitalização tornou vários processos modificados em comparação com o que era similar no período anterior.
Com o aprofundamento das soluções tecnológicas que substituem o que está offline, como o papel e o telefone, as preocupações deixam de ser apenas em “o que” o departamento de compras faz, mas sim “como ele faz”.
Atualmente e por definição, empresas de diferentes setores precisam investir em tecnologia para se manterem ativas no mercado e não se tornarem obsoletas.
Por essa necessidade de se atualizar constantemente, recomenda-se que você conheça quais são os principais ganhos que a transformação digital proporciona na área de compras.
Separamos cinco dicas que podem ajudar nessa transição para o digital, melhorando o funcionamento da sua instituição.
Como a computação em nuvem muda tudo e afeta a transformação digital em compras
Ter a internet como sua aliada é a melhor coisa quando se trata de fluxo de insumos para produzir, por exemplo, uma camiseta ou um produto específico. Isso acontece porque a computação em nuvem permite controle e supervisão dos gastos que uma empresa tem ao comprar produtos e serviços.
Plataformas digitais permitem lidar com eficiência diretamente no processo de requisição, fornecimento, aquisição e no processamento de pagamentos. Dentro de sua lógica de funcionamento, tudo isso pode ser feito a distância. A computação em nuvem tira a necessidade desse tipo de trabalho ocupar a sede física da própria empresa.
Por isso, ainda mais em tempos de pandemia da COVID-19, é cada vez mais comum que os trabalhadores da área de compras possam realizar as atividades em regime de home office. Também é possível trabalhar em coworkings, sem usar instalações próprias. A questão logística que envolve os processos de compra também é melhorada pela computação em nuvem.
Com esse tipo de metodologia, a maioria das empresas já possui o monitoramento de frotas em tempo real. Dessa forma, com esse recurso, o comprador poderá observar os status dos itens adquiridos, como quando eles saíram para entrega ou chegaram a centros de distribuição.
1. Automação de processos com o digital
Podemos definir a automação de processos como o uso da tecnologia para tornar automáticas as tarefas repetitivas do seu cotidiano. É um significativo benefício proporcionado pela transformação digital na área de compras.
O uso de ferramentas específicas permitem que se acelere a maneira como o trabalho é realizado.
Análises de formulários, envio de propostas, entre outras tarefas realizadas pelos compradores podem ser automatizadas. Você não precisa ter um funcionário ou mais de um focado nessas ocupações.
Isso permite muitos ganhos.
Você pode ter uma equipe mais enxuta e, portanto, mais ágil, porque suas atividades são desburocratizadas.
2. Benefícios da Inteligência artificial
De acordo com um estudo internacional feito pela empresa Ivalua, de 2018, a inteligência artificial pode influenciar na transformação digital na área de compras para situações determinadas.
Essa IA pode identificar mais rapidamente as possibilidades de fraude, alertar a empresa sobre fornecedores que não cumprem os acordos, reconhecer e sinalizar problemas de conformidade com os fornecedores.
Computadores que podem processar essas informações geram maior eficiência e permitem melhores tomadas de decisão.
A velocidade da informação e dos dados permite vantagem em comparação com concorrentes.
3. Mineração de dados é fundamental para análise de compras
No e-commerce, a tecnologia traz vantagens para compras. Isso permite a análise de dados (analytics) por meio de atividades como o data mining e a análise preditiva. Os dois recursos permitem mensurar e prever eventos possíveis com seu negócio.
Apostar em recursos de analytics contribuem para ganhos em saving e proporcionam melhores oportunidades de antecipar demandas.
Por exemplo: no momento em que a empresa vende mais, é preciso comprar mais matéria-prima.
Esse tipo de situação pode ser prevista com a coleta e visualização de dados estatísticos. Tudo digitalmente.
4. Melhorias internas nas empresas
Stakeholders, os que pedem compras internamente nas empresas, terão uma melhor experiência ao se utilizarem recursos do meio digital.
Recursos tech proporcionam respostas mais rápidas às demandas e disponibilizam múltiplos canais para as compras serem efetivadas. Por isso o processo ganha agilidade.
Resumidamente, os recursos digitais diminuem a burocracia, facilitando o trabalho dos compradores nos mais diversos aspectos.
De acordo com um estudo realizado pela The Hackett Group, em 2018, indica que as empresas podem ter uma economia de até 70% por pedido, adotando as tecnologias do e-commerce para compras.
Fala-se em ‘Compras 4.0’ – o processo digitalizado e agilizado pela Era da Internet.
Mesmo com funcionários trabalhando de forma remota, uma das oportunidades trazidas pela transformação digital para compras é tornar essa área menos “isolada” do negócio.
5. Ela vai efetivamente para a ‘nuvem’.
Essa mudança transforma compradores em consultores de negócio influentes e confiáveis num processo mensurável através de ferramentas. Eles se tornam capazes de otimizar suas próprias funções e aumentar o valor dos rendimentos gerados pela empresa. Para chegar nesse aumento de eficiência, a área de compras vai ter de dominar os dados e, neste cenário, investir em soluções de estratégia de dados.
Funcionários com capacidade de modelar e filtrar grandes volumes de informações de diversas fontes diferentes vão permitir que os compradores desenvolvam novas formas de inteligência de mercado.
Quem domina o digital pode tomar decisões mais sofisticadas e precisas.
Tomar decisões com base em dados é importante para todas as áreas do negócio. Compras não podem ficar de fora.
Quando são usados de forma criteriosa, as ideias geradas por soluções de Data Strategy vão oferecer uma visão mais ampla. Isso permite realizar projeções de forecasts e planejamento para mitigar riscos e fechar melhores negócios em longo prazo, por meio de negociações realizadas com base em dados.
Digitalizar e automatizar processos como um todo é importante para melhorar os resultados da área de compras.
Isso é importante considerando que a área está vinculada a uma série de fluxos de trabalho conectados a processos manuais, como geração de caixa e estoque.
Mais do que ferramentas de robotização, é uma orientação por dados que pode tornar esses processos mais fluidos, permitindo que o profissional possa até pular etapas quando está com os dados e os insights certos. Sai da frente o retrabalho e entra a verdadeira eficiência.
Onde a Arquivei entra nessa história?
A Plataforma Arquivei possui uma ferramenta de gestão de notas fiscais diretamente conectada com a Sefaz . O programa permite organizar sua empresa utilizando, claro, ferramentas de tecnologias e da nuvem.
Com a plataforma, é possível manter o controle de todas as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ.
Afinal, com a integração com a Secretaria de Estado da Fazenda, é possível não só consultar, como baixar e armazenar NFes e CTes.
Além disso, com os Relatórios Inteligentes é possível gerar insights valiosos para o setor de compras da sua empresa.
Isso porque eles permitem extrair dados importantes que dão visibilidade e ajudam na consolidação de um processo de compras mais estratégico, como por exemplo:
- Preço médio do produto, ajudando a entender as sazonalidades e alterações nos valores de acordo com o período da compra;
- Prazo de recebimento de mercadoria, entre a emissão da nota fiscal e o recebimento do produto;
- Validação do prazo de pagamento e cruzamento com contrato negociado com fornecedor;
- Cruzamento dos dados do pedido com as informações das notas fiscais, como item, valor, prazo de entrega e prazo de pagamento.Verificar as notas fiscais e os respectivos pedidos de compra;
- Dados do XML que permitam criar indicadores para o processo de qualificação de fornecedores.
Vale ressaltar que esses relatórios são disponibilizados em excel. Sendo assim, permite o tratamento do dado da forma que mais for conveniente, conforme o uso habitual da ferramenta.
O uso de recursos tecnológicos desburocratiza o trabalho.
Experimente o Arquivei agora mesmo e comece a organizar a atividade fiscal da sua empresa! Precisa de um plano customizado? Entre em contato e fale com um consultor!
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