OCR: o que é, como funciona e benefícios

Entenda o que é a tecnologia OCR, como ela funciona e como ela pode ser usada na gestão e consulta de NFSe.

O que é OCR? 

Primeiramente, OCR é a sigla do termo em inglês: Optical Character Recognition. Traduzido para o português, pode-se ser entendido como Reconhecimento Óptico de Caracteres. 

Mas, afinal, o que é essa tecnologia? 

De forma geral, o OCR torna possível a conversão de documentos de diversos formatos em dados. Assim, esses dados podem ser acessados, pesquisados e até editados. 

A tecnologia se baseia em três mecanismos básicos: a integração, a finalidade e a adaptação. É com esses princípios que os documentos com informações rígidas e pouco acessíveis podem ser adaptadas e replicadas para um mini banco de dados manipulável.

Como exemplos de documentos possíveis de conversão com OCR temos o PDF, imagem JPEG, GIF, PNG, TIFF e outros.

Como essa tecnologia é usada na rotina das empresas 

O OCR faz a conversão de imagens para textos possíveis de serem acessados, editados e extraídos. Basicamente, a tecnologia atua como uma facilitadora de dados.

Ou seja, o OCR é utilizado para armazenar, pesquisar e extrair dados de diferentes documentos. 

Na rotina das empresas, o OCR é muito utilizado na usabilidade de diversos arquivos, como por exemplo: 

• Notas Fiscais
• Contratos
• Comprovantes
• Registros
• Atestados
• Entrou outros

Assim, independentemente do formato dos documentos, com a tecnologia OCR é possível acessar realmente o arquivo, não apenas no modo de visualização, mas edição e busca de informações. 

Como o OCR funciona?

De forma bem prática, a tecnologia faz digitalização do documento (JPEG, PNG etc), realiza a análise do arquivo, comparando e reconhecendo características dos caracteres presentes. 

Assim, caso você possua uma foto de um documento físico (impresso), com a tecnologia OCR, após a digitalização, o arquivo é convertido, se torna editável e pode ser armazenado eletronicamente. 

Dessa forma, é possível buscar dentro desses documentos informações específicas, pois a foto será convertida em texto. 

Esse tipo de acesso que o OCR proporciona é imprescindível para uma boa gestão de Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSe), bem como do Danfse (Documento Auxiliar da NFSe).  Falaremos melhor a seguir:

OCR na conversão do Danfse em XML

A utilização do OCR na conversão de Danfse em arquivos XML é muito útil, pois as NFSes não possuem um mesmo padrão atualmente. Com o projeto da NFSe Nacional, que visa um formato único isso vai mudar. Porém, vai demorar um bom tempo ainda para tudo se ajustar.

Essa falta de padronização atrapalha as empresas a consultarem suas notas, extraírem dados e fazerem buscas. Isso porque se a empresa receber notas de diferentes municípios, cada um deles pode ter um padrão distinto de Danfse. 

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Isso torna a gestão e acesso a essas informações muito difícil. Como organizar e extrair dados de arquivos diferentes? Sem a tecnologia OCR, o único jeito é abrir Danfse por Danfse para acessar as informações. Além de ir, é claro, de ir atrás dos Danfses.

Através do OCR, um arquivo Danfse pode ser transformado em XML em poucos segundos, facilitando a busca de dados no documento. Afinal, após a conversão, as informações internas do documento poderão ser acessadas e organizadas. 

Dessa forma, é possível saber os valores das notas, fornecedores, datas e outros detalhes sem abrir documento por documento. Com a tecnologia, você tem acesso a dados em poucos minutos, tudo de forma automática, se adianta para a contabilidade, toma conhecimento e garante uma gestão fiscal segura e eficiente. 

Benefícios da gestão fiscal de NFSe via OCR

Caso você precise consultar NFSes de alguma prefeitura sem padronização, essas notas podem ser convertidas via OCR através da plataforma Arquivei. Assim, é permitido que um PDF, JPEG ou link da prefeitura com as notas de serviço sejam convertidas em um XML no formato padrão Abrasf.

Além de converter NFSes via OCR, o Arquivei já tem mais de 1.100 prefeituras integradas para a gestão automática das notas! 

Mais de 90 mil empresas fazem a gestão de notas fiscais com o Arquivei e conseguiram melhorar diversos processos. 

Confira os benefícios de consultar, gerenciar e armazenar as NFSes no Arquivei: 

• Fácil acesso às notas, automaticamente, no formato XML ou PDF
• Consultar as NFSes sem precisar cadastrar fornecedores
• XMLs padronizados e estruturados de forma fácil
• Extração de dados das notas fiscais e exportação automática para o Excel

Faça a gestão das suas NFSes de forma prática, rápida e segura em uma plataforma completa, integrada ao seu ERP, com diversas opções de filtros, relatórios e buscas personalizadas. 

Para assumir o controle da NFSes emitidas para o CNPJ da sua empresa, garantir o compliance fiscal, ficar em dia com a contabilidade e nunca mais perder tempo atrás de notas, acesse: