Nota Fiscal Manual: uso e validade fiscal - Blog | Arquivei
Publicado em

novembro, 2016

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Nota Fiscal Manual – Ela ainda tem uso e validade fiscal?

Saiba se as notas fiscais manuais ainda tem validade em seu negócio e quais os tipos de dificuldades elas podem trazer.

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A implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) em todas as operações comerciais brasileiras ainda é um processo em andamento. Até o presente momento, a NFe substitui a Nota Fiscal modelo 1 ou modelo 1A, ambas utilizadas normalmente na documentação das operações comerciais. Para exemplificar, a NFe pode ser empregada em todos os casos em que tais modelos são usados, ou seja, em operações de importação, exportação, interestaduais e internas, ainda que de simples remessa.

Atualmente, a nota fiscal antiga está proibida apenas para as empresas que exercem determinadas atividades, em especial aquelas que são contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Para aquelas que não pertencem a esse grupo o enquadramento ainda é facultativo na maioria dos casos.

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Lembre-se, entretanto, de que estamos falando de um processo em andamento. O objetivo é de que a NFe seja obrigatória para todos os tipos de empresa. Para assegurar se sua empresa pode continuar emitindo nota fiscal de papel, é preciso consultar o Portal da NFe ( www.nfe.fazenda.gov.br ) e o site da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) de seu Estado e da Secretaria da Fazenda de sua cidade (no caso de empresa prestadora de serviços).

Atenção ao sistema

As Secretarias da Fazenda (Sefaz) de alguns estados oferecem gratuitamente um software gerador de notas fiscais eletrônicas, mas a partir de janeiro de 2017 ele deixará de ser atualizado, como já foi anunciado. Esse sistema não consegue atender de forma eficaz as empresas que precisam emitir um grande volume de notas fiscais, exigindo nova digitação em campo próprio das notas emitidas manualmente, gerando um retrabalho.

O recomendado pela própria Sefaz de São Paulo é a substituição desse sistema gratuito por outros emissores disponíveis no mercado que contêm soluções mais avançadas, especialmente quando o volume a ser processado é muito alto. Dessa forma, as empresas devem promover esse investimento o quanto antes para evitarem maiores problemas no ano que vem.

O importante é realizar uma boa pesquisa de mercado porque os preços variam, bem como a efetividade dos sistemas. Lembre-se de que a empresa precisa de confiabilidade nesse processamento, bem como capacidade de busca de documentos e de armazenamento. Afinal, seu escritório de contabilidade lida com centenas de notas fiscais antigas e eletrônicas vindas de dezenas de clientes, para dizer o mínimo.

Como emitir NFe

Um contador de sua confiança poderá orientar a sua empresa em todos os passos a serem dados para que ela já comece a emitir a NFe eletrônica, substituindo a nota fiscal antiga. Os dois passos básicos a serem dados são: 1) obtenção de um certificado digital para a empresa; e 2) credenciamento na Secretaria da Fazenda.

O certificado digital será a assinatura digital de sua NFe e somente ele confirmará que a NFe é autêntica e proveniente de sua empresa. O certificado digital é emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

Já o cadastro na Secretaria de Estado da Fazenda geralmente é simples, porém existem normas específicas para cada um dos estados da Federação. Nada que a contratação de um bom contador local não consiga solucionar para sua empresa. A homologação para uso da NFe passa por uma fase de teste (opção modalidade “Credenciamento” no sistema) até que a empresa esteja apta a emitir a NFe (opção modalidade “Em Produção” no sistema).

Quando entrar na fase de “Em Produção”, a empresa terá uma ideia do real volume de processamento, ou seja, das dificuldades que poderá enfrentar em relação a ele. Além de processar, o sistema terá que buscar NFe a todo tempo, seja para consulta imediata, seja para correção de eventuais erros. E, mais ainda, você terá que manter uma capacidade de armazenamento compatível com o volume.

Agora que você já sabe um pouco sobre como funcionam as Notas Fiscais, confira os nossos guias completos sobre a Nota Fiscal de Serviços (NFSe) e a Nota Fiscal eletrônica (NFe)

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