A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) trouxe uma verdadeira revolução na forma de emitir documentos fiscais relacionados à compra e venda de mercadorias. A clareza que o sistema trouxe para as operações e a segurança que ela permite ao possibilitar a consulta de uma NFe completa são vantagens que acompanham sua implementação no país, há mais de uma década.
Entretanto, muitas pessoas, por falta de informação, não conseguem usufruir das potencialidades que o sistema informatizado proporciona em relação à consulta online das notas fiscais emitidas ou recebidas pela empresa. Confira, neste artigo, tudo o que você precisa saber sobre a consulta de uma NFe completa.
A importância da consulta de NFe
O principal motivo para consultar uma NFe é saber se a nota está autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou não. A escrituração contábil depende dessa informação, pois em caso de o Fisco bater à porta, a empresa tem como provar a procedência do estoque, por exemplo.
No caso de uma NFe denegada, receber o documento pode trazer muita dor de cabeça, pois a Sefaz reconhece a irregularidade, que fica armazenada em seu banco de dados.
Uma consulta manual pode ser feita, mas existem soluções automatizadas que permite um trabalho mais eficiente na hora conferir a legalidade das notas (que você saberá logo mais).
A validade jurídica da NFe
A validade jurídica de uma NFe é determinada por meio de sua assinatura digital, que garante a integridade dos dados e a autoria do emissor. É necessário adquirir um Certificado Digital para a assinatura junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).
O arquivo eletrônico em formato XML é então transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda responsável pela região do contribuinte que fará uma pré-validação do documento e devolverá uma autorização de uso, sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
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Como consultar uma NFe completa
A consulta de uma NFe de maneira “manual” é trabalhosa e pode ser feita pelo sistema da Sefaz. Confira o passo a passo:
- Acessar o portal da Sefaz;
- Encontrar a chave de acesso da NFe
- Preencher os vários dados para a consulta da NFe completa
- Clicar em “continuar”;
- Visualizar e conferir se a NFe tem validade jurídica
Para checar a validade e a autorização de uso da NFe pela Sefaz vá até o rodapé da página, onde constam os registros do status da NFe. Lá pode estar escrito se ela é válida (ou autorizada), denegada, cancelada ou qualquer outro registro relevante.
Vale lembrar que essa consulta da nota completa é permitida apenas até 180 dias a partir da emissão do documento. Depois, é disponibilizado apenas um resumo dos dados, o que pode não ser suficiente para o seu controle.
Como automatizar o processo
Para otimizar o tempo gasto na consulta “manual” da NFe completa é fundamental contar com ferramentas que automatizam o processo, como o da Arquivei, que faz consulta e download automático das notas fiscais direto da Secretaria da Fazenda.
Isso elimina a necessidade de funcionários presos ao telefone com fornecedores, procurando e-mails ou baixando notas pelo site da Sefaz.
Com um sistema automatizado, além de você conseguir poupar tempo é possível gerar relatórios e armazenar os documentos fiscais de maneira segura e com facilidade de acesso quando necessário.
Integrado à Sefaz, o sistema permite a gestão online, via qualquer dispositivo fixo ou móvel, dos arquivos XMLs de NFes, NFCes, CTes e até NFSes. Assim, os documentos ficam reunidos em um único local para serem acessados a qualquer hora, mesmo após os 180 dias que a Sefaz permite em seu sistema.
Como você percebeu, fazer a consulta de uma NFe completa é fundamental para garantir a segurança das operações da sua empresa ou escritório de contabilidade. Nessa hora, então, é importante contar com um sistema automatizado para otimizar o tempo gasto com esse trabalho.
Com o sistema da Arquivei é possível até fazer a integração com seus sistemas ERP e contábil, com telas que possibilitam visualização e utilização de forma simples e intuitiva.
Você faz consultas das Notas Fiscais da sua empresa? Se ficou alguma dúvida, não deixe de entrar em contato por meio dos comentários!
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