Toda empresa deve lidar com notas fiscais, seja de serviço ou de produto — é uma obrigação imposta pela Sefaz. Neste contexto, é essencial manter o controle e realizar conferência de nota fiscal de forma periódica, pois só assim podemos ter uma visão geral da parte contábil e também evitar erros.
Você também precisa ter atenção às mudanças apresentadas pelo governo, que podem abranger a emissão, entrega e armazenamento de documentos como esse. A seguir, fique por dentro do passo a passo de como realizar conferências eficazes para não prejudicar a saúde financeira do negócio e saiba como a tecnologia pode ser um grande aliado.
Qual a importância da conferência da nota fiscal?
Existem ao menos cinco fatores de importância no processo de conferência da nota fiscal. Tais como:
- Controle financeiro: quando há a checagem das notas, pode-se garantir que os valores listados estão corretos e correspondem à cobrança feita pelo produto.
- Compliance fiscal: averiguar a veracidade de uma nota também garante a cobrança devida dos impostos. Caso contrário, a empresa pode enfrentar problemas com a Receita Federal, como multas e sanções.
- Resguardo contra fraudes: aplicar o processo recorrente de verificação de notas ajudará a identificar notas falsas ou duplicadas, protegendo todos os agentes de atividades legais.
- Otimizar a resolução de conflitos: mesmo com discrepâncias nas transações, uma nota fiscal devidamente conferida pode evidenciar o problema e o que foi acordado entre as partes.
- Auditoria: a sua empresa realiza auditoria, correto? Para agilizar o processo e garantir precisão, a conferência da nota fiscal se torna importantíssima.
Como fazer conferência de nota fiscal?
A conferência de uma nota fiscal envolve vários passos e é crucial segui-las, pois é dessa forma que a sua equipe ganha precisão e garante compliance fiscal.
Quais dados são importantes na conferência de uma nota fiscal?
- Número da nota fiscal: para saber se está correto, o número deve ser sequencial e sem duplicatas.
- Data de emissão: deve estar de acordo com a data da transação e respeitando os prazos legais.
- Nome e endereço de quem emitiu e para quem foi destinada
- Descrição dos produtos: deve corresponder ao que foi acordado e incluir quantidade, preço unitário e valor total.
- Impostos: podem incluir o Imposto sobre Valor Agregado (IVA) ou Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
- Descontos e taxas adicionais: os valores devem estar como combinado entre as partes.
Como conferir a autenticidade da nota fiscal?
Imagine essa situação: a sua equipe conferiu todos os dados mencionados acima e mesmo assim há desconfianças quanto a autenticidade de uma das notas fiscais. Saiba que há passos adicionais para evitar fraudes.
Primeiro, valide o CNPJ apresentado no documento. Caso corresponda ao restante das informações, então ele provavelmente é válido. Outra maneira é certificar-se que a nota foi devidamente assinada ou autorizada pelo emissor.
Por fim, realize uma consulta no portal da Secretaria da Fazenda, pois o sistema fornecerá informações sobre o registro e validade do documento fiscal.
Os valores da nota fiscal estão corretos?
Outra etapa para realizar a conferência da nota fiscal é verificar os valores apresentados. Para isso, compare com o pedido de compra e contratos para identificar divergências entre estes documentos.
Você também pode somar todos os valores novamente, incluindo as taxas, para garantir o total da nota — atenção aos arredondamentos, moeda e unidade de medida.
Como fazer a conferência de outros documentos fiscais?
A conferência do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) também conta com etapas similares ao NFe para atestar veracidade.
Ou seja, deve-se verificar também os dados básicos, como número sequencial, data da emissão, dados do emissor e destinatário, impostos, valores e autorização.
CTe
Para os CTes, a diferença está na descrição da carga, a qual deve incluir todos os detalhes, como quantidade, peso, valor e outros. Além disso, é importante conferir as rotas e os itinerários planejados e realizados.
NFSe
Já para a NFSe, identifique também a descrição dos serviços prestados e a presença da assinatura digital do emissor.
Vantagens da conferência de documentos fiscais
Dentre várias vantagens, podemos citar:
Compliance fiscal
Averiguar todos os dados de uma nota fiscal ajudará no cumprimento dos aspectos fiscais e regulamentos tributários. Quando há a identificação de erros, é possível consertá-los antes de apresentar ao fisco.
Otimização de tempo em processos de logística
Ao conferir a veracidade dos documentos fiscais na logística, como Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CTe), evitamos entregas incorretas e atrasadas. Assim, economizamos tempo e recursos.
Economia financeira com aumento de produtividade
Aumentar a produtividade não quer dizer fazer mais, mas sim reduzir retrabalhos e falhas. Como consequência, a empresa pode evitar pagamentos excessivos, falhas e cobrança de impostos indevidos.
Além disso, o gestor permite que a equipe se concentre em tarefas estratégicas, em vez de lidar com problemas decorrentes de erros.
Agilidade em fluxos internos
A conferência também aumenta a eficiência e agilidade nos processos internos, uma vez que reduz a necessidade de correções e retrabalho.
Assim, como informações precisas e sempre atualizadas, podemos tomar decisões mais rápidas e certeiras sobre estratégias financeiras e operacionais.
Dicas para tornar a conferência de notas fiscais uma rotina otimizada
Organize seus documentos fiscais
Já que a Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória no Brasil, o ideal é organizar os documentos emitidos e recebidos na rotina da empresa para evitar dores de cabeça.
Saiba que elas precisam ser armazenadas por pelo menos cinco anos e em caso de fiscalização, multas de mais de R$1.000 podem ser cobradas por conta do descumprimento da regra.
Sendo assim, é necessário armazenar as notas de forma eficiente para localizá-las com facilidade e a qualquer momento. Para catalogá-las, você pode organizar nas seguintes categorias:
- Data de emissão
- Data de recebimento
- Empresa emissora
- Destinatário
- Ou de acordo com as necessidades da sua empresa.
A dica é evitar o trabalho manual e contar com softwares especializados na gestão de documentos fiscais, como a Arquivei: uma solução digital em nuvem completa para a organização fiscal do seu negócio.
Crie uma rotina de processos para conferência
Estabelecer uma rotina de conferência é fator essencial para o sucesso do processo. Você pode tanto adaptar a rotina que já existe (e apenas otimiza-la), quanto criar novos fluxos.
Neste ponto não há regras, pois a realidade de cada empresa é diferente. Mas é essencial estabelecer responsáveis por receber o produto, conferir a nota do pedido, armazenar o documento e fazer auditorias internas.
Capacite seus colaboradores
Muito além de selecionar responsáveis, é preciso capacitar a equipe. Isto é, eles também precisam entender o que a legislação diz, quais são os riscos associados aos erros e os benefícios de conferir documentos fiscais com recorrências.
A tendência é que eles estejam alinhados com as necessidades e as demandas da empresa afim de otimizar a produtividade em seus postos de trabalho. Sendo assim, invista em treinamentos, cursos, palestras e garanta que o conhecimento seja colocado em prática.
Mantenha-se atualizado sobre as informações fiscais
Como gestor, você sabe das mudanças constantes feitas pela Secretaria da Fazenda e outros órgãos, correto? Nesse contexto, o ideal é estar sempre à frente das notícias e manter-se atualizado. Assim, em caso de mudanças, será mais fácil aplicá-las na organização.
Automatize o recebimento e armazenamento de notas fiscais
Com tantos avanços na tecnologia, o trabalho manual pode ser minimizado e apoiado em programas automáticos para o recebimento e armazenamento das notas fiscais. Desta forma, a conferência pode ser feita pelo próprio programa e também pela equipe.
A Arquivei é um bom exemplo de como a conferência da nota fiscal pode ser uma tarefa descomplicada, saiba o porquê no próximo tópico.
Como o Arquivei auxilia equipes na conferência dos documentos fiscais
Há cinco formas que a Arquivei, a solução digital para a sua gestão fiscal completa, pode ajudar você na conferência de documentos:
Antecipação da nota fiscal
Sabia que com a Arquivei é possível obter acesso à nota fiscal antes da entrega dos produtos? Assim, sua equipe pode identificar possíveis divergências na validação com o pedido de compras.
A própria plataforma realiza a conferência entre o pedido de compra e a nota fiscal para validar tudo o que foi acordado com o fornecedor: prazo de pagamento, preço, quantidade, tributos, e outros.
Isso pode evitar devoluções, pagamentos incorretos, prejuízos e até erros em mercadoria.
Automatização do confronto com pedido de compras
Com a funcionalidade Monitor DFe é possível fazer a conferência da nota fiscal e pedido de compras automaticamente. Esse confronto é feito em poucos cliques, diminuindo o tempo gasto e os possíveis erros manuais do processo.
Conferência de mercadoria
Comprou uma mercadoria pela Internet e não chegou com a nota fiscal? A Arquivei ajuda a buscar o documento rapidamente. Assim, é realizada a conferência dos produtos com a nota fiscal, e essa é enviada corretamente para pagamento.
Devemos ressaltar que isso também é válido em caso de nota fiscal perdida, por exemplo.
Validação de tributos
Outra funcionalidade relevante é o Check Fiscal da Arquivei. Com ele, é possível realizar a validação dos impostos da nota fiscal, e garantir que estejam sendo pagos corretamente.
Análise Tax e Sped
Com a Análise Tax e Sped o software da Arquivei realiza o confronto entre o Sped fiscal e os documentos fiscais já arquivados na nuvem. Com isso, a escrituração pode ser agilizada e os erros do processo enfrentam redução.
Agora você sabe porque a sua equipe deve contar com um software automatizado, como a Arquivei, por que não contar com a ferramenta para fazer a conferência da nota fiscal e evitar erros?
Para entender como funciona na prática, teste o programa gratuitamente, basta entrar em contato com um de nossos especialistas e agendar a implementação da ferramenta.
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