Uma mudança nas regras para consulta de XML de NFes gerou grandes dúvidas por parte de profissionais que estavam acostumados a baixar notas com chave de acesso através de sites como o FSist, por exemplo.
Para você entender de uma vez por todas o que está acontecendo, o por quê e como contornar essa situação, criamos esse artigo que explica todo o histórico de mudanças da NFe e como as empresas devem se comportar a partir de agora, já que não podem deixar de obter suas notas fiscais.
Essa linha cronológica esclarece porque a Secretaria da Fazenda está se opondo à utilização de robôs que consultam os XML em larga escala, que deixam a segurança das empresas citadas na nota fiscal expostas, já que qualquer pessoa que tiver a nota em mãos poderia acessar suas informações, até então.
A notícia da Sefaz sobre mudança na consulta de XML
1º de novembro de 2018
AJUSTE SINIEF 16/18 e 17/18
Em 1º de novembro de 2018, a Sefaz publicou dois ajustes SINIEF de suma importância para todas as empresas. No AJUSTE 16/18, ela se pronuncia acerca da obrigatoriedade do uso de certificado digital para consulta de Notas Fiscais eletrônicas.
A notícia ainda apresentou prazo para as empresas se ajustarem à nova regra: 1º de janeiro de 2019.
Veículos de comunicação replicaram a informação para que nenhuma empresa ou escritório contábil ficasse sem consultar suas notas, pois era necessário se adaptar a lei e garantir a escrituração de documentos fiscais.
A seguir, você pode ver o documento divulgado no Diário Oficial da União:
AJUSTE SINIEF 16/18, DE 31 DE OUTUBRO DE 2018
Publicado no DOU de 01.11.18, pelo Despacho 133/18.
Altera o Ajuste SINIEF 07/05, que institui a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
O Conselho Nacional de Política Fazendária – CONFAZ e a Secretaria da Receita Federal do Brasil, na 308ª Reunião Extraordinária do Conselho Nacional de Política Fazendária – CONFAZ, realizada em Brasília, DF, no dia 31 de outubro de 2018, tendo em vista o disposto o disposto no art. 199 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966), resolvem celebrar o seguinte
A J U S T E
Cláusula primeira Ficam acrescidos os dispositivos a seguir indicados ao Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de 2005, com as seguintes redações:
I – §§ 5º e 6º à cláusula décima quinta:
“§ 5º A disponibilização completa dos campos exibidos na consulta de que trata o caput desta cláusula será por meio de acesso restrito e vinculada à relação do consulente com a operação descrita na NF-e consultada, nos termos do MOC.
- 6º A relação do consulente com a operação descrita na NF-e consultada a que se refere o § 5º desta cláusula deve ser identificada por meio de certificado digital ou de acesso identificado do consulente ao portal da administração tributária da unidade federada correspondente ou ao ambiente nacional disponibilizado pela RFB.”;
II – inciso XVII ao § 1º da cláusula décima quinta-A:
“XVII – Eventos da Sefaz Virtual do Estado da Bahia (SVBA), de uso dos signatários do Acordo de Cooperação 01/2018.”
Cláusula segunda Este ajuste entra em vigor na data da sua publicação no Diário Oficial da União, produzindo efeitos a partir da publicação, exceto quanto às disposições do inciso I da cláusula primeira que produzirá efeitos a partir do primeiro dia do segundo mês subsequente ao da sua publicação.
AJUSTE SINIEF 17/18, DE 31 DE OUTUBRO DE 2018
Publicado no DOU de 01.11.18, pelo Despacho 133/18.
Altera o Ajuste SINIEF 09/07, que institui o Conhecimento de Transporte Eletrônico e o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
O Conselho Nacional de Política Fazendária – CONFAZ e a Secretaria da Receita Federal do Brasil, na 308ª Reunião Extraordinária do Conselho Nacional de Política Fazendária – CONFAZ, realizada em Brasília, DF, no dia 31 de outubro de 2018, tendo em vista o disposto o disposto no art. 199 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966), resolvem celebrar o seguinte
A J U S T E
Cláusula primeira Ficam acrescidos os §§ 4º e 5º à cláusula décima oitava do Ajuste SINIEF 09/07, de 25 de outubro de 2007, com as seguintes redações:
“§ 4º A disponibilização completa dos campos exibidos na consulta de que trata o caput desta cláusula será por meio de acesso restrito e vinculada à relação do consulente com a operação descrita no CT-e consultado, nos termos do MOC.
§ 5º A relação do consulente com a operação descrita no CT-e consultado a que se refere o § 4º desta cláusula deve ser identificada por meio de certificado digital ou de acesso identificado do consulente ao portal da administração tributária da unidade federada correspondente, ou ao ambiente nacional disponibilizado pela Receita Federal do Brasil.”.
Cláusula segunda Este ajuste entra em vigor na da data da sua publicação no Diário Oficial da União, produzindo efeitos a partir do primeiro dia do segundo mês subsequente ao da publicação.
O AJUSTE SINIEF 17/18 alerta sobre a disponibilização de todos os dados do documento fiscal somente por alguém que esteja diretamente relacionado ao documento.
Aviso Portal da Nota Fiscal Eletrônica
Publicado em 22/06/2020
A partir de 07/07/2020, a consulta completa da NF-e neste Portal Nacional estará disponível somente para os participantes da operação comercial descritos no documento eletrônico
“A partir de 07/07/2020, em cumprimento ao Ajuste Sinief nº16/2018, a consulta completa da NF-e neste Portal Nacional estará disponível somente para os participantes da operação comercial descritos no documento eletrônico (emitente, destinatário, transportador e terceiros informados na tag autXML), por meio de certificado digital. Estas restrições não se aplicarão às NF-es cujos destinatários sejam pessoa física (CPF) sem inscrição estadual e pessoa jurídica (CNPJ) sem inscrição estadual.”
Portaria n° 1079, de 26 de junho de 2020
Publicado no DOU de 29.06.20
Altera a Portaria RFB nº 2.189, de 6 de junho de 2017, que autoriza o Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro) a disponibilizar acesso, para terceiros, dos dados e informações que especifica.
“O SECRETÁRIO ESPECIAL DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL, no uso da atribuição que lhe confere o inciso III do art. 327 do Regimento Interno da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, aprovado pela Portaria MF nº 430, de 9 de outubro de 2017, e tendo em vista o disposto na Portaria MF nº 457, de 8 de dezembro de 2016, resolve:
Art. 1º A Portaria RFB nº 2.189, de 6 de junho de 2017, passa a vigorar com as seguintes alterações:
Art. 1º[…]
- 3º A autorização para disponibilização de acesso ao conjunto de dados e informações relativos à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) por terceiros fica revogada a partir do dia 1º de setembro de 2020.” (NR)
Art. 2º Fica substituído o Anexo Único da Portaria RFB n° 2.189, de 6 de junho de 2017, pelo Anexo Único desta portaria.
Art. 3º Esta Portaria será publicada no Diário Oficial da União e entrará em vigor em 1º de julho de 2020.”
Por que a Sefaz está mudando a consulta de notas
A Sefaz, ao tomar essa decisão, tem o objetivo de coibir o uso de robôs para consulta desses documentos fiscais, o que é considerado um meio não oficial para essa atividade.
Até então, a consulta de XML de documentos fiscais era realizada de várias formas, são as principais:
-
- Pelo site do Portal NFe
- Por sites que usam robôs na busca por XML
- Por plataformas que usam meios legais e seguros
Porém, a primeira opção (pelo site do Portal NFe) de consulta está prestes a ser findada, logo será descontinuada em virtude dos ajustes.
A segunda opção (por sites que usam robôs para buscar os XML) já sofreu alterações desde os primeiros comunicados oficiais.
Vamos explicar como funcionam as três formas de consulta de XML :
Pelo site do Portal NFe
A consulta de NFe (Nota Fiscal eletrônica) é disponibilizada, por enquanto, de maneira gratuita pela Sefaz Nacional (Secretaria da Fazenda), neste caso é necessário verificar se a NFe está autorizada pelo Fisco.
Então, para realizar a consulta de NFe direto do site da Sefaz, enquanto o portal ainda está no ar, é necessário:
- Chave de Acesso: deve ser informado o número de 44 dígitos presentes no DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).
- Re-Captcha: Essa etapa ajuda a evitar consulta por programas automáticos, que dificultam a utilização do aplicativo pelos demais contribuintes.
- Para que a consulta funcione corretamente, é necessário que seu navegador esteja habilitado para gravação de “cookies”.
No caso desta consulta de NFe completa através do site da Sefaz, são informados todos os dados que constam na NFe, incluindo detalhadamente as informações do emitente, destinatário, produtos totais, transporte, cobrança, informações adicionais e avulsa.
Na consulta também é apresentada a situação (status) da Nota Fiscal (cancelada, inutilizada, etc), protocolo e datas de inclusão e autorização.
Este tipo de consulta por meio do portal da NFe pode ser realizada dentro do prazo de 180 dias após a recepção do XML pela Sefaz.
No caso da consulta de NFe resumida, são informados os dados básicos da NFe, como número da nota, data de emissão, data de saída/entrada e valor total, além da natureza da operação, forma de pagamento, finalidade, tipo de emissão, operação e outros.
Nesta consulta não são apresentados os detalhes sobre os produtos ou serviços, transporte ou informações adicionais.
Em ambas as consultas, no rodapé da página, existe a opção de download do arquivo XML apenas para o emitente, destinatário ou transportador que conste no documento fiscal, pelo prazo de até 60 dias a contar da data de emissão.
A presença do certificado digital válido em que conste o CNPJ do destinatário é indispensável para essa operação. Ele ainda assegura a disponibilidade do arquivo XML que traz todas as informações da transação comercial.
Vale lembrar que esse tipo de consulta deve ser encerrada em julho de 2020, segundo os comunicados da Sefaz.
Por sites que usam robôs na busca por XML
Até a realização dessa mudança, bastaria digitar a chave da NFe em sites como o Fsist, por exemplo, para obter o XML da Nota Fiscal. Não sendo necessário utilizar o certificado digital.
Por meio de robôs era feita a consulta do XML no portal da Sefaz, e então gerada uma cópia do conteúdo do site para que uma nota fosse construída artificialmente para ser disponibilizada aos seus usuários.
Porém o cenário muda quando nem mesmo a Sefaz pode disponibilizar esse conteúdo sem o certificado digital.
No entanto, a opção de converter XML para DANFe (Documento Auxiliar de NFe) ou DACTe (Documento Auxiliar de CTe) continuará funcionando, já que essa operação não depende de autorização da Sefaz.
Por plataformas que usam meios legais
A forma mais segura de consultar e baixar XML de NFes é contando com uma plataforma que busca diretamente da Sefaz e usa meios legais para obter esses documentos, a chamada consulta automática.
Consulta automática de NFe é a consulta sem a necessidade de chave de acesso ou seja, quando o contribuinte obtém o XML da Nota Fiscal emitida contra o seu CNPJ, sem a necessidade de esperar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) e então usar a chave de acesso para baixar o documento oficial.
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Plataformas de consulta automática utilizam esse acesso a partir do certificado A1 ou A3 inserido uma única vez, o que garante segurança do processo.
Isso significa que no momento em que toda e qualquer nota é emitida para o CNPJ do contribuinte, a partir da consulta automática já é possível saber quem emitiu e assim armazenar o arquivo, se antecipar à chegada do produto, enviar para a contabilidade tomar conhecimento, realizar a manifestação do destinatário, etc.
Com a consulta automática, o contribuinte pode estar um passo à frente em termos de compliance fiscal. Além disso, toda essa segurança ainda faz com que a empresa não seja afetada em nada pelas mudanças que a Sefaz está realizando, pois já utiliza meios oficiais para tais consultas.
Após explicar as diferenças nas formas de consultar XML, vamos te explicar as consequências dessas notícias sobre as mudanças da Sefaz para consulta de XML e como as empresas e contadores podem solucionar seus problemas.
Lançamento do Arquivei Lite
21 de dezembro de 2018
Após a divulgação dos Ajustes Sinief 16/18 e Ajuste Sinief , que alertam sobre a obrigatoriedade do certificado digital na consulta de XML da NFe, o funcionamento de sites como Fsist, DANFE Online e outros, foi afetado e milhares de contribuintes se sentiram prejudizados.
A Arquivei, até então uma plataforma de gestão de documentos fiscais , lança o Arquivei Lite, ferramenta que realiza a consulta de NFe pela chave de acesso, sem necessidade de certificado digital.
A diferença entre o Arquivei Lite e os sites que saíram do ar é que o Lite possui autorização e utiliza vias oficiais do governo para realizar a consulta e disponibilização de notas fiscais.
Sendo assim, o Arquivei Lite pode ser utilizado para consultas de notas únicas, sem robotização.
Consultar NFe com chave de acesso e sem certificado digital
A chave de acesso da NFe (código com 44 dígitos) era a única forma de acesso ao XML da nota em sites de consulta por “quebra de captcha”. Com a alteração da Confaz, esse serviço não poderá continuar funcionando.
Já o Arquivei Lite permite a consulta com chave de acesso e sem certificado digital. E, sim, é importate salientar que utiliza vias oficiais e comunicação com o Governo para realizar esse serviço.
Veja o passo a passo de como funciona o Arquivei Lite:
Passo a passo para baixar XML de NFe com Arquivei Lite
A tela principal do Arquivei Lite fornece um espaço para inserir a chave de acesso da NFe e “consultar”, como ilustra a imagem abaixo:
Consultar NFe por chave de acesso com Arquivei Lite
Após clicar em “consultar”, se a chave de acesso for válida e a Nota Fiscal for encontrada, o Arquivei Lite exibe três opções para o usuário:
- Baixar o XML
- Imprimir DANFE
- Fazer Nova Consulta
Nota Fiscal eletrônica encontrada no Arquivei Lite e as opções de baixar XML, imprimir o DANFe ou fazer uma nova consulta
O DANFe aparecerá em PDF, assim o contador ou responsável pelas Notas Fiscais pode armazená-lo digitalmente
Com o Arquivei Lite também é possível baixar NFes em lote, mas para isso o usuário precisa criar um login e senha.
Com essa opção, o usuário tem acesso à um painel com o Gerador de Lotes.
Sefaz estaduais param de realizar consulta de XML sem Certificado Digital
Fevereiro/2019
Em fevereiro de 2019, os estados de Alagoas, Amapá, Rondônia, Roraima e Tocantins aderiram aos novos ajustes SINIEF.
Março/2019
No dia 22 de março de 2019 a consulta de NFe sem certificado digital parou de funcionar para os estados de São Paulo, Rio de Janeiro, Mato Grosso, Rio Grande do Sul, Amazonas, Bahia e Paraíba.
Abril /2019
Portal da NFe da Sefaz alterou forma de consulta e impede serviços como FSist de funcionar sem certificado digital.
Os ajustes alertam sobre a obrigatoriedade do certificado digital na consulta de XML da NFe. Assim o funcionamento de sites como Fsist, DANFE Online e o próprio site da Sefaz, foi afetado pela nova regra.
A única ferramenta gratuita que continuou baixando XML de NFe sem certificado digital foi o Arquivei Lite, que utiliza vias oficiais do Governo para tal.
Quando isso aconteceu, milhares de empresas tiveram que buscar outras alternativas para não ter suas escriturações e entregas acessórias comprometidas.
Arquivei lança série de vídeos com Edgar Madruga
Maio/2019
Para explicar melhor essa mudanças nas regras para consulta e download de notas fiscais, contamos com a participação do professor Edgar Madruga, que é auditor, professor tributário com 20 anos de experiência prática, diretor da BSSP Centro Educacional e Embaixador Arquivei.
Edgar Madruga esclareceu algumas dúvidas mais comuns a cerca desse assunto que está incomodando pessoas que tem que lidar diariamente com documentos fiscais.
Julho/2020
Portal da NFe, em cumprimento aos ajustes divulgados em junho, passa a exigir o certificado digital para a consulta de XML. Com isso, ferramentas que utilizavam apenas a chave de acesso passam a ter problemas para funcionar.
Sefaz Nacional
A consulta pelo Portal da Nota Fiscal eletrônica deixará de funcionar a partir de 7 de julho de 2020 para quem não possuir Certificado Digital. O ideal é que empresas que utilizavam o site procurem uma melhor forma de manter seu compliance fiscal.
Caso você ainda não tenha certificado digital, até o dia 30 de novembro de 2020, você poderá consultar NFes pela chave de acesso, sem o uso do certificado digital, no Arquivei Lite. A plataforma do Arquivei Lite utiliza fonte oficial do Governo para a consulta desses documentos fiscais.
Se você já possui certificado digital, poderá utilizar a plataforma Arquivei, que não será afetada pelas mudanças da Sefaz, permite uma gestão de documentos fiscais completa e com validade jurídica, além da segurança de dados garantida pelo Google Cloud.
Estamos sempre acompanhando as novidades que a Secretaria da Fazenda publica para levar informações atualizadas e oferecer soluções que sejam positivas para empresas e escritórios contábeis.
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