Chamado de Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED foi instituído em 2007 e fez parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). Ele é, na verdade, mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.
O sistema tem a finalidade de unificar a recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos integrantes das escriturações contábil e fiscal das pessoas jurídicas. Ele faz isso através de um fluxo digital de informações.
SPED também visa facilitar a fiscalização, integrando informações de interesse dos governos federal e estadual.
Desde sua implantação, a Receita Federal do Brasil (RFB) traz novidades anuais em relação às obrigatoriedades acessórias. No ano de 2015 foi introduzida a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), a Escrituração Contábil Digital (ECD) e o eSocial Simples Doméstico.
Antes, de modo geral, o cumprimento das obrigações acessórias que eram realizados e entregues em formato físico com pilhas de papéis. O novo sistema permite uma entrega informatizada. Tudo isso graças a implantação do SPED. Entretanto, para fazer a transmissão às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, é necessário utilizar o Certificado Digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
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Como entregá-lo?
Você precisa de um certificado digital que corresponde a uma assinatura com validade jurídica, garantindo proteção às transações eletrônicas e outros serviços realizados na Internet. Permite que pessoas físicas ou jurídicas assinem digitalmente com agilidade e segurança. Isso permite a realização da mesma atividade em qualquer lugar do mundo. E há diferentes tipos de Certificados Digitais.
O e-CPF é para pessoa física, sendo a versão eletrônica do Cadastro de Pessoa Física (CPF) funcionando como a sua identidade na internet;. Além dele, o e-CNPJ é para empresas e deve ser emitido para o representante legal da companhia;. No caso de e-PJ ou NF-e, eles servem para assinatura de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e).
Justamente por seu alcance global, o Certificado Digital também já contribuiu para o desenvolvimento tecnológico das organizações públicas e privadas. No site da Receita Federal, por exemplo, ele auxilia no preenchimento automático da declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) e no acesso aos serviços exclusivos no site da Receita Federal.
Outras iniciativas divulgadas é o Certificado Digital na Carteira de Identificação Estudantil (CIE) e o novo passaporte eletrônico brasileiro, que já tem assinatura digital assinado com a identidade virtual, o que expandiu a validade do documento internacional. As implementações cresceram a partir de 2014.
Como fazer a retificação do SPED
A partir de janeiro de 2013, o SPED fiscal pode ser retificado, sem autorização, até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração. Ou seja, caso você tenha mandado o sistema em março de 2017, ele pode ser retificado sem autorização da Receita até 30 de junho de 2017. Você pode conferir as cláusulas do ajuste SINIEF, de 28 de setembro de 2012, publicada no Diário Oficial da União em 4 de outubro do mesmo ano.
Segue:
D.O.U.: 04.10.2012
Cláusula segunda: A cláusula décima terceira do Ajuste SINIEF 02/09 passa a vigorar com a seguinte redação:
“Cláusula décima terceira: O contribuinte poderá retificar a EFD:
I – até o prazo de que trata a cláusula décima segunda, independentemente de autorização da administração tributária;
II – até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração, independentemente de autorização da administração tributária, com observância do disposto nos §§ 6º e 7º;
III – após o prazo de que trata o inciso II desta cláusula, mediante autorização da Secretaria de Fazenda, Receita, Finanças ou Tributação do seu domicílio fiscal quando se tratar de ICMS, ou pela RFB quando se tratar de IPI, nos casos em que houver prova inequívoca da ocorrência de erro de fato no preenchimento da escrituração, quando evidenciada a impossibilidade ou a inconveniência de saneá-la por meio de lançamentos corretivos.
(…)
- 4º O disposto nos incisos II e III desta cláusula não se aplica quando a apresentação do arquivo de retificação for decorrente de notificação do fisco.
- 5º A autorização para a retificação da EFD não implicará o reconhecimento da veracidade e legitimidade das informações prestadas, nem a homologação da apuração do imposto efetuada pelo contribuinte.
A retificação pode ser feita no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Desde 2013, o prazo para corrigir os arquivos da EFD sem autorização da Receita Estadual ou da Receita Federal é de apenas três meses. Após este prazo, a empresa passa a depender da autorização do fisco.
O próprio SPED oferece um guia prático para ajudar a fazer e enviar o seu arquivo de SPED Fiscal.
O pedido de retificação só pode ser justificado por erro de fato no preenchimento da escrituração, evidenciando que não é possível fazer as correções através de lançamentos corretivos, extras.
É recomendável enviar as informações da EFD ICMS/IPI da maneira mais correta possível. Não é uma boa estratégia deixar para corrigir depois através de arquivos retificadores, pois o contribuinte terá que expor seus erros para a fiscalização.
Ela poderá e irá arir um procedimento fiscalizatório antes do deferimento do pedido. A Portaria CAT nº 9/2013 no Estado de São Paulo esclarece este ponto:
“Artigo 16 – O pedido para retificação da EFD a que se refere o item 2 do § 2º do artigo 15 será decidido pelo Chefe do Posto Fiscal de vinculação do contribuinte.
- 1º – Para fins de análise do pedido, além do exame dos documentos exigidos, poderão ser realizadas verificações fiscais”.
A conferência através do Arquivei
Caso seu interesse seja simplificar o processo de buscas pelas notas para fazer o SPED, você deve estar procurando por softwares específicos para esse fim. E a plataforma do Arquivei tem destaque.
Muitas vezes as notas que são entregues ao arquivo SPED cumprindo todas suas obrigações acessórias, não são confrontadas por nenhum outro sistema. Ou seja, se você deixou alguma nota de fora, não tem como saber a olho nu.
Analisar tudo, nota por nota, seria quase impossível, por isso investir em tecnologia para a correta gestão e armazenamento de arquivos fiscais é a melhor opção e a plataforma do Arquivei oferece este serviço.
O contador normalmente recebe de seus clientes todas as notas geradas em suas vendas. Mas grande parte deles têm problemas quanto ao recebimento das notas emitidas contra uma empresa. Ou seja, aquelas relacionadas às compras que o cliente faz de insumos e produtos. A não escrituração de uma nota pode acarretar em uma série de erros na apuração dos impostos e inexatidões nos cadastros e registros do arquivo.
É um problema também fazer negócios com empresas inaptas. A situação também tem sua dinâmica própria e pode ser alterada várias vezes durante as primeiras 24 horas no site da Receita Federal. Além disso, é considerado errado enviar uma operação que não deveria existir para o disco. Existe até mesmo uma legislação específica que trata e tipifica essa prática.
Com a solução do Arquivei, o contador consegue baixar todas as NFes, NFSes e CTes direto da Secretaria da Fazenda e mais de 150 prefeituras, e garantir o armazenamento desses documentos pelo prazo previsto em lei, atualmente 5 anos mais o ano corrente.
O Arquivei garante um armazenamento seguro desses arquivos pelo prazo previsto na legislação, atualmente 5 anos mais o ano corrente.
Depois de ter todas as suas notas com segurança, você pode utilizar o aplicativo de “Conferência de SPED” e o Arquivei vai te informar quais notas estão na plataforma e não estão no seu SPED. Após essa conferência a empresa não vai mais entregar nenhuma obrigação incompleta.
Veja como o aplicativo funciona na prática:
Conclusão
A auditoria eletrônica de arquivos fiscais vem se mostrando uma importante ferramenta para auxiliar e orientar o trabalho dos profissionais das áreas de TI, fiscal e contábil. Através dos rápidos diagnósticos que simulam verificações e cruzamentos realizados pela Receita, é possível planejar quais ações tomar, eleger prioridades e mapear as origens dos problemas.
As ferramentas tem um foco na melhoria contínua de processos e no saneamento das informações que podem gerar grandes prejuízos para as empresas e seus profissionais.
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