A Escrituração Contábil Digital (ECF) é uma obrigação fiscal que faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). A entrega do ECF por meio eletrônico é um avanço na relação entre os contribuintes e o Fisco, mas muita gente ainda tem dúvidas sobre como é feita a transmissão do documento.
A transmissão do ECF pelo SPED tem como objetivo substituir por um arquivo digital a transmissão dos seguintes livros contábeis:
- Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento.
O SPED facilita a fiscalização por parte da autoridade tributária ao integrar as informações tanto de interesse do governo federal quanto do estadual.
A Receita Federal traz atualizações anuais sobre as obrigatoriedades acessórias relacionadas à ECF, a Escrituração Contábil Digital (EDC) e o eSocial Simples Doméstico. Estar atento às novidades no site da Receita é fundamental para sua empresa ou escritório de contabilidade não ser pego de surpresa por alguma mudança.
São obrigadas a transmitir a ECF fiscal todas as empresas devidamente regularizadas como Pessoas Jurídicas, com as seguintes exceções:
- Empresas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições (Simples Nacional);
- Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
- Pessoas Jurídicas inativas.
Requisitos para a entrega da ECF
Para entregar a ECF por meio do sistema SPED, você precisa de um certificado digital, que é uma assinatura eletrônica com validade jurídica. Vale ressaltar que, para a transmissão, são obrigatórias duas assinaturas: uma do contador e outra da pessoa jurídica.
A assinatura do contabilista é feita por meio de certificados digitais de pessoa física (e-PF ou e-CPF). Já na assinatura da Pessoa Jurídica, os certificados digitais válidos são do tipo A1 ou A3: e-PJ ou e-CNPJ do estabelecimento que contenha a mesma base do CNPJ.
Você pode conferir todas as informações detalhadas sobre a transmissão da Escrituração Contábil Digital por meio do Manual da ECF, disponível no site da Receita Federal.
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Qual o prazo para emissão do SPED ECF?
Desde 2016, a ECF deve ser transmitida uma vez por ano até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a qual os documentos se referem.
Tecnologia para ajudar na gestão da ECF Fiscal
Toda empresa deve se preocupar com melhorias contínuas na gestão de seus processos e o monitoramento de resultados. Informações perdidas no dia a dia contábil podem provocar imensos prejuízos à organização quando esta passa por alguma fiscalização.
A busca pelas notas fiscais para fazer o SPED é uma das ações mais importantes e trabalhosas na hora de fazer a transmissão. Por isso, contar com ferramentas que automatizam o processo, como a plataforma do Arquivei, é fundamental para otimizar o tempo e evitar problemas.
O Arquivei armazena todas as notas necessárias na rotina contábil e permite a busca inteligente por arquivos importantes.
Com a plataforma, o responsável pelo trabalho baixa todas as NFes, NFSes e CTes direto da Secretaria da Fazenda e mais de 150 prefeituras e garante o armazenamento desses documentos pelo prazo de cinco anos, conforme previsto em lei.
Por meio do aplicativo de “Conferência de SPED ECF”, incluso na plataforma, é possível conferir se todos os documentos obrigatórios constam no sistema e se sua empresa ou escritório de contabilidade não entregou nenhuma obrigação incompleta.
