Consultar NFe, CTe e NFSes é necessário para cumprir com todas as obrigações fiscais da empresa e é um processo que pode ser realizado de forma fácil e automática, otimizando o tempo da equipe contábil.
Esperar pela Nota Fiscal do fornecedor por e-mail ou a consulta manual através do site da Sefaz despendem muito tempo e esforços desnecessários, desde que a empresa tenha acesso à uma ferramenta de consulta automática de NFe.
Com tantos avanços tecnológicos por parte do Fisco, o escritório contábil e o departamento fiscal da empresa não podem ficar pra trás. Veja como otimizar o tempo na consulta:
Consulta de NFe e CTe através da Sefaz Nacional
Assim que uma NFe é emitida, ela já fica disponível para consulta no site da Sefaz. Veja a imagem abaixo:
As instruções para conseguir consultar NFe são claras:
- Chave de Acesso: deve ser informado o número de 44 dígitos presentes no DANFe (Documento Auxiliar de NFe);
- Código impresso ao lado: digite os 6 caracteres da imagem. Essa informação ajuda a evitar consultas por programas automáticos, que dificultam a utilização do aplicativo pelos demais contribuintes;
- Para que a consulta funcione corretamente, é necessário que seu navegador esteja habilitado para gravação de “cookies”.
É importante lembrar que o DANFe (Documento Auxiliar de NFe, impresso em papel que acompanha a mercadoria durante seu transporte) tem em seu conteúdo a chave de acesso.
Porém, o documento que tem a validade jurídica não é o DANFe e sim o arquivo XML da NFe, que deve ser armazenado por, no mínimo, 5 anos.
A falta de uma de um arquivo XML requerido pelo Fisco pode acarretar à multas de até R$ 5 mil por mês ou fração e ainda a impossibilidade de participar de licitações e concorrências públicas.
São muitos requisitos para conseguir apenas 1 (uma) NFe por vez. Com as NFSes (Notas Fiscais de Serviço eletrônica) não é diferente, cada prefeitura tem o seu webservice que disponibiliza as Notas, o que dificulta ainda mais o acesso.
Agora veja como otimizar o tempo na consulta de NFe, CTe e NFSe apenas automatizando processos:
Consulta de NFe, CTe e NFSe automática
A plataforma do Arquivei entrega de forma rápida os XMLs de NFe e CTe, pois não exige a chave de acesso da Nota, basta conectar o certificado digital A1 ou A3.
Além disso, a empresa tem acesso em tempo real à todas as Notas Fiscais, por conta da automatização do processo.
Isso ajuda muito o contador a ajustar eventuais discrepâncias de forma antecipada, agilizando o processo no recebimento da informação e no fechamento contábil.
É importante frisar que a consulta de NFes feita pelo Arquivei, é uma consulta em lote, ou seja, permite que a empresa consulte diversas Notas Fiscais eletrônicas recebidas em sua base de dados, em lote, ou seja, em grande quantidade.
E, o Arquivei, faz o armazenamento de NFe, CTe, NFSe, CFe-SAT e NFCe, deixando o empreendedor tranquilo com relação às multas por conta da perda desses documentos.
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Vantagens da consulta automática de NFe, CTe e NFSe
Com a consulta automática de NFe, CTe e NFSe, a empresa alcança uma redução de tempo no processo manual.
Agora a equipe contábil consegue respirar para realizar entregas obrigatórias de escrituração com mais qualidade, além de análises e relatórios referentes às finanças e responsabilidades fiscais da empresa.
A entrega do SPED fiscal, por exemplo, exige que os arquivos enviados não tenham erros ou omissão de informações, pois existem multas relacionadas à ECD, ECF e outras obrigações acessórias.
Outra vantagem da consulta automática de NFe feita pela Arquivei é a garantia da integridade dos dados, vindos pela Sefaz.
O fechamento do mês, por exemplo, também fica bem mais simples de realizar. Veja como Fisco vê a organização fiscal de documentos que transitam nas empresas:
O Fisco e a consulta de Documentos Fiscais eletrônicos (DFes)
Para o Fisco, os Documentos Fiscais eletrônicos (DFes) indicam como está a rotina fiscal da empresa. Caso este órgão realize uma fiscalização, a empresa precisa entregar todos os XMLs requeridos.
Inclusive no caso de Notas frias, que são Notas Fiscais emitidas sem que a empresa tenha o conhecimento. Se a empresa consulta com o auxílio da chave de acesso, provavelmente só vai tomar ciência quando o Fisco bater na porta pedindo o XML dessa Nota.
Além das Notas Frias, ainda existem os outros eventos, como Notas Fiscais canceladas pelo fornecedor e diversas outras situações.
A divulgação do relatório de balanço da fiscalização da Receita Federal do primeiro semestre deste ano (2017), movimentou o mundo contábil, principalmente porque o número é bastante expressivo, foram cerca de R$ 73 bilhões de créditos tributários recolhidos.
Esse número significa o segundo maior valor já creditado pela Receita além de um acréscimo de 12,6% em relação ao primeiro semestre do ano anterior.
Não perca mais tempo, pare de fazer a consulta manual ou utilizar softwares caros. Ganhe produtividade e libere mais tempo para investir em novos serviços e relatórios contábeis.
Agora que você já sabe um pouco sobre como funcionam as Notas Fiscais, confira os nossos guias completos sobre a Nota Fiscal de Serviços (NFSe) e a Nota Fiscal eletrônica (NFe).
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