A importância da segurança de Notas Fiscais - Blog | Arquivei
Armazenamento e segurança com Arquivei
Publicado em

janeiro, 2018

Escrito por

Yasmin Amaral

A importância da segurança de Notas Fiscais

As Notas Fiscais eletrônicas (NFes) têm seu armazenamento obrigatório e isso pode gerar dúvidas e descuidos.

Gestão de Empresas



Nota Fiscal

Segurança

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A segurança da informação é um dos itens que toda a empresa deve priorizar, principalmente as pequenas e médias empresas. Segundo uma pesquisa realizada em 2015 pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (FIESP), as indústrias de pequeno e médio portes são as mais suscetíveis aos ataques virtuais.

As Notas Fiscais eletrônicas (NFes), por exemplo, têm seu armazenamento obrigatório e isso pode gerar dúvidas e descuidos. O fato é que todos os documentos fiscais necessitam de cuidados, pois eles contém informações importantes.

A plataforma do Arquivei se preocupa e se compromete com a segurança de Notas Fiscais de seus clientes. Veja a importância de manter seus documentos fiscais seguros e ter uma ferramenta que garanta essa segurança.

Armazenamento seguro de Notas Fiscais

Como o armazenamento das Notas Fiscais é obrigatório por, pelo menos, 5 anos, segundo a lei vigente, confiar na guarda de documentos em um computador da empresa pode ser perigoso.

Há pouco tempo, um vírus conhecido como ransomware, estava invadindo computadores de empresas e sequestrando dados. Para tentar reaver as informações, as empresas tinham que pagar o valor solicitado em bitcoin.

Este problema não teria acontecido se as informações e dados relevantes estivessem armazenados em nuvem.

Armazenamento em nuvem

Através dos serviços da Amazon, utilizados pelo Arquivei, é possível assegurar que os documentos fiscais estarão armazenados sem qualquer risco de perda.

Ter os arquivos em nuvem e utilizar a plataforma do Arquivei permite:

  • Acesso rápido às informações;
  • Organização e gestão inteligente;
  • Redução de custos;
  • Diminuição de erros;
  • Segurança;
  • Fácil análise de informações;
  • Filtros rápidos por qualquer campo da Nota, como CFOP e outros tributos.

Para fazer uma organização correta, que seja capaz de evitar perda ou roubo é prático ter uma plataforma de armazenamento e consulta de NFes e outros documentos fiscais com o Arquivei. Teste gratuitamente!

O Fisco e a obrigatoriedade de armazenamento

Segundo o CONFAZ (Conselho Nacional da Política Fazendária), não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.

A penalidade pode chegar a prisão. A lei de número 8137 prevê os crimes contra a “Ordem Tributária”. Lá se encontram as determinações contra a não apresentação de notas fiscais ou dos códigos XML da documentação eletrônica.

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Sites de consulta de XML que não pedem certificado digital e o armazenamento prejudicado

Fique atento pois, qualquer site que ofereça baixar o arquivo XML das suas Notas sem o certificado digital merece atenção para a questão da segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal.

Em um site desses geralmente o sistema basicamente quebra o captcha e baixa a nota sem o campo xMotivo (que traz a autorização de uso da Sefaz), tornando o XML totalmente inválido.

Então, armazenar este arquivo XML falso não irá servir quando a empresa sofrer uma fiscalização.

Além disso, um procedimento sem segurança e sem o certificado digital pode estar expondo suas informações, e de seus clientes, a terceiros mal intencionados.

O Arquivei, apesar de baixar XML sem a necessidade da chave de acesso da Nota, pede o certificado digital. Esta é a única maneira de ter o documento válido juridicamente.

Entenda a importância do certificado digital para realizar a conexão direta com a Secretaria da Fazenda.

Conexão com a Secretaria da Fazenda

A Secretaria da Fazenda (Sefaz) disponibiliza uma API (Application Programming Interface) de conexão com o seu serviço de consulta de Notas Fiscais. Desta maneira, alguns softwares conseguem consultar as Notas direto da Sefaz, como o Arquivei.

Porém, a Sefaz exige a utilização do certificado digital para que seja validada a utilização devida deste documento. Terceiros não podem ter acesso ao certificado digital e às suas Notas.

Portanto, não confie em qualquer site ou software que ofereça baixar suas Notas Fiscais.

Conclusão

O armazenamento e a gestão manual não são práticos, exigindo que as entregas sejam realizadas à mão e reduzindo exponencialmente a produtividade do setor contábil ou do responsável por essa função na empresa, o que volta a ser um problema para a empresa.

Se a plataforma garante a segurança do armazenamento dos arquivos XML em servidores na nuvem, já é um passo à frente que sua empresa estará dando em relação aos que preferem consultar e armazenar manualmente.

Também é preciso reconhecer a versatilidade que a cloud computing oferece, permitindo que todos os dados sejam acessados a qualquer hora e lugar por meio de dispositivos móveis.

Além de estar de acordo com a lei em termos de armazenamento de documentos fiscais e evitar penalidades contra a empresa, o Arquivei mostra gráficos para análises mais profundas.

Agora que você já sabe um pouco sobre como funciona a Nota Fiscal de Serviços, acesse o nosso guia completo e saiba tudo sobre a NFSe!

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