Para armazenar Notas Fiscais corretamente basta:
1. Baixar as Notas Fiscais;
2. Subir as Notas Fiscais (fazer upload) em um sistema que garanta o armazenamento com segurança desses arquivos, pois o armazenamento de Notas Fiscais em arquivo XML é obrigatório.
Quando alguma transação comercial de compra ou venda acontece, as partes envolvidas dificilmente esperam que essa relação irá terminar em problemas e dores de cabeça para um dos lados. Por esse motivo, é raro encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais, que podem facilitar a solução de qualquer problema que possa ocorrer.
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Quando a sua empresa é quem vende, não armazenar as notas fiscais da forma correta se torna ainda mais grave!
Afinal, segundo a legislação brasileira, o cliente é a parte mais frágil, portanto, é obrigação da empresa provar que está certa se houver alguma acusação contra ela. Além disso, não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por documento perdido.
Quer saber os verdadeiros riscos de não armazenar corretamente as notas ficais da sua empresa? Então confira o nosso artigo e descubra como fazer para organizar os comprovantes e solucionar suas dúvidas sobre o assunto:
Quais são os riscos de não arquivar notas fiscais?
Segundo a legislação brasileira, a nota fiscal precisa ser armazenada por 5 anos, que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas. Caso a empresa falhe em cumprir com essa obrigação, ela pode ser severamente punida. Além disso, sem a posse da nota fiscal, sua empresa não poderá, por exemplo, vender equipamentos que não usa mais, pois ela não possui mais o comprovante fiscal desses bens para entregar ao novo comprador.
Além de questões de fiscalização, guardar as notas fiscais é essencial para poder usar as garantias dos produtos que a loja usa ou vende. Pode acontecer também, por exemplo, uma cobrança indevida por parte das concessionárias de água, luz e telefone, tributos como imposto de renda, quitação de aluguel, entre outras. Por isso, é bom estar sempre prevenido e com as notas fiscais bem guardadas.
E uma curiosidade: as notas fiscais eletrônicas possuem muito mais informações do que vemos – e isso pode ser usado a favor da própria empresa, guiando decisões gerenciais. Mas falaremos disso numa próxima oportunidade!
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Como armazenar as notas fiscais corretamente?
Em apenas um dia de trabalho, algumas empresas podem emitir dezenas de notas fiscais, gerando uma grande quantidade de comprovantes em pouco tempo. E como a legislação brasileira obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais pelo espaço de 5 anos, estamos falando de centenas de milhares de documentos fiscais.
O grande problema é que todos esses XMLs e DANFes precisam ser organizados de forma que todas as notas fiscais possam ser encontradas rapidamente, sem que haja perda de tempo ou o risco de perder notas importantes.
Por isso, sua empresa precisa armazenar suas notas em um aplicativo eficiente e organizado, que te dê acesso as suas notas em um só clique. Assim você pode deixar de depender de e-mails para receber seus XMLs e trabalhar com mais organização e agilidade na sua empresa.
O que guardar e por quanto tempo?
Confira os comprovantes que sua empresa precisa arquivar para não ter problemas futuros com fiscalização ou cobranças indevidas:
- Pagamentos de água e luz, telefone e gás: arquivar comprovantes por 5 anos.
- Tributos em geral, como IPTU, DIPJ, entre outros: manter recibos por 5 anos.
- Quitação de aluguel e outros comprovantes de pessoa física: guardar os por 3 anos.
- Cartões de crédito: guardar por 5 anos. Salvo as faturas que venceram antes de 11 de janeiro de 1993, que devem ser guardadas por 20 anos pela regra do antigo Código Civil.
- Produtos duráveis: guardar a nota fiscal por 90 dias. No entanto, no caso de defeito de fábrica percebido fora da garantia, o consumidor pode pedir o concerto ou troca, tendo a nota fiscal em mãos.
- Financiamento da imóveis ou veículos: guardar os comprovantes até o fim do pagamento ou do registro da escritura, passando o imóvel para o seu nome.
Confira aqui também algumas dicas para organizar os documentos.
