Quando alguma transação comercial de compra ou venda acontece, as partes envolvidas dificilmente esperam que essa relação irá terminar em problemas e dores de cabeça para um dos lados. Por esse motivo, é raro encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais, que podem facilitar a solução de qualquer problema que possa ocorrer.
Quando a sua empresa é quem vende, não armazenar as notas fiscais da forma correta se torna ainda mais grave! Afinal, segundo a legislação brasileira, o cliente é a parte mais frágil, portanto, é obrigação da empresa provar que está certa se houver alguma acusação contra ela. Além disso, não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por documento perdido.
Quer saber os verdadeiros riscos de não armazenar corretamente as notas ficais da sua empresa? Então confira o nosso artigo e descubra como fazer para organizar os comprovantes e solucionar suas dúvidas sobre o assunto:
Quais são os riscos de não arquivar notas fiscais?
Segundo a legislação brasileira, a nota fiscal precisa ser armazenada por 5 anos, que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas. Caso a empresa falhe em cumprir com essa obrigação, ela pode ser severamente punida. Além disso, sem a posse da nota fiscal, sua empresa não poderá, por exemplo, vender equipamentos que não usa mais, pois ela não possui mais o comprovante fiscal desses bens para entregar ao novo comprador.
Além de questões de fiscalização, guardar as notas fiscais é essencial para poder usar as garantias dos produtos que a loja usa ou vende. Pode acontecer também, por exemplo, uma cobrança indevida por parte das concessionárias de água, luz e telefone, tributos como imposto de renda, quitação de aluguel, entre outras. Por isso, é bom estar sempre prevenido e com as notas fiscais bem guardadas.
E uma curiosidade: as notas fiscais eletrônicas possuem muito mais informações do que vemos – e isso pode ser usado a favor da própria empresa, guiando decisões gerenciais. Mas falaremos disso numa próxima oportunidade!
Como armazenar as notas fiscais corretamente?
Em apenas um dia de trabalho, algumas empresas podem emitir dezenas de notas fiscais, gerando uma grande quantidade de comprovantes em pouco tempo. E como a legislação brasileira obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais pelo espaço de 5 anos, estamos falando de centenas de milhares de documentos fiscais.
O grande problema é que todos esses XMLs e DANFEs precisam ser organizados de forma que todas as notas fiscais possam ser encontradas rapidamente, sem que haja perda de tempo ou o risco de perder notas importantes. Por isso, sua empresa precisa armazenar suas notas em um aplicativo eficiente e organizado, que te dê acesso as suas notas em um só clique. Assim você pode deixar de depender de e-mails para receber seus XMLs e trabalhar com mais organização e agilidade na sua empresa.
O que guardar e por quanto tempo?
Confira os comprovantes que sua empresa precisa arquivar para não ter problemas futuros com fiscalização ou cobranças indevidas:
- Pagamentos de água e luz, telefone e gás: arquivar comprovantes por 5 anos.
- Tributos em geral, como IPTU, DIPJ, entre outros: manter recibos por 5 anos.
- Quitação de aluguel e outros comprovantes de pessoa física: guardar os por 3 anos.
- Cartões de crédito: guardar por 5 anos. Salvo as faturas que venceram antes de 11 de janeiro de 1993, que devem ser guardadas por 20 anos pela regra do antigo Código Civil.
- Produtos duráveis: guardar a nota fiscal por 90 dias. No entanto, no caso de defeito de fábrica percebido fora da garantia, o consumidor pode pedir o concerto ou troca, tendo a nota fiscal em mãos.
- Financiamento da imóveis ou veículos: guardar os comprovantes até o fim do pagamento ou do registro da escritura, passando o imóvel para o seu nome.
Confira aqui também algumas dicas para organizar os documentos.
E então, percebeu a importância de arquivar corretamente suas notas fiscais emitidas e recebidas? Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto? Então conte para a gente nos comentários!
