É muito mais comum que se use o termo “retificação da ECD” de arquivos enviados, porém o termo usado para validação de arquivos é “substituição”.
Entenda a diferença e em que situações pode haver a substituição da ECD(ou a Retificação da ECD)
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Prazo para ECD
Substituição para livros já transmitidos: como realizar
Passo a passo para substituição do livro digital (Retificação da ECD)
Quem deve assinar a substituição (ou retificação da ECD)
O SPED
O SPED e a Agilidade nas empresas
Prazo para ECD
O prazo para a entrega da ECD (Escrituração Contábil Digital) passou a acontecer no último dia útil do mês de maio do ano posterior ao ano-calendário em que foi realizada a escrituração. Considerando o ano de 2018, por exemplo, a documentação relativa ao ano-calendário de 2017 deve ser entregue até o dia 30 de maio.
Situações especiais
Para as situações especiais como cisão, fusão, incorporação ou extinção, entram em vigor modificações:
Caso 1: Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de maio do ano da escrituração.
Caso 2: Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês subsequente ao do evento.
Quem deve entregar a ECD
Segundo o art. 3º da Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil a que se refere a Escrituração Contábil Digital, deverão apresentar a ECD todas as pessoas jurídicas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas.
As Sociedades em Conta de Participação (SCP) enquadradas nas hipóteses de obrigatoriedade de apresentação da ECD devem apresentá-la como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo:
- SCP tributada pelo lucro real
- SCP tributada pelo lucro presumido, que distribuir, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita.
- SCP de imunes e isentas que auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja inferior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais) no ano-calendário a que se refere a escrituração contábil, ou proporcional ao período.
Substituição para livros já transmitidos: como realizar
No caso de substituição ou retificação da ECD, deve-se verificar o andamento dos trabalhos de autenticação por meio do PVA do SPED.
O acesso se dá pelo botão: “Consulta Situação”.
O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA do Sped Contábil, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial) ou substituído.
Em alguns casos, a substituição não é possível ser realizada, veja quais são esses casos:
Status | Permite Substituição |
Em análise | Não |
Em Exigência | Sim |
Autenticado | Não (*) |
Substituído | Não |
Recebido | Sim |
Recebido Parcialmente | Sim |
Aguardando Processamento | Sim |
Aguardando Pagamento | Sim |
Após a autenticação do livro, as substituições de lançamentos com erro estão disciplinadas no art. 16 da Instrução Normativa DREI no 111/13:
Art. 16. A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
Parágrafo Único: Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.
O ato normativo também esclarece a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:
Art. 34. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário individual, a empresa individual de responsabilidade Ltda – Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades fará publicar, em jornal de grande circulação do local do estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição.
§ 1o Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
§ 2o A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.
§ 3o No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.
(*) De acordo com os art. 17, 18, 19, 20 e 21 da Instrução Normativa DREI no 111/13:
Art. 17. Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração.
Parágrafo Único: Entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração qualquer erro que não possa ser corrigido na forma do artigo precedente e que gere demonstrações contábeis inconsistentes.
Art. 18. O termo de cancelamento será lavrado:
I – Na mesma parte do livro onde foi lavrado o Termo de Autenticação, no caso de livro em papel ou fichas; e
II – Em arquivo próprio, quando livro digital.
Art. 19. O termo de cancelamento será lavrado por autenticador e conterá número do processo administrativo ou judicial que o determinou.
Art. 20. O processo administrativo poderá ser instaurado pela Junta Comercial ou por iniciativa do titular da escrituração.
Parágrafo Único: Quando o cancelamento for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de fato que a torne imprestável, deverá ser anexado ao processo administrativo, laudo detalhado firmado por dois contadores.
Art. 21. Identificado erro material a Junta Comercial enviará ofício ao Departamento de Registro Empresarial e Integração, solicitando o cancelamento do Termo de Autenticação de livro digital, justificando claramente o motivo para o referido cancelamento.
Parágrafo Único: O DREI encaminhará ao gestor do Sped, na Receita Federal do Brasil, ofício com a solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro (Nome Empresarial, tipo de livro, no de ordem e período a que se refere), para providências cabíveis.
Livros | Substituição (Retificação da ECD) |
G | Pode ser substituído por outro livro G ou pelos livros R ou B. |
R | Pode ser substituído por outro livro R ou pelos livros G ou B. |
B | Pode ser substituído por outro livro B ou pelos livros G ou R. |
A | Pode ser substituído por outro livro A ou pelo livro Z. |
Z | Pode ser substituído por outro livro Z ou pelo livro A. |
No ECD é possível transmitir uma escrituração de um ano-calendário posterior e, depois, transmitir a escrituração de um ano-calendário anterior, sem multas ou prejuízos.
E essa regra vale para substituições também.
Passo a passo para substituição do livro digital (Retificação da ECD)
Corrija as informações no próprio arquivo (livro digital): se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura.
Valide o livro no PVA do SPED ECD. Selecione: Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil.
Assine.
Gere o requerimento de substituição.
Assine o requerimento.
Transmita.
Observação: A partir da versão 3.X do PVA do ECD, é possível corrigir as informações no próprio PVA que possui a funcionalidade de edição de campos.
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Quem deve assinar a substituição (ou retificação da ECD)
Uma informação importantíssima: somente um contador pode realizar a substituição da ECD, mas para sua transmissão, é necessário que um outro contador assine.
O SPED
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi instituído em 2007 e significa mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. Desde sua implantação, a Receita Federal do Brasil (RFB) traz novidades com relação às obrigatoriedades acessórias.
As empresas e escritórios contábeis, já estão se habituando às notícias sobre mudanças e atualizações referentes os SPED.
Exemplo disso é a criação da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), da Escrituração Contábil Digital (ECD) e do eSocial Simples Doméstico.
O sistema tem a finalidade de unificar a recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos integrantes das escriturações contábil e fiscal das pessoa jurídica, através de um fluxo computadorizado de informações.
O objetivo do SPED também é facilitar a fiscalização, por meios de canais únicos, o que dificulta informações desencontradas.
O SPED e a Agilidade nas empresas
Analisar toda a documentação fiscal, nota por nota, é uma tarefa morosa e passível de muitas falhas.
O Governo, leia-se Fisco e Receita Federal, está investindo em tecnologia e soluções digitais.
Investir em tecnologia para a correta gestão e armazenamento de documentos fiscais é a melhor opção.
Com a solução do Arquivei, é possível baixar NFes, NFSes e CTes direto da Secretaria da Fazenda e prefeituras, e ainda garantir o armazenamento desses documentos pelo prazo previsto em lei: 5 anos mais o ano corrente.
Com a garantia de ter todas as suas notas com segurança, é possível e recomendável utilizar o aplicativo de “Conferência de SPED” e o Arquivei vai te informar quais notas estão na plataforma e não estão no seu SPED.
Assim, grande parte de problemas relacionados à documentos fiscais e entrega de obrigações estará resolvida.
