A profissão contábil vem se transformando numa tendência natural e assumindo papéis além daqueles de fornecimento de informações para os tomadores de decisão.
O Código Civil de 2002 veio para transparecer até que ponto a responsabilidade civil profissional contábil pode ir frente às decisões. Levando em consideração que o empresário também passa a responder solidariamente pela exatidão, confiabilidade e veracidade das demonstrações contábeis, seja em possíveis erros e até mesmo em fraudes. É importante que ambos trabalhem em sintonia e todas as informações sejam sempre esclarecidas e reportadas as demonstrações de forma verídica.
Além do que, seja qual for o porte ou natureza jurídica da empresa, ela é obrigada a manter escrituração contábil completa, uma forma de gerenciar e controlar o patrimônio, e garantir a saúde financeira da organização. A escrituração contábil não é apenas uma necessidade gerencial, muito além disto, ela passa a ser uma exigência na legislação.
Mas existem suas restrições quando se trata de responsabilidades, já que algumas são exclusivas da empresa e outras do contador. Vejamos alguns exemplos:
Conservação e guarda de notas: responsabilidades da empresa
Um grande equívoco que ocorre é pensar que a guarda do arquivo XML (Nota Fiscal Eletrônica – NFe) é de obrigatoriedade do contador, o que não é! O destinatário (e o emissor) são responsáveis pela sua guarda, por um período mínimo de cinco anos mais o vigente, mesmo nos casos em que seja realizado por serviço contábil terceirizado.
É o Fisco que determina que a responsabilidade de guardar a NFe seja dos contribuintes. A empresa é responsável por emitir a Nota e repassar o arquivo XML, gerado junto à SEFAZ, aos envolvidos e interessados na operação. O destinatário, além de receber e guardar, deve checar a integridade e autenticidade das informações do conteúdo, no site da fazenda ou por um serviço especializado. É imprescindível que todos os arquivos sejam guardados e validados, o que evita inconformidades numa futura fiscalização.
Logo, as principais responsabilidades da empresa emissora em se tratando de NFes:
- Emitir a Nota Fiscal Eletrônica junto aos servidores da Secretaria da Fazenda;
- Fornecer o arquivo XML da Nota, assinado e autorizado, ao destinatário e interessados da operação;
- Armazenar por pelo menos 5 anos o XML da NFe;
E, para a empresa destinatária:
- Receber e validar os arquivos da NFe;
- Armazenar os arquivos XML por pelo menos 5 anos.
Principais serviços prestados pelo contador
Apesar de estarem sendo substituídos por seus formatos digitais, os livros contábeis e fiscais permanecem como obrigatoriedade do contador, que responde pelos atos relativos à escrituração dos mesmos.
Cabe ao contador:
- Registrar a abertura da empresa;
- Confeccionar o contrato social;
- Cuidar de toda documentação da empresa;
- Realizar escrituração Contábil;
- Elaborar guias de recolhimento dos encargos tributários;
- Efetuar registro de contratação e demissão de funcionários, bem como da folha de pagamento;
- Assessoria e orientação nos negócios da empresa.
A partir do momento que uma empresa adquire responsabilidade jurídica, todos os atos e fatos deverão ser reportados ao Fisco, o que vincula o profissional contábil diretamente, através da responsabilidade de repassar todas as informações por meio das obrigações fiscais e tributárias. O contador tem mais responsabilidades do que ele possa imaginar.
O que as empresas devem exigir
Mensalmente os clientes devem exigir do profissional contábil o Balancete Contábil, além de todas as guias de contribuições, encargos e impostos, com suas devidas planilhas de cálculos. É de suma importância que as informações sejam devidamente reportadas aos interessados, como forma de manter claramente a situação da empresa e auxiliar na gestão fiscal e contábil.
É preciso ficar atento a transparência das informações, já que a natureza jurídica da responsabilidade pode ser tanto contratual quanto extracontratual. Em casos que o contabilista pratique atos dolosos, tanto o profissional como o empresário irão responder solidariamente.
E é sempre bom lembrar que manter uma boa organização e gestão de documentos fiscais possui vantagens que vão além da conformidade com a lei: pode aumentar a eficiência de processos simples dentro da empresa, reduzindo custos e economizando tempo, como mostramos neste post aqui!
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