Uma boa gestão possui vários aspectos para que as operações tenham um bom fluxo de funcionamento. Inclusive, uma das partes essenciais diz respeito ao departamento fiscal. A título de exemplo, o relatório de notas fiscais emitidas precisa ser gerado com assertividade sempre.
Com o grande fluxo de produtos e serviços do negócio, nada mais lógico que organizar toda a documentação para manter a conformidade fiscal. E, você já sabe que as notas são documentos que comprovam as operações realizadas entre vendedor e comprador.
Por isso, contamos com a Lei 5.172/96 que determina a guarda de todas as notas por um período de 5 anos, mesmo quando emitidas eletronicamente.
Neste sentido, é sempre bom lembrar: a Secretaria da Fazenda não armazena notas fiscais — isso é responsabilidade do seu negócio. Então, o que fazer com tantas notas guardadas? E também, como você pode entender o rumo que o negócio está tomando a partir das notas?
A resposta para ambas perguntas é simples: por meio da geração de relatórios. Quer entender melhor? Confira a seguir.
Por que acompanhar os dados de notas fiscais emitidas?
Fazer acompanhamento periódico é fundamental para ter eficiência na zona fiscal e identificar possíveis erros e inconsistências de informações. Um dos motivos para isso leva em conta o compliance, pois a lei exige a emissão de notas fiscais para todas as transações comerciais.
Outro motivo é por conta do controle financeiro, pois as NFes fornecem informações detalhadas sobre as vendas, incluindo data, valores e dados dos compradores. Acompanhar esses dados permite uma visão mais clara da receita gerada, e como consequência, ajuda a tomar as melhores decisões para o negócio.
Além disso, se faz relevante manter um bom planejamento tributário, a partir desse acompanhamento. Isso porque, por meio das notas, identificamos os valores dos impostos recolhidos, como o ICMS e ISS. Assim, conseguimos otimizar custos e evitar problemas com a receita federal.
Mais um motivo para acompanhar os dados das notas emitidas é a gestão de estoque. Desta forma, você tem uma visão completa sobre as mercadorias vendidas e possíveis encalhes e reposições.
Quais dados de notas fiscais emitidas devo acompanhar?
Sua equipe emitiu notas fiscais? Esses são os dados principais para acompanhar com recorrência:
- Número da nota fiscal, com uma sequência única para cada documento;
- Data de emissão, para o controle financeiro e conformidade com o prazo legal de armazenamento de anos;
- Dados do comprador, como o nome, CPF ou CNPJ, endereço, razão social (se houver), e outros;
- Informações do produto ou serviço prestado para auxiliar no controle de estoque e cálculo de impostos: quantidade, descrição, valor unitário, código de barras;
- Impostos incidentes: ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS e outros;
- Forma de pagamento, para o controle do fluxo de caixa: o cliente pagou à vista, a prazo, no boleto ou em espécie?
Como fazer a gestão das notas fiscais emitidas?
Agora que você já sabe o quão relevante é acompanhar as emissões das notas e os dados para ficar de olho, chegou a hora de entender se a gestão das notas fiscais emitidas por você é eficiente. Que tal tirar essa dúvida a seguir?
O primeiro passo é estabelecer um sistema de armazenamento destes documentos. No mundo digital de hoje, leve em consideração criar pastas digitais com categorização de data ou cliente. Para garantir a integridade dos arquivos, não deixe de fazer backups regularmente.
Quer mais eficiência nessa tarefa? Conte com softwares especializados em gestão empresarial, como a Arquivei. Com um leque de funcionalidades, é possível automatizar toda a gestão de notas fiscais e minimizar erros. Falaremos mais sobre o assunto daqui a pouco.
Mais um passo para auxiliar na gestão de notas emitidas é manter um registro atualizado, com os principais dados citados no tópico anterior.
Outro ponto é realizar a conciliação bancária, com o objetivo de comparar os registros do que foi emitido com as entradas no extrato do banco. Faça isso para identificar possíveis discrepâncias.
Você também deve acompanhar as obrigações fiscais divulgadas pelos órgãos responsáveis todo ano, pois algumas datas podem sofrer alterações. É desta forma que você evita multas e sanções.
Utilize todas as informações coletadas nos passos anteriores para gerar o relatório de notas fiscais emitidas. Assim, há auxílio para tomar decisões estratégicas e embasadas por dados verídicos. Ok, mas como gerar este tipo de relatório? Fique sabendo no próximo tópico.
Como gerar um relatório de notas fiscais emitidas?
Existem duas maneiras de realizar essa tarefa: manual e automática. Caso opte pelo manual, saiba que terá muito trabalho, por conta do grande volume de dados, os quais precisam ser extraídos dos arquivos XML das notas e adicionados em várias colunas. Isto é, voce deve:
- Determinar os dados que deseja adicionar;
- Acessar a pasta de documentos;
- Extrair os dados;
- Formatar o relatório pelo Excel ou Sheets
- Adicionar fórmulas de cálculo e análise, podendo envolver total de vendas e transações por período, ticket médio, impostos pagos, entre outros.
Além de ser demorado, a sua equipe está suscetível a erros, tornando o relicário pouco confiável e com a necessidade de retrabalho.
Como gerar o relatório de notas fiscais emitidas na Arquivei?
Lembra quando falamos sobre softwares especializados em gestão empresarial? A Arquivei é a solução digital ideal para gerar relatório de notas fiscais emitidas com assertividade. Por conta da automatização de processos, gerir a sua empresa ficou mais simples com relatórios desenvolvidos com máxima eficiência e em minutos.
É simples usar no dia a dia: busque por dados de todos os CNPJs cadastrados, crie filtros avançados e pronto. Basta exportar tudo para o Excel para tomar as melhores decisões na empresa.
E tem mais! Aqui, automatizamos os processos de gestão de NFe, NFSe, CTe, MDFe, CDe-SAT e NCFe . Por aqui, você pode:
- Receber,
- Consultar,
- Armazenar
- Gerenciar
Além de ter um time de especialistas pronto para te auxiliar, você economiza tempo e foca em atividades mais estratégicas. Inclusive, não importa o tamanho da sua organização, a Arquivei está preparada para receber pequenas, médias e grandes empresas, além dos escritórios contábeis.
Outra grande vantagem é a possibilidade de integração com sistemas que a sua equipe já utiliza — excluindo a necessidade de adicionar todos os dados de forma manual na plataforma.
E então, vamos agilizar e começar a gerar relatório de notas fiscais emitidas com a Arquivei? Clique aqui e fale com um de nossos consultores e experimente grátis.
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