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Você tem tudo o que precisa para fazer a entrega da RAIS 2023? Entenda neste texto mais detalhes sobre a declaração e evite multas:
RAIS é a Relação Anual das Informações Sociais, instituída há mais de 40 anos pelo Decreto nº 76.900 de 23 de dezembro de 1975. Seu principal objetivo era fornecer ao governo um panorama sobre o mercado de trabalho. Uma vez que ela reúne informações de controle e estatística para que o governo possa prever e subsidiar o âmbito econômico salarial do país.
Por isso, todas pessoas (físicas ou jurídicas) que tivessem contratado algum tipo de empregado estavam obrigadas a declarar a RAIS. E além disso, por meio da RAIS é que o governo poderia identificar o crescimento e desaceleração do mercado de trabalho.
No entanto, a partir de 2019, com o envio das informações do eSocial, as empresas obrigadas ao envio da declaração passaram a substituir a entrega da RAIS por meio dos eventos enviados via eSocial.
Nesse sentido, para que serve a RAIS? Como deve ser enviada? Há alguma exceção quanto ao cumprimento dessa obrigação? Isso, e mais, será esclarecido neste post. Continue a leitura e confira!
1. Importância da RAIS
A RAIS tem uma importância essencial para a economia do Brasil, porque é a declaração que disponibiliza as informações socioeconômicas dos trabalhadores. Essas informações são declaradas pelas pessoas jurídicas e empregadores em geral, e direcionadas ao Ministério do Trabalho e Emprego.
De modo mais direto, podemos dizer que a RAIS é a declaração responsável pela coleta de dados que subsidiam as estatísticas para o controle de registros do FGTS, Arrecadação e Benefício Previdenciários. Além disso, essa declaração serve para a identificação dos trabalhadores com direito ao Abono Salarial PIS/PASEP.
2. Substituição da RAIS no eSOCIAL
A RAIS será feita apenas pelo eSocial, contudo o processo é gradual, guiado pelo cronograma de implantação do eSocial (Portaria Conjunta SEPRT/RFB/ME nº 71, de 29 de junho de 2021).
Isso porque o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), desde a sua criação, já visava unificar o envio dos dados dos empregadores, de forma digital. Essa unificação é possível graças à relação que permite entre cinco órgãos governamentais: Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Previdência Social.
3. RAIS 2023: quem precisa entregar?
As empresas que já declaram suas obrigações dos eventos de folha de pagamento via eSocial, não precisam enviar a RAIS. São as empresas do grupo 1 e 2, ou seja, as empresas privadas que fazem esse tipo de declaração através do eSocial desde 2021, em relação ao exercício de 2019. Resumindo, as empresas privadas não têm obrigação de enviar RAIS, uma vez que a obrigação relativa às informações da folha deve ser declaradas via eSocial.
Contudo, o grupo 3 e 4 ainda estão em processo de transição e devem, sim, enviar a RAIS 2023 relativa ao exercício 2022. O grupo 3, que envolvem as Microempresas – ME e as Empresas de Pequeno Porte – EPP optantes pelo Simples Nacional, bem como as MEIs e entidades sem fins lucrativos, poderá fazer o envio da RAIS por meio do programa GDRAIS Genérico (1976-2021). Lembrando que no enquadramento de MEI, estão inclusos os empregadores pessoas físicas, exceto domésticos.
Já o grupo 4 (órgãos públicos e organizações internacionais), que começou a enviar os eventos de folha de pagamento para o eSocial somente em agosto de 2022, então há informações de parte do ano de 2022 que precisam ainda ser enviadas e continuam, portanto, obrigadas a serem realizadas via GDRAIS 2022.
Importante lembrar que a entrega da RAIS, para as empresas que estão obrigadas, vai de 9 de março de 2023 até 6 de abril de 2023. Além disso, o estabelecimento sem empregados no ano-base ou sem movimentação nas atividades deve observar a obrigatoriedade do envio da RAIS Negativa.
5. Sobre a RAIS negativa e como entregá-la?
RAIS negativa é a declaração feita pela empresa, quando ela não teve empregado durante o ano-base. Ou seja, se em 2022 uma empresa não teve empregados, então em 2023 ela precisará declarar a RAIS Negativa, referente ao ano anterior. Por isso é muito importante que todas as empresas estejam atentas a RAIS. Porque mesmo que não haja necessidade de entrega dessa declaração, por motivos de não contratação de empregados, mesmo assim a empresa estar de acordo com a lei, e entregar a RAIS negativa.
Sendo que na RAIS negativa a empresa precisa informar somente os dados cadastrais do estabelecimento, cadastrado com CNPJ. E essa declaração deve ser feita por meio do programa GDRAIS. Para declarações RAIS Negativas de anos anteriores, deve ser utilizado apenas o programa GDRAIS Genérico (1976-2019).
4. Quais informações devem constar na RAIS 2023?
A RAIS 2023 (Relação Anual de Informações Sociais) é informada pelas empresas obrigadas por meio do eSocial, e pelos programas GDRAIS e GDRAIS genérico, a fim de que sejam transmitidos os vínculos de seus trabalhadores.
Assim, com o envio dos dados, o Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho coleta as seguintes informações:
- Data de admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador;
- Data e motivo da rescisão de contrato de trabalho;
- Valores das remunerações dos trabalhadores.
Para as empresas pertencentes aos grupos obrigados ao eSocial, como já apresentamos, ocorreu a substituição do preenchimento da RAIS e agora, portanto, são utilizadas informações preenchidas e transmitidas via eSocial. Importante destacar que a substituição ocorre inclusive com relação à RAIS Negativa (decorrente do fechamento “Sem Movimento”), conforme disposto no Manual de Orientação do eSocial.
5. O que acontece se eu não enviar a RAIS 2023?
É importantíssimo que as empresas estejam atentas aos prazos previstos na legislação e as informações devem ser atendidas e preenchidas corretamente. A legislação determina, por exemplo, que a omissão ou a falta da entrega de informações estará sujeita a multas e penalidades, como consta no Art.25 da Lei 17998/90. Os valores das multas podem variam a partir de R$ 425,64, com previsão de percentuais de acréscimo proporcionais à quantidade de empregados.
6. Como consultar a RAIS
O acompanhamento das atualizações sobre a declaração e, principalmente, consulta de informações do trabalhador, pode (e deve) ser feita via site do governo. Basta que os trabalhadores acessem o site Relação Anual de Informações Sociais – RAIS – Ministério da Economia. Basta apenas as informações do seu CPF.
7. Download do GDRAIS 2022 E GDRAIS genérico
Antes de tudo, é importante que a empresa esteja atenta ao prazo de envio das informações requeridas pelo eSocial para evitar multas e outras penalidades. Além disso, há empresas (como explicado acima, que seria o caso das empresas do Grupo 4 ou 3) que precisam fazer envios das informações dos eventos dos seus empregados (ou mesmo evento de ausência de empregados – RAIS Negativa), via GDRAIS e, portanto, precisará ter o programa, cujo acesso é possível por meio de download do programa.
Primeiramente, é necessário o software GDRAIS atualizado de acordo com o ano-base. O passo a passo para instalação do programa do ano-calendário (e desinstalação de programas dos anos anteriores) é todo explicado no próprio portal RAIS (acesse-o aqui).
Lembrando que para o uso do GDRAIS genérico será preciso que o computador tenha instalada a versão 9 ou superior do Java com o seu sistema operacional.
- PRIMEIRO: No caso da empresa já possuir uma versão anterior do programa, então ela precisará fazer o backup (cópia) dos dados no programa, e da pasta Declarações no diretório GDRAIS, no drive C;
- Segundo: Para prosseguir com nova declaração no GDRAIS será preciso, então:
- Desinstalar a versão anterior (lembrando que é para desinstalar somente depois de feito a o backup e a cópia do diretório;
- Instalar a nova versão do programa, após novo download
Finalidades do programa GDRAIS
O programa GDRAIS tem a finalidade de gerar a declaração da RAIS 2022 – desenvolvido para o estabelecimento/entidade que não possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado.
Nesse caso, após a digitação das informações, o declarante deverá emitir os relatórios necessários para correção de erros e arquivamento, gerar o arquivo a ser entregue. Bem como gerar as cópias de segurança do estabelecimento, as quais devem ser mantidas à disposição da fiscalização.
Informações úteis presentes no GDRAIS
GDRAIS e informações úteis aos contribuintes
Dentre as “Informações Úteis” presentes no GDRAIS estão detalhes como:
Para a transmissão da declaração da RAIS é obrigatória a utilização da certificação digital na transmissão da declaração ou do arquivo que tiverem 11 vínculos empregatícios ou mais. A obrigatoriedade da utilização da certificação digital também inclui a Administração Pública.
Além disso, as declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou CNPJ.
A utilização da certificação digital continuará facultativa para os demais estabelecimentos que não se enquadram nessa obrigatoriedade, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.
8. Como evitar Inconsistências ou Erros na entrega da RAIS 2023
Para evitar erros e/ou inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue, as informações devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS gera os relatórios necessários para correção de erros.
Se houver inconsistências, será emitido o Relatório de Erros ou Relatório de Avisos, conforme seja o caso:
a) Relatório de Erros: relaciona as inconsistências que deverão ser corrigidas para que se possa gerar a declaração.
b) Relatório de Avisos: relaciona as inconsistências que não impedem a geração da declaração, entretanto deverão ser verificadas pelo declarante para possível correção, porque as inconsistências podem distorcer as informações da RAIS (remunerações incoerentes, erros de digitação etc.).
Caso surjam dúvidas extras a empresa pode consultar o Manual de Orientação RAIS.
9. Calendário fiscal 2023 completo e atualizado
Para não perder a entrega da RAIS 2023 e das demais declarações e obrigatoriedades, acesse o calendário fiscal da Arquivei.
O material é gratuito e você consegue se organizar de forma prática e rápida, sem confundir datas ou esquecer entregas. O calendário está atualizado com as entregas mais importantes do ano.
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