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Antes de tudo, a RAIS 2022 (Relação Anual das Informações Sociais) foi instituída pelo Decreto nº 76.900 de 23 de dezembro de 1975 com o objetivo fornecer ao governo um panorama sobre o mercado de trabalho brasileiro.
Em vigor até hoje, o documento visa o levantamento de dados estatísticos sobre as atividades trabalhistas, a fim de verificar questões como quantidade de empregos formais, número de demissões, novas funções criadas, que setor realizou mais contratações etc.
Portanto, é por meio da RAIS que o governo identifica o crescimento e desaceleração do mercado de trabalho, consulta dados para a elaboração de estatísticas e disponibiliza informações para o âmbito econômico.
Desde 2019, empresas que fazem parte do grupo de obrigadas ao envio de eventos periódicos (folha de pagamento) passaram a substituir a entrega da RAIS por meio dos eventos enviados via eSocial.
Nesse sentido, para que serve a RAIS 2022? Como deve ser enviada? Há alguma exceção quanto ao cumprimento dessa obrigação? Isso, e mais, será esclarecido neste post.
Atenção: A RAIS 2022, ano base 2021, ainda não teve seu programa liberado, mas é bom ir se preparando desde já.
Continue a leitura e confira!
1. O que é a RAIS?
A RAIS é a declaração com informações socioeconômicas transmitidas pelas pessoas jurídicas e empregadores, que são direcionadas para o Ministério do Trabalho e Emprego.
Em outras palavras, a declaração faz a coleta de dados para fornecer estatísticas para o controle de registros do FGTS, Arrecadação e Benefício Previdenciários, bem como serve para a identificação dos trabalhadores com direito ao Abono Salarial PIS/PASEP.
2. Quem deve enviar a RAIS 2022?
Para o recolhimento dessas informações, devem declarar na RAIS todos os inscritos no CNPJ, como empregadores, conforme a CLT, pessoas jurídicas de direito privado, órgãos públicos, empregadores pessoas físicas – rurais, autônomos e profissionais liberais –, entre outros.
Além disso, o estabelecimento sem empregados no ano-base ou sem movimentação nas atividades deve observar a obrigatoriedade do envio da RAIS Negativa.
3. O que é RAIS negativa?
É a declaração da RAIS, na qual são fornecidos somente os dados cadastrais do estabelecimento, cadastrado com CNPJ, quando o mesmo não teve empregado durante o ano-base.
Ou seja, as empresas sem empregados no ano base ou sem movimentação devem se atentar à obrigatoriedade do envio da RAIS Negativa.
A declaração da RAIS Negativa do ano-base pode ser feita por meio do programa GDRAIS.
Para declarações RAIS Negativas de anos anteriores, deve ser utilizado apenas o programa GDRAIS Genérico (1976-2019).
4. Como atender ao envio da RAIS 2022?
O programa gerador da RAIS fica disponível para download em ambiente eletrônico, no entanto, desde 2019, a Relação Anual de Informações Sociais é informada pelas empresas obrigadas por meio do eSocial, com a transmissão dos vínculos de seus trabalhadores.
Assim, com o envio dos dados, o Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, em substituição à RAIS, coleta as seguintes informações:
- Data de admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador;
- Data e motivo da rescisão de contrato de trabalho;
- Valores das remunerações dos trabalhadores.
Vale ressaltar que as informações atendidas devem observar o prazo previsto na legislação, a qual determina que a omissão ou a falta da entrega de informações estará sujeita a multas e penalidades, nos termos do Art.25 da Lei 17998/90.
Os valores variam a partir de R$ 425,64, com previsão de percentuais de acréscimo proporcionais à quantidade de empregados.
Nesse sentido, para as empresas pertencentes aos grupos obrigados, ocorre a substituição do preenchimento da RAIS com a utilização das informações preenchidas e transmitidas via eSocial, inclusive com relação à RAIS Negativa, a qual decorre do fechamento como “Sem Movimento”.
O acompanhamento das atualizações sobre a declaração, consulta de informações do trabalhador, retificação e/ou recuperação de declaração entregue (via certificado digital), pode ser acessado no site Relação Anual de Informações Sociais – RAIS – Ministério da Economia.
Leia sobre “Obrigatoriedade do certificado digital no RAIS”
Download RAIS 2022
Atenção: A RAIS 2022, ano-base 2021, ainda não teve seu programa liberado.
Fique atento ao prazo de envio das informações pelo eSocial para evitar multas e outras penalidades e também entenda como fazer o download do GDRAIS e começar a entrega da obrigação:
Primeiramente, é necessário o software GDRAIS atualizado de acordo com o ano-base. Veja:
Para usá-lo, é necessário a versão 7 ou superior do Java com o seu sistema operacional. No caso de empresa que possuir uma versão anterior, esta deverá seguir as seguintes instruções:
1. Faça o backup (cópia) dos dados no programa e da pasta Declarações, no diretório GDRais, no drive C;
2. Desinstale a versão anterior após o backup e a cópia do diretório;
3. Instale a nova versão do programa, após novo download.
Primeiras medidas para ter o software para uso
O programa GDRAIS atualizado deve ser copiado, e está disposto gratuitamente, nos endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho, tais como http://portal.mte.gov.br/index.php/rais ou http://www.rais.gov.br.
Para copiar o programa GDRAIS atualizado você deve efetuar o download (procedimento para copiar o programa no disco rígido do micro ou em mídia magnética). O computador deve ter Sistema Operacional Windows XP com Service Pack 3 ou superior e no mínimo 16 MB de espaço livre no disco rígido.
Do mesmo modo, depois da execução do download, deve-se iniciar a instalação do GDRAIS (atualizado de acordo com o ano-base) com duplo clique no arquivo “GDRAIS 2021.exe”. É importante salientar que o nome do diretório não pode ser alterado.
O programa contém um arquivo-texto (LEIA-ME), com orientações e especificações técnicas e um PROGRAMA FACILITADOR que permitirá à empresa/entidade gerar a RAIS de seu estabelecimento.
A empresa que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado deve utilizar as especificações técnicas contidas na opção “Ajuda”, item “Layout Arquivo RAIS” para gerar o arquivo.txt da folha de pagamento. Em seguida, deve executar a opção “Analisador” do GDRAIS, para conferir a validade do arquivo a ser entregue.
Finalidades do programa GDRAIS
O programa GDRAIS tem a finalidade de gerar a declaração da RAIS 2022 – desenvolvido para o estabelecimento/entidade que não possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado.
Nesse caso, após a digitação das informações, o declarante deverá emitir os relatórios necessários para correção de erros e arquivamento, gerar o arquivo a ser entregue e as cópias de segurança do estabelecimento, as quais devem ser mantidas à disposição da fiscalização.
Logo, faça mais de uma cópia de segurança, ok?
Informações úteis presentes no GDRAIS
Dentre as “Informações Úteis” presentes no GDRAIS estão detalhes como:
Para a transmissão da declaração da RAIS é obrigatória a utilização da certificação digital na transmissão da declaração ou do arquivo que tiverem 11 vínculos empregatícios ou mais. A obrigatoriedade da utilização da certificação digital também inclui a Administração Pública.
Além disso, as declaração poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou CNPJ.
A utilização da certificação digital continuará facultativa para os demais estabelecimentos que não se enquadram nessa obrigatoriedade, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.
Inconsistências ou Erros na Declaração
Para evitar erros e/ou inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue, as informações devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS gera os relatórios necessários para correção de erros.
Havendo inconsistências, será emitido o Relatório de Erros ou Relatório de Avisos, conforme seja o caso:
a) Relatório de Erros que relaciona as inconsistências que deverão ser corrigidas para que se possa gerar a declaração;
b) Relatório de Avisos que relaciona as inconsistências que não impedem a geração da declaração, entretanto deverão ser verificadas pelo declarante para possível correção, porque as inconsistências podem distorcer as informações da RAIS (remunerações incoerentes, erros de digitação etc).
Como entregar a RAIS 2022
Atenção: O envio da RAIS 2022 ainda não começou.
A entrega da declaração se dá unicamente pela internet. O envio da declaração será efetuado nas funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração” do aplicativo GDRAIS atualizado de acordo com o ano-base.
A transmissão poderá ser feita a partir de arquivo gravado no disco rígido.
Portanto, para entregar a declaração da RAIS por meio da Internet, o estabelecimento deverá efetuar um dos seguintes procedimentos.
Selecionar no GDRAIS a opção “Declaração” e a seguir a opção “Transmitir Declaração”, acionar o ícone correspondente ou ainda, acionar o botão transmitir na tela do assistente de gravação. Será exibida uma tela onde o usuário seleciona o local onde se encontra a declaração a transmitir. Selecione a declaração e acione o botão transmitir.
É oferecida para todas as declarações a alternativa de transmiti-las com Certificado Digital e os arquivos que não forem analisados pelo GDRAIS não poderão ser transmitidos.
Por fim, em se tratando de declaração centralizada, a RAIS das filiais poderá ser entregue por meio da Internet pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da empresa a qual estiveram vinculados.
Saber o que é RAIS e para que serve, implica em conhecer não apenas o significado da sigla, mas a importância desse documento e tudo o que é necessário para emiti-lo.
Ou seja, a RAIS 2022 é essencial para manter o seu negócio em dia e garantir o atendimento de todas as legislações vigentes.
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