O universo fiscal é repleto de siglas e conceitos que, mais cedo ou mais tarde, acabam confundindo a cabeça do profissional contratado para lidar com a contabilidade de uma pequena, média ou grande empresa. São documentos que ajudam a receita a controlar o movimento do dinheiro, mas que não podem atrapalhar a gestão financeira da sua empresa.
Dúvidas são ainda mais comuns entre profissionais autônomos e microempreendedores, que muitas vezes gerenciam seus empreendimentos e ainda precisam organizar os documentos fiscais sem qualquer ajuda externa. Uma confusão muito recorrente diz respeito ao DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica).
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Diferente do que muitos pensam, um DANFe não possui validade fiscal, sendo apenas uma guia impressa da Nota Fiscal eletrônica (NFe), que é utilizada durante o transporte de produtos – tanto para o cliente final, quanto para distribuidores e revendedores –, visto que, legalmente, nenhuma mercadoria deve ser transportada sem um documento fiscal. Embora não possua validade fiscal, um DANFe é sim um documento de grande importância e jamais se pode menosprezá-lo.
É essencial, por exemplo, fazer a conferência dos dados que constam neste arquivo, visto que sempre há riscos da empresa receber produtos falsificados, irregulares ou com o DANFe clonado. Isso sem citar a questão do seguro: não há como esperar que uma carga seja segurada se não há um documento em anexo declarando seu valor.
Como gerar DANFe online
Novamente, embora o XML da NFe seja o arquivo com validade fiscal, não podemos nos esquecer também da importância do DANFe online para o cotidiano da gestão corporativa. Afinal, é necessário fornecer tal documento auxiliar na hora de enviar mercadorias vendidas ao clientes, ou a encomenda pode até mesmo ser apreendida pela fiscalização. Se por algum acaso você o perdeu, não se preocupe: saiba que é possível obter seu DANFe online por meio dos arquivos XML da NFe ou pelas chaves de acesso.
Com o Arquivei, é possível consultar todas as suas NFes sem a necessidade da chave de acesso, apenas através do certificado A1 ou A3.
É importante ter sempre em mãos uma forma de gerar DANFe online, visto que, justamente por ser uma guia física, está ainda mais suscetível a perdas e sua inexistência pode causar dores de cabeça ao seu negócio.
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A importância de guardar os arquivos XML, não só o DANFe
Já a verdadeira NFe é exclusivamente eletrônica, sendo gerada e armazenada no formato xml. A autenticidade de suas informações são garantidas graças a um certificado digital, uma espécie de assinatura eletrônica emitida por uma entidade competente, como a Certisign e a Serasa Experian. Sempre que você emite uma nota fiscal, seu arquivo XML é automaticamente transmitido para três frentes: a Secretaria da Fazenda (Sefaz), o comprador (ou contratante do serviço) e sua própria companhia.
É obrigação de sua empresa manter os arquivos XML de NFe de suas notas fiscais devidamente armazenados durante, pelo menos, cinco anos após a sua emissão. De acordo com o artigo 527 do Regulamento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (RICMS), não guardar o registro eletrônico de documento fiscal é uma prática que pode ser punida com uma multa de até 50% do valor do produto ou da operação.
É preciso se lembrar também da utilidade do XML da NFe na hora de revender equipamentos de sua empresa. Pode ocorrer, por exemplo, de uma companhia declarar falência e não conseguir comercializar seus próprios bens por não ter os registros eletrônicos que devem ser passados ao comprador. Por isso é tão importante armazenar esses documentos de uma forma segura e confiável.
Além disso, segundo a legislação tributária, os documentos fiscais devem ser armazenados em arquivo digital (XML) tanto pelo emitente quanto pelo destinatário para que, quando solicitados, possam apresentar os arquivos à administração tributária. Se o destinatário não for um contribuinte credenciado a emitir NFe, poderá armazenar o DANFe.
Segundo o 6º parágrafo do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente tem a obrigação de disponibilizar para download ou fazer o encaminhamento do arquivo digital da nota fiscal eletrônica e seu protocolo de autorização ao destinatário.
Penalidades ao não armazenar o arquivo XML
Numa transação comercial de compra ou venda, não se espera perdas de qualquer um dos lados. O ideal não é ter problemas nem com quem está adquirindo algo e nem com quem está fornecendo.
Justamente por isso, pela confiança entre determinados agentes, é difícil encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais. Este fato poderia facilitar a solução de qualquer problema que possa ocorrer. No caso das Notas Fiscais eletrônicas, é mais fácil de gerir suas informações. Especialmente através de ferramentas como o Arquivei.
No caso das companhias vendedoras, não armazenar as notas fiscais segundo o método convencional pode trazer problemas graves. O cliente sempre tem razão e é obrigação da empresa provar que está certa se houver alguma acusação contra ela.
Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento perdido.
De acordo com a legislação brasileira, a nota fiscal precisa ser armazenada por cinco anos.
Baixar NFe e arquivar na nuvem: mais segurança para seu negócio
Se você está procurando uma forma mais simples de gerenciar seus documentos fiscais, baixar NFe e armazenar em local seguro, não deixe de conferir a solução online do Arquivei. O sistema permite a consulta automática das notas fiscais emitidas em nome de seu CNPJ e as arquiva com segurança em um servidor na nuvem.
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