O universo fiscal é repleto de siglas e conceitos que, mais cedo ou mais tarde, acabam confundindo a cabeça do profissional contratado para lidar com a contabilidade de uma pequena, média ou grande empresa. São documentos que ajudam a receita a controlar o movimento do dinheiro, mas que não podem atrapalhar a gestão financeira da sua empresa.
Dúvidas são ainda mais comuns entre profissionais autônomos e microempreendedores, que muitas vezes gerenciam seus empreendimentos e ainda precisam organizar os documentos fiscais sem qualquer ajuda externa. Uma confusão muito recorrente diz respeito ao DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica).
Diferente do que muitos pensam, um DANFe não possui validade fiscal, sendo apenas uma guia impressa da Nota Fiscal eletrônica (NFe), que é utilizada durante o transporte de produtos – tanto para o cliente final, quanto para distribuidores e revendedores –, visto que, legalmente, nenhuma mercadoria deve ser transportada sem um documento fiscal. Embora não possua validade fiscal, um DANFe é sim um documento de grande importância e jamais se pode menosprezá-lo.
É essencial, por exemplo, fazer a conferência dos dados que constam neste arquivo, visto que sempre há riscos da empresa receber produtos falsificados, irregulares ou com o DANFe clonado. Isso sem citar a questão do seguro: não há como esperar que uma carga seja segurada se não há um documento em anexo declarando seu valor.
A importância de guardar os arquivos XML
Já a verdadeira NFe é exclusivamente eletrônica, sendo gerada e armazenada no formato xml. A autenticidade de suas informações são garantidas graças a um certificado digital, uma espécie de assinatura eletrônica emitida por uma entidade competente, como a Certisign e a Serasa Experian. Sempre que você emite uma nota fiscal, seu arquivo XML é automaticamente transmitido para três frentes: a Secretaria da Fazenda (Sefaz), o comprador (ou contratante do serviço) e sua própria companhia.
É obrigação de sua empresa manter os arquivos XML de NFe de suas notas fiscais devidamente armazenados durante, pelo menos, cinco anos após a sua emissão. De acordo com o artigo 527 do Regulamento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (RICMS), não guardar o registro eletrônico de documento fiscal é uma prática que pode ser punida com uma multa de até 50% do valor do produto ou da operação.
É preciso se lembrar também da utilidade do XML da NFe na hora de revender equipamentos de sua empresa. Pode ocorrer, por exemplo, de uma companhia declarar falência e não conseguir comercializar seus próprios bens por não ter os registros eletrônicos que devem ser passados ao comprador. Por isso é tão importante armazenar esses documentos de uma forma segura e confiável.
Além disso, segundo a legislação tributária, os documentos fiscais devem ser armazenados em arquivo digital (XML) tanto pelo emitente quanto pelo destinatário para que, quando solicitados, possam apresentar os arquivos à administração tributária. Se o destinatário não for um contribuinte credenciado a emitir NFe, poderá armazenar o DANFe.
Segundo o 6º parágrafo do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente tem a obrigação de disponibilizar para download ou fazer o encaminhamento do arquivo digital da nota fiscal eletrônica e seu protocolo de autorização ao destinatário.
Penalidades ao não armazenar o arquivo XML
Numa transação comercial de compra ou venda, não se espera perdas de qualquer um dos lados. O ideal não é ter problemas nem com quem está adquirindo algo e nem com quem está fornecendo.
Justamente por isso, pela confiança entre determinados agentes, é difícil encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais. Este fato poderia facilitar a solução de qualquer problema que possa ocorrer. No caso das Notas Fiscais eletrônicas, é mais fácil de gerir suas informações. Especialmente através de ferramentas como o Arquivei.
No caso das companhias vendedoras, não armazenar as notas fiscais segundo o método convencional pode trazer problemas graves. O cliente sempre tem razão e é obrigação da empresa provar que está certa se houver alguma acusação contra ela.
Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento perdido.
De acordo com a legislação brasileira, a nota fiscal precisa ser armazenada por cinco anos.
Como gerar DANFe online
Novamente, embora o XML da NFe seja o arquivo com validade fiscal, não podemos nos esquecer também da importância do DANFe para o cotidiano da gestão corporativa. Afinal, é necessário fornecer tal documento auxiliar na hora de enviar mercadorias vendidas ao clientes, ou a encomenda pode até mesmo ser apreendida pela fiscalização. Se por algum acaso você o perdeu, não se preocupe: saiba que é possível obter seu DANFe online por meio dos arquivos XML da NFe ou pelas chaves de acesso.
Usando a ferramenta WebDanfe, serviço online totalmente gratuito patrocinado pelo Arquivei, você consegue gerar até 30 documentos de uma só vez, de uma maneira prática e intuitiva. Basta clicar neste link e informar as chaves de acesso (no campo da esquerda) ou enviar os arquivos XML (no campo da direita). Em seguida, clique em “Gerar DANFEs Grátis!” e os documentos serão disponibilizados no formato PDF, possibilitando sua eventual impressão.
É importante ter sempre em mãos uma forma de gerar DANFe online, visto que, justamente por ser uma guia física, está ainda mais suscetível a perdas e sua inexistência pode causar dores de cabeça ao seu negócio.
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