A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de grande importância para qualquer empresa, não importa o porte e nem o ramo de trabalho. Mesmo assim, ainda há muitos empreendedores, gestores e trabalhadores da área contábil com dúvidas sobre o que é a Nota Fiscal Eletrônica e como ela funciona. Nesse artigo, vamos responder às perguntas mais comuns.
O que é a NF-e?
Segundo o próprio Ministério da Fazenda, a Nota Fiscal Eletrônica é um documento exclusivamente digital – ou seja, cuja emissão e armazenamento ocorrem por via eletrônica. Sua função é documentar a circulação de mercadorias ou serviços entre duas partes. Ela é válida contanto que apresente a assinatura digital do vendedor e a Autorização de Uso fiscal. Ou seja, é uma Nota Fiscal como as tradicionais, porém criada para circular apenas em meio digital. Conheça algumas vantagens da NF-e ou saiba mais!
Quem é obrigado a emitir NF-e?
Há uma lista bem grande de empresas que já são obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica desde 2008. Para saber se a sua empresa se enquadra nesta categoria, é preciso verificar os Protocolos ICMS 10/07 e ICMS 42/09 criados pelo Ministério da Fazenda. Você pode ler estes documentos aqui.
Também são obrigadas a utilizar a Nota Fiscal Eletrônica quaisquer empresas cujas atividades sirvam, direta ou indiretamente, à Administração Pública; aquelas que realizarem transações de venda para fora do estado em que se localizam; e aquelas envolvidas em atividades de Importação ou Exportação.
As demais empresas não são obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica, mas podem optar por essa modalidade a qualquer momento.
O que preciso para emitir NF-e?
Basicamente, são necessárias três coisas para que sua empresa possa emitir uma Nota Fiscal Eletrônica: um cadastro realizado junto ao SEFAZ do seu estado; um Certificado Digital; e um sistema para emissão de NF-e. Existe uma versão gratuita do sistema, desenvolvida pelo SEFAZ de São Paulo, e também opções pagas que você pode adquirir junto a empresas de desenvolvimento de softwares para gestão. Saiba mais!
O que é um Certificado Digital?
O Certificado Digital é uma espécie de assinatura digital, criado para dar segurança a transações feitas através da internet. Eles estão vinculados ao CNPJ da sua empresa, e aparecem em várias formas, como cartão ou pendrive. Diversas operações online – como a emissão de NF-e – somente podem ser completadas se o Certificado Digital estiver conectado ao computador.
Qual diferença e semelhança entre NF-e e DANFE?
O DANFE é uma versão simplificada da Nota Fiscal Eletrônica. Ele possui validade fiscal, mas não substitui a emissão da NF-e. Ele contém um código de 44 dígitos, que permite consultar a NF-e. Quando a mercadoria vai ser despachada, é o DANFE que segue com ela. Saiba mais sobre XMLs e DANFes!
Qual documento (XML ou DANFE) sou obrigado a armazenar?
Neste caso, temos duas situações distintas: a da empresa emissora e a da empresa destinatária. A empresa que emitiu os documentos só precisa guardar o arquivo XML da NF-e, enquanto o DANFE é impresso para acompanhar fisicamente a mercadoria.
Já empresa que recebe a mercadoria pode guardar o XML, caso também trabalhe com NF-e.
O que é a Chave de Acesso da Nota Fiscal Eletrônica?
É um código de 44 números, que identifica unicamente aquela nota. É como se fosse um “RG” da nota fiscal. Ela pode ser encontrada no topo da DANFe, abaixo do código de barras.
Como faço download de Notas Fiscais Eletrônicas?
Existem basicamente duas formas para baixar NF-es:
- Você pode utilizar o site da fazenda, mas você precisará saber a Chave de Acesso da nota que deseja baixar.
- Você pode utilizar serviços como o Arquivei, que baixará automaticamente as notas que forem emitidas para seu CNPJ.
Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?
Existem muitas diferenças entre a NF-e e a NFS-e, mas a principal delas diz respeito à natureza destes documentos. A NF-e é um documento geral, que pode ser usado tanto para transações envolvendo mercadorias quanto serviços.
Enquanto isso, a NFS-e (ou seja, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é voltada especificamente para transações envolvendo serviços. Ela já está sendo implementada e, em 2011, mais de 500 municípios brasileiros já haviam aderido ao novo documento fiscal. Saiba mais!
O que é a Manifestação do Destinatário?
A Manifestação do Destinatário é uma ação que a empresa destinatária da Nota Fiscal Eletrônica realiza online, para declarar que tem ciência da operação e que recebeu a mercadoria ou serviço descrito na NF-e. Isso permite um maior controle das operações de compra, tanto para a empresa quanto para o fisco. Também é uma maneira de evitar fraudes, já que você pode alertar à Secretaria da Fazenda de notas frias (desconhecidas) que você receber. Saiba mais!
Por que devo armazenar os XMLs das notas fiscais e outros documentos?
Além de ser uma obrigação fiscal, como já dissemos, tais documentos armazenam diversas informações importantes, que podem ser usadas a favor do seu negócio, que podem ser acessados a qualquer momento. O Arquivei tem espaço ilimitado para armazenagem dos documentos, te permite buscar e filtrar por qualquer informação contida na nota, além de gerar relatórios e mais informações.
Tem uma pergunta?
E então, algumas de suas dúvidas foram respondidas? Ainda tem outras? Então deixe suas perguntas nos comentários abaixo! E continue acompanhando o blog do Arquivei, para aprender mais sobre gestão contábil eficiente.
