MDF-e: o que é, para que serve e como funciona?

Primeiramente, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, também conhecido como MDFe, nada mais é do que um documento obrigatório requisitado pela Secretaria da Fazenda e Planejamento (Sefaz), criado com o objetivo de facilitar a fiscalização do transporte de cargas em território nacional.

Os documentos fiscais são exigidos por lei e necessários para comprovar as operações da empresa, como compra, venda, serviços, transporte de mercadorias, entre outros.

Nesse sentido, para manter a conformidade das transações da empresa é preciso manter atenção sobre a obrigatoriedade de documentos, pois a falta de emissão, erros ou a não apresentação deixam o contribuinte sujeito a multas e autuações, onerando o cofre das empresas.

Entre as obrigações, há o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), instituído através do Ajuste SINIEF nº 21/2010, em substituição ao Manifesto de Carga, tendo sua obrigatoriedade de emissão iniciada em 2014. 

Assim, o documento em formato digital e com validade jurídica garantida pela assinatura digital, possui as principais informações sobre a carga, como o conhecimento de transporte, nota fiscal eletrônica, dados dos veículos, transporte, início e destino da operação.

Sendo assim, para saber mais sobre o tema, continue a leitura deste artigo que traz aspectos gerais e principais dúvidas sobre o MDF-e!

1. Qual a diferença entre MDF-e e CT-e? 

Ao realizar a venda de uma mercadoria, o estabelecimento deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica para acobertar a operação comercial. Já no transportador, a operação será acobertada pelo documento de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) – interestadual ou intermunicipal, ou pela Nota Fiscal de Prestação de Serviços Eletrônica (NFS-e) – municipal, conforme cada caso.

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é o documento utilizado para registrar as operações intermunicipais e interestaduais do transporte da carga, ou seja, as operações de transportes com incidência de ICMS. Por exemplo, no documento constam informações sobre o valor do serviço, impostos, valor da mercadoria, dados do transportador, quantidade de volumes, local de entrega etc.

O MDF-e, por sua vez, é o documento utilizado nas operações interestaduais e intermunicipais – devendo observar a legislação do estado em que será transportada a mercadoria – e apresenta o agrupamento dos dados disponíveis no CT-e. 

Dessa maneira, em caso de fiscalização, ele é utilizado para facilitar a conferência e o controle das cargas, pois demonstra os dados do motorista, do veículo, a origem e o destino da carga.

2. Aspectos gerais do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais 

Como já exposto, a finalidade do MDF-e é consolidar as informações da mercadoria que está sendo transportada, tornando possível o rastreamento da carga e seu responsável, das unidades de transporte e suas alterações, bem como identificar o início e o fim do transporte das mercadorias.

Por exemplo, para a emissão do MDF-e, é necessário possuir o certificado digital para a assinatura eletrônica do documento. Por outro lado, o emissor gratuito disponibilizado pela SEFAZ/SP foi descontinuado em 2018. Assim, os contribuintes devem adquirir outras soluções disponíveis no mercado para a emitir o documento.

Além disso, o cronograma para a emissão do MDF-e teve início em 2014 e definiu a obrigatoriedade, obedecendo os critérios: tipo de emitente, regime de tributação (normal ou simples nacional), modal de transporte (rodoviário, aquaviário, ferroviário). 

Dessa maneira, estão obrigados à emissão: as transportadoras de cargas emitentes de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), no transporte de carga fracionada ou lotação; e os emitentes de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, no transporte de cargas próprias e com a contratação de autônomos. 

Leia também: Nota fiscal de Serviços (NFSe): tudo o que você precisa saber!

3. Quais os benefícios para as operações de transporte?

A emissão do MDF-e traz benefícios como: 

• • redução dos custos de impressão em documento fiscal, pois a versão auxiliar pode ser impressa em papel comum; 
  • simplificação e agilidade para a fiscalização nos postos fiscais, considerando que os documentos são armazenados eletronicamente e podem ser facilmente consultados; 
  • padronização dos processos eletrônicos da empresa e dos fiscos; 
  • otimização dos controles fiscais.

4. Quais são os erros mais comuns na emissão? 

Durante a emissão do documento, os erros mais comuns são gerados por inconsistências no preenchimento. Sendo assim, para emitir o MDF-e, o contribuinte deve:

• Atentar-se ao preenchimento dos campos solicitados e identificar se é emitente de CT-e ou NF-e;
• Após o preenchimento, o documento será validado pela secretaria e, se autorizado, será gerada a chave de acesso. Nesse momento, o Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Cargas (DAMDFe) será disponibilizado para impressão;
• Caso ocorra a rejeição do documento, retornará uma mensagem com erro, como:

610 – Existe MDF-e não encerrado para esta placa, UF carregamento e UF descarregamento em data de emissão diferente: tentativa de gerar um MDF-e com as mesmas informações de um MDF-e em aberto. Nesse caso, é necessário encerrar o anterior para prosseguir com a emissão do novo MDF-e.

616 – Pelo menos um dos grupos de documentos deverá ser informado: verificar a vinculação de todos os documentos fiscais e as respectivas unidades federadas.

638 – Não deve ser informada Nota Fiscal para tipo de

emitente Prestador Serviço de Transportes: Tipo de Emitente não condiz com o tipo de chave de acesso informada. 

Para o Tipo de Emitente = 1, então, incluir apenas chave de acesso CT-e.

639 – Não deve ser informado Conhecimento de Transporte para tipo de emitente Transporte de Carga Própria:  Tipo de Emitente não condiz com o tipo de chave de acesso informada. 

Para o Tipo de Emitente = 2, então, incluir apenas chave de acesso NF-e.

663 – Percurso informado inválido: para o modal rodoviário, identificar a UF de divisa, entre a UF de carregamento e a UF de descarregamento.

5. Cancelamento e Encerramento de MDF-e

Após a validação do documento, não é permitida a alteração dos dados, sendo que o prazo para o cancelamento é de 24hs, desde que não se tenha iniciado o transporte da mercadoria. 

Já o encerramento do MDF-e informa ao fisco o fim do trajeto acobertado pelo manifesto. Vale ressaltar que para efetuar alterações (carga, veículo, inclusão de mercadorias na UF), é necessário emitir um novo documento.

Portanto, para os casos de problemas técnicos, nos quais não é possível obter a autorização da Secretaria da Fazenda na emissão do documento, o arquivo digital deverá ser alterado de Normal para Contingência, sendo o DAMDFe impresso com a expressão “Contingência”. 

A falta de emissão do MDF-e acarreta penalidade e até apreensão do veículo. Além disso, os valores das multas variam conforme cada estado, podendo ser calculados sobre o valor das mercadorias. 

Diante desse cenário, percebe-se a importância de acompanhar a legislação e atender aos critérios para garantir a conformidade da empresa e operações.

Inclusive, o Portal Nacional disponibiliza as atualizações da legislação e manuais de orientações ao contribuinte do MDF-e.

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