A Escrituração Contábil Digital (ECD) é precisamente a escrituração dos documentos contábeis em um ambiente digital, assim os documentos obrigatórios são substituídos pelo mesmos em versão eletrônica.
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Uma vez que esse arquivo digital é gerado, ele é transmitido ao Repositório Nacional do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e disponibilizado para a Junta Comercial.
Entenda melhor qual o objetivo da ECD e qual sua função logo abaixo.
ECD, uma iniciativa moderna que reduz a burocracia otimizando os processos
ECD é um programa do governo brasileiro que está inserido num projeto de modernização das relações entre o Estado e os contribuintes. Dentro desse projeto, existe a iniciativa de transportar para um ambiente online os procedimentos que antes eram realizados somente através do papel.
A ECD foi criada para fins fiscais e previdenciários. Fazem parte da ECD, o Livro Diário e seus auxiliares e o Livro Razão e seus auxiliares, se houverem, e o Livro Balancetes Diários, com balanços e fichas de lançamento comprobatórias do que está transcrito.
A ECD como parte do SPED
O envio através do SPED unifica processos, como a recepção, a validação, o armazenamento e a autenticação dos livros dos procedimentos das empresas.
O SPED está sustentado por diversas bases. Entre elas estão a base contábil, ou seja, a Escrituração Contábil Digital, e a Escrituração Fiscal Digital (EFD ou SPED fiscal).
Dessa maneira podemos dizer que o SPED contábil e o SPED fiscal são duas bases do projeto SPED. O objetivo é modernizar as relações entre o fisco e os contribuintes por meio da informatização dos processos que envolvem a entrega de documentos.
Importante: a autoria do ECD deve ser comprovada por meio de assinatura digital com certificado de segurança tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
O que muda com a ECD e você precisa saber
O Livro Razão e o Livro Diário contém todas as informações relativas a movimentações financeiras realizadas pelas empresas. Neles constam tudo aquilo que as instituições faturaram e pagaram. Tudo é organizado por ordem de data, devidamente registrados de acordo com as normas brasileiras e internacionais de contabilidade.
Com a mudança e o uso do ECD, os dados do Livro Diário e do Livro Razão, e seus auxiliares são enviados para o computador do SPED. Isso decreta a extinção de todos os documentos físicos, uma vez que são transformados em dados digitais gravados em um arquivo eletrônico que possui a assinatura digital das empresas.
Quem tem a obrigação de contribuir com o ECD
Estão obrigados a contribuir com o ECD as sociedades empresariais optantes pelo lucro real, as empresas optantes pelo lucro presumido que fizerem distribuição de lucro superior à presunção atribuída pelo governo.
No último caso são as que, consequentemente, têm incidência do imposto de renda e as pessoas jurídicas imunes ou isentas que no ano anterior foram obrigadas a entregar o SPED Contribuições.
É possível a ocorrência de alterações nas informações depois de os documentos terem sido enviados. Isso é possível fazendo as correções lançadas de forma equivocada. No entanto ocorrem duas exceções, caso os dados já estejam em análise pela Junta Comercial ou se eles já foram substituídos anteriormente.
Vale lembrar que o Livro Digital deve ser assinado por, pelo menos, duas pessoas físicas — sendo elas o(s) representante(s) da empresa e o contabilista. Uma vez que esse procedimento foi realizado, é possível consultar as informações a qualquer momento pelo PVA (Programa Validador e Assinador) pela página principal do SPED ou ainda pelo sistema Receita BX.
Estão também obrigadas a apresentar a ECD as Sociedades em Conta de Participação (SCP), com os livros auxiliares do sócio ostensivo. Outras sociedades empresárias e as microempresas e empresas de pequeno porte registradas pelo Simples Nacional não precisam enviar a Escrituração Digital. É importante notar que a ausência de movimentação financeira durante o ano-calendário não implica na não obrigatoriedade à ECD. O fato contábil existe mesmo na ausência de movimento e deve ser reportado pela empresa.
Novidades na ECD
Foram aprovados os novos manuais da ECD e da ECF, sendo o Manual de Orientação do Leiaute 6 da ECF (Escrituração Contábil Digital) e o Manual de Orientação do Leiaute 4 da ECF (Escrituração Contábil Fiscal).
A decisão foi tomada no dia 28/12/2017, além disso a EFD-Reinf também teve uma nova versão aprovada. Leia o artigo completo: “EFD-Reinf nova versão aprovada e novidades ECD e ECF“.
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Tenha atenção redobrada
É importante compreender que tudo o que diz respeito às informações envolvidas no processo tende a ser tratado de maneira mais sofisticada.
O ponto importante a que o empresário deve ficar atento corresponde ao software usado para produzir os livros e dados da ECD. A constituição digital desse tipo de informação demanda segurança, através de softwares que garantam a integridade dos dados.
Com essa disponibilização, o governo passa a ter um volume ainda maior de informações a respeito das empresas. Dessa maneira, a grande preocupação de muitos gestores tem sido em relação à adaptação aos procedimentos, para que tudo seja registrado na contabilidade de maneira adequada.
A necessidade é evitar problemas com as análises que o governo fará das obrigações que estarão permanentemente à sua disposição.
Prazo da ECD
Foi publicada a instrução normativa nº 1.594 no mês de dezembro de 2015, e trouxe algumas alterações em relação aos prazos relativos à Escrituração Contábil Digital (ECD).
Desde esta publicação, a ECD deve ser entregue ao SPED no último dia útil do mês de maio do ano posterior ao ano-calendário em que foi realizada a escrituração, para situações normais.
Considerando o ano de 2018, por exemplo, a documentação relativa ao ano-calendário de 2017 deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio.
O SPED contábil, como funciona
Um software é disponibilizado pela Receita Federal para a realização das operações envolvendo o SPED, para os contribuintes. Trata-se do Programa Validador e Assinador (PVA). Esse programa pode ser adquirido gratuitamente no site oficial da Receita.
De maneira simples, pode-se acessar o PVA do SPED contábil depois de já ter gerado o arquivo a partir do sistema de Escrituração Contábil, clicar em Arquivo, em seguida em Escrituração Contábil e depois em Importar Escrituração. Nesse momento, é necessário localizar o arquivo com a Escrituração Contábil no sistema.
Após realizar a importação, o PVA cria um banco de dados. Depois disso, já se pode pedir para que o PVA faça algumas validações básicas sobre o conteúdo.
Quando o arquivo é validado com sucesso, você já pode visualizar o HASH Code da escrituração. Quem calcula o HASH é o próprio PVA.
Validado o HASH e verificada a importação da escrituração, pode-se clicar em Escrituração e Dados da Escrituração e conferir as demonstrações contábeis, verificando os resultados do Balanço Patrimonial, por exemplo, em que constarão informações relativas a ativos e passivos da empresa. Ou então verificar a Demonstração dos Resultados, entre outros.
Depois dessa etapa, pode-se seguir até a guia Requerimentos, onde é possível verificar quais de seus dados já foram preenchidos. Caso precise fornecer algum dado novo, é inserida a informação e clica-se em Avançar.
O sistema então vai mostrar o requerimento de autenticação, que somente deve ser assinado pelo titular da escrituração na Junta Comercial. Se esse for o caso, basta selecionar qual é a qualificação do titular e assinar.
Avanço significativo com a Escrituração Contábil Digital
A Escrituração Contábil Digital (ECD) veio para ficar. Com a proposta de modernizar as relações do Estado e os contribuintes, ela oferece dinamismo para todas as partes e facilita a vida de quem se adapta aos procedimentos.
No entanto, é preciso ter atenção especial a alguns detalhes para não se atrasar e para não cometer erros na transmissão de informações.
Ao eliminar os antigos livros Diário e Razão, a Escrituração Contábil Digital coloca o Brasil na linha de frente da tecnologia ligada às obrigações contábeis, representando um significativo avanço.
Posto isso, a mais importante dica dentro desse processo é que a melhor maneira de lidar com o SPED contábil é o investindo na qualidade da contabilidade. Desse modo, a empresa atua e coleta dados de maneira mais eficiente e organizada, evitando problemas com o governo e facilitando o trânsito de informações.
Programas como a plataforma Arquivei contribuem para redução de custos e a melhor organização dos documentos fiscais necessários para sua escrituração.
Com a solução do Arquivei , o contador consegue baixar todas as NFes, NFSes e CTes direto da Secretaria da Fazenda e mais de 150 prefeituras, e garantir o armazenamento desses documentos pelo prazo previsto em lei, atualmente 5 anos mais o ano corrente.
Depois de ter todas as suas notas com segurança, você pode utilizar o aplicativo de “Conferência de SPED” e o Arquivei vai te informar quais notas estão na plataforma e não estão no seu SPED. Após essa conferência a empresa não vai mais entregar nenhuma obrigação incompleta.
