A Escrituração Contábil Digital (ECD) é precisamente a escrituração dos documentos contábeis em um ambiente digital, assim os documentos obrigatórios são substituídos pelo mesmos em versão eletrônica.
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Uma vez que esse arquivo digital é gerado, ele é transmitido ao Repositório Nacional do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e disponibilizado para a Junta Comercial.
Entenda melhor qual o objetivo da ECD e qual sua função logo abaixo.
O que é ECD?
ECD é um programa do governo brasileiro que está inserido num projeto de modernização das relações entre o Estado e os contribuintes. Dentro desse projeto, existe a iniciativa de transportar para um ambiente online os procedimentos que antes eram realizados somente através do papel.
A ECD foi criada para fins fiscais e previdenciários. Fazem parte da ECD, o Livro Diário e seus auxiliares e o Livro Razão e seus auxiliares, se houverem, e o Livro Balancetes Diários, com balanços e fichas de lançamento comprobatórias do que está transcrito.
A ECD como parte do SPED
O envio através do SPED unifica processos, como a recepção, a validação, o armazenamento e a autenticação dos livros dos procedimentos das empresas.
O SPED está sustentado por diversas bases. Entre elas estão a base contábil, ou seja, a Escrituração Contábil Digital, e a Escrituração Fiscal Digital (EFD ou SPED fiscal).
Dessa maneira podemos dizer que o SPED contábil e o SPED fiscal são duas bases do projeto SPED. O objetivo é modernizar as relações entre o fisco e os contribuintes por meio da informatização dos processos que envolvem a entrega de documentos.
Importante: a autoria do ECD deve ser comprovada por meio de assinatura digital com certificado de segurança tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Quem tem a obrigação de contribuir com o ECD
Estão obrigados a contribuir com o ECD as sociedades empresariais optantes pelo lucro real, as empresas optantes pelo lucro presumido que fizerem distribuição de lucro superior à presunção atribuída pelo governo.
No último caso são as que, consequentemente, têm incidência do imposto de renda e as pessoas jurídicas imunes ou isentas que no ano anterior foram obrigadas a entregar o SPED Contribuições.
É possível a ocorrência de alterações nas informações depois de os documentos terem sido enviados. Isso é possível fazendo as correções lançadas de forma equivocada. No entanto ocorrem duas exceções, caso os dados já estejam em análise pela Junta Comercial ou se eles já foram substituídos anteriormente.
Vale lembrar que o Livro Digital deve ser assinado por, pelo menos, duas pessoas físicas — sendo elas o(s) representante(s) da empresa e o contabilista. Uma vez que esse procedimento foi realizado, é possível consultar as informações a qualquer momento pelo PVA (Programa Validador e Assinador) pela página principal do SPED ou ainda pelo sistema Receita BX.
Estão também obrigadas a apresentar a ECD as Sociedades em Conta de Participação (SCP), com os livros auxiliares do sócio ostensivo. Outras sociedades empresárias e as microempresas e empresas de pequeno porte registradas pelo Simples Nacional não precisam enviar a Escrituração Digital. É importante notar que a ausência de movimentação financeira durante o ano-calendário não implica na não obrigatoriedade à ECD. O fato contábil existe mesmo na ausência de movimento e deve ser reportado pela empresa.
Quem é isento da entrega da ECD 2019
A isenção para entrega da ECD 2019 acontece em alguns casos específicos, esclarecidos na INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1.774, de 22 DE dezembro de 2017:
- Pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, porém, a isenção não se aplica caso a microempresa ou empresa de pequeno porte tenha recebido aporte de capital na forma prevista nos arts. 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123, de 2006;Esses artigos incentivam as atividades de inovação e os investimentos produtivos e permitem o aporte de capital com investidores-anjo.
- Órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;
- Pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham realizado, durante o ano-calendário, atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica;
- Pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais) ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil; e
- Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não distribuíram, a título de lucro, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela de lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do IRRF diminuída dos impostos e contribuições a que estiver sujeita.
Novidades na ECD
Foram aprovados os novos manuais da ECD e da ECF, sendo o Manual de Orientação do Leiaute 6 da ECF (Escrituração Contábil Digital) e o Manual de Orientação do Leiaute 4 da ECF (Escrituração Contábil Fiscal).
A decisão foi tomada no dia 28/12/2017, além disso a EFD-Reinf também teve uma nova versão aprovada. Leia o artigo completo: “EFD-Reinf nova versão aprovada e novidades ECD e ECF“.
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Prazo da ECD 2019
Foi publicada a instrução normativa nº 1.594 no mês de dezembro de 2015, e trouxe algumas alterações em relação aos prazos relativos à Escrituração Contábil Digital (ECD).
Desde esta publicação, a ECD deve ser entregue ao SPED no último dia útil do mês de maio do ano posterior ao ano-calendário em que foi realizada a escrituração, para situações normais.
Considerando o ano de 2018, por exemplo, a documentação relativa ao ano-calendário de 2017 deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio.
O SPED contábil, como funciona
Um software é disponibilizado pela Receita Federal para a realização das operações envolvendo o SPED, para os contribuintes. Trata-se do Programa Validador e Assinador (PVA). Esse programa pode ser adquirido gratuitamente no site oficial da Receita.
De maneira simples, pode-se acessar o PVA do SPED contábil depois de já ter gerado o arquivo a partir do sistema de Escrituração Contábil, clicar em Arquivo, em seguida em Escrituração Contábil e depois em Importar Escrituração. Nesse momento, é necessário localizar o arquivo com a Escrituração Contábil no sistema.
Após realizar a importação, o PVA cria um banco de dados. Depois disso, já se pode pedir para que o PVA faça algumas validações básicas sobre o conteúdo.
Quando o arquivo é validado com sucesso, você já pode visualizar o HASH Code da escrituração. Quem calcula o HASH é o próprio PVA.
Validado o HASH e verificada a importação da escrituração, pode-se clicar em Escrituração e Dados da Escrituração e conferir as demonstrações contábeis, verificando os resultados do Balanço Patrimonial, por exemplo, em que constarão informações relativas a ativos e passivos da empresa. Ou então verificar a Demonstração dos Resultados, entre outros.
Depois dessa etapa, pode-se seguir até a guia Requerimentos, onde é possível verificar quais de seus dados já foram preenchidos. Caso precise fornecer algum dado novo, é inserida a informação e clica-se em Avançar.
O sistema então vai mostrar o requerimento de autenticação, que somente deve ser assinado pelo titular da escrituração na Junta Comercial. Se esse for o caso, basta selecionar qual é a qualificação do titular e assinar.
Com a solução do Arquivei , o contador consegue baixar todas as NFes, NFSes e CTes direto da Secretaria da Fazenda e mais de 150 prefeituras, e garantir o armazenamento desses documentos pelo prazo previsto em lei, atualmente 5 anos mais o ano corrente.
Depois de ter todas as suas notas com segurança, você pode utilizar o aplicativo de “Conferência de SPED” e o Arquivei vai te informar quais notas estão na plataforma e não estão no seu SPED. Após essa conferência a empresa não vai mais entregar nenhuma obrigação incompleta.
