As Notas Fiscais recebidas compõem um importante acervo de documentos fiscais que deve ser rigorosamente controlado. Em primeiro lugar, pelo fato de que a fiscalização da Receita Federal é implacável em relação às informações prestadas.
Se, ao consultar os arquivos de sua empresa, faltar algum dado ou forem detectadas inconsistências, a autuação se torna iminente. Então, nada melhor que ter controle total sobre essas informações, o que passa pela automação da tarefa, como veremos a partir de agora.
Notas recebidas: sua principal fonte de informação contábil
O registro exato e o posterior armazenamento das notas fiscais emitidas contra um CNPJ deve ser realizado por outras razões, ligadas à produtividade. Afinal, estamos falando de documentos que são o registro vivo de tudo que uma empresa compra e vende.
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Se não são emitidas, registradas e catalogadas corretamente, seria o mesmo que não saber o quanto uma empresa percebe como lucro ou prejuízo. Portanto, saber que informações constam na nota fiscal faz parte de um controle mais efetivo.
Felizmente, embora a quantidade de informação contida em uma nota seja grande, a automação permite registrá-las dispensando trabalho manual.
Mantenha sempre o controle financeiro
Não se pode negligenciar um componente fundamental relacionado ao processo de emitir notas fiscais: o controle financeiro. Você entende o vínculo entre as demandas?
Toda nota representa uma obrigação junto ao Fisco e que, por essa razão, gera custos. Uma nota recebida indica um gasto realizado por sua empresa e também um compromisso financeiro assumido.
Ter as contas da empresa sempre em dia exige um controle preciso sobre as notas, independentemente da sua origem. Então, não adie essa tarefa e não deixe nada escapar do seu radar na hora de organizar as despesas e seus documentos fiscais.
O que diz a lei sobre o registro de notas
Primeiramente, se você é optante pelo Simples Nacional, fique atento. Todo gestor deve saber que a Resolução Nº 94/2011 do CGSN obriga a escrituração de notas, inclusive as de entrada, no livro Registro de Entradas. Isso vale para microempresas e empresas de pequeno porte, cujo faturamento anual pode chegar a R$ 3,6 milhões/ano.
Mas não basta apenas o registro aleatório, lançado de qualquer forma. A lei exige que o lançamento das notas seja feito em ordem cronológica, e em atendimento ao CFOP, o Código Fiscal de Operações e Prestações.
O mesmo vale para as Notas Fiscais eletrônicas (NFe). Desde que a empresa seja optante do Simples, a regra é igualmente aplicada.
Além do registro e escrituração, o armazenamento deve também atender ao que exige o Fisco. Para tanto, não vale guardar o DANFe, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, mas sim a versão XML da NFe.
A nota fiscal de entrada
Não é segredo para ninguém que, ao vender uma mercadoria ou prestar um serviço, a empresa é obrigada a emitir a respectiva nota fiscal. O que nem sempre é observado é que, quando uma empresa compra um produto ou insumo, pode ter que igualmente emitir uma nota fiscal, mas de entrada.
A diferença é que a nota de entrada só deve ser emitida em circunstâncias em que a parte que vende não é obrigada ou não pode emitir nota.
Para que essa mercadoria negociada exista legalmente e que possa ser tributada como todas as outras, sua nota fiscal passa a ser gerada pela empresa que a está comprando. No geral, a nota fiscal de entrada deve ser emitida quando:
- Quem vende não tem obrigação de emitir nota
- A empresa adquire produto importado, já que notas de empresas do exterior não têm validade no Brasil;
- A empresa que compra se responsabiliza pelo transporte ou retirada da mercadoria;
- O produto é adquirido em leilão ou em concorrência aberta, promovida por órgão público.
Há ainda ocasiões especiais, em que a emissão da nota fiscal de entrada é obrigatória. São elas:
- Se uma mercadoria sai da empresa para ser exibida em feira ou exposição, ao retornar uma nota de entrada deve ser emitida
- Quando um cliente devolve a mercadoria comprada, essa devolução também obriga a empresa a emitir nota de entrada
- Se uma mercadoria volta na condição de retorno de industrialização.
A emissão da nota fiscal de entrada pode acontecer de duas formas. A primeira é pela importação. Nesse caso, a empresa que vendeu a mercadoria emite NFe, repassando o respectivo arquivo em formato XML. Essa nota será registrada para efeito tributário e também no controle das notas do estoque.
Já no caso de emissão de nota de entrada, o processo é similar ao de uma nota de saída, de acordo com as situações já descritas.
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Entenda a Manifestação de Destinatário
Embora opcional para a maioria das empresas, a Manifestação de Destinatário é mais um procedimento a ser considerado na hora de controlar e implementar a automação da escrituração. Empresas que recebem NFe em seu nome podem fazer uso da plataforma do Arquivei e dar a ciência na Nota.
Assim, é possível identificar se uma operação foi regular, tendo em vista a utilização do CNPJ de uma empresa. Na Manifestação de Destinatário, a empresa poderá informar se reconhece ou não a origem da nota lançada.
Mesmo facultativo, é um recurso que as empresas contam para evitar fraudes em seus CNPJs. Isso porque previne que haja comprometimento com emissões fraudulentas, em que a empresa tem uma nota emitida contra seu CNPJ sem ter qualquer relação com a venda em questão.
Há tipos de transação comercial em que a Manifestação de Destinatário é obrigatória. Algumas delas são:
- Notas fiscais eletrônicas com valores acima de R$ 100 mil. Excetuando operações entre setores de uma mesma empresa, a obrigatoriedade recai sobre toda e qualquer mercadoria
- NFe que cobrirem vendas de bebidas alcoólicas, água mineral, refrigerantes e cigarros obrigam estabelecimentos que operam no atacado ou distribuição a manifestar destinatário
- O mesmo vale para os postos de combustíveis e transportadores revendedores retalhistas, em transações com combustíveis e lubrificantes
- Álcool adquirido com finalidade que não seja para uso em combustíveis, quando transportado a granel, obriga a empresa que o compra a manifestar destinatário.
A necessidade de manter notas armazenadas
Toda empresa é obrigada a manter armazenadas as Notas Fiscais eletrônicas em formato XML pelo prazo de cinco anos. Supondo que uma empresa não tenha um controle informatizado para coleta e posterior armazenamento de notas emitidas, torna-se trabalhoso demais o processo de acessar o portal NFe para baixar manualmente cada uma das notas.
É preciso considerar que, em caso de uma ação fiscalizatória, os registros serão vistoriados em detalhes, incluindo o preenchimento correto dos documentos. Dada a grande quantidade de campos da nota fiscal, fica claro que a única solução possível é contar com um sistema de gestão que possibilite emitir e baixar NFes de forma automática.
Automatize a gestão de suas notas
Neste artigo, vimos as principais razões para ter um controle efetivo não apenas sobre as notas fiscais lançadas, mas também quando a sua empresa está no papel de comprador.
E para tornar essa tarefa muito mais fácil, a dica é que invista em uma plataforma ou software que faça o trabalho duro para você. Os ganhos em organização e produtividade são incomparáveis.
E você, como tem realizado a gestão de notas recebidas na sua empresa? Comente!
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