As tradicionais notas fiscais em formatos impressos e com arquivos físicos foram substituídas pela Nota Fiscal eletrônica – NFe, para facilitar o lançamento e a organização desses documentos que são indispensáveis ao funcionamento da empresa e das tarefas dos contadores.
Para te ajudar a compreender o tema, dentro de um panorama geral, criamos esse artigo explicando e destacando as principais questões que envolvem as notas fiscais.
1) Definições e contexto sobre Nota Fiscal
Basicamente notas fiscais são os documentos que comprovam a realização de venda ou de prestação dos serviços. Elas são essenciais na vida do empresário porque são elas que esclarecem os impostos incidentes nas operações que a empresa realiza, comprovando e validando assim as atividades desenvolvidas perante as autoridades fiscais.
A. O que é a Nota Fiscal?
A nota fiscal em sua essência é uma obrigação acessória imposta pelos órgãos fiscalizadores aos contribuintes. Trata-se de um dever administrativo a ser entregue para fiscalização como forma de comprovar as operações, de verificação dos tributos e de garantir a arrecadação.
Em resumo a Nota Fiscal é, de forma simples, o documento fiscal que habilita legalmente as operações e prestações necessárias do contribuinte.
B. Obrigações dos contribuintes
Para que o registro das operações mercantis das empresas tenha validade jurídica, base legal e possa ser fiscalizado (sejam elas de caráter comercial de compra e venda ou de prestação de serviços), os fiscos implantaram obrigações principais e acessórias as quais todos os contribuintes estão obrigatoriamente submetidos.
C. Quem regulamenta
O fisco estadual, através da Secretaria da Fazenda do Estado, regulamenta entre outros, os procedimentos relativos ao comércio e à circulação de mercadorias e também de mais dois serviços apenas, o de transporte e de comunicação, através do RICMS – Regulamento do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias – e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação, é importante salientar que não é uma legislação uniforme, cada Estado tem suas próprias leis.
Já o fisco municipal normatiza todas as demais prestações de serviços sujeitas ao ISSQN -Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza que tem por base a Lei Complementar Federal 116/2003 que determina as diretrizes essenciais e é uma espécie de guia para os municípios, que adaptam e moldam essa legislação de acordo com suas necessidades socioeconômicas e demandas geopolíticas, portanto cada cidade tem sua legislação, sempre respeitando o escopo da Lei Complementar.
2) Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
Atualmente as notas fiscais são eletrônicas denominadas NFe, em substituição aos antigos “talões de notas” modelo 1 ou 1-A, e a Nota Fiscal de Produtor, modelo 4, que eram preenchidos por meio manual ou mecânico, a inovação trazida com a tecnologia digital possibilitou um grande avanço nessa área e são vários os benefícios, entre eles podemos destacar a confiabilidade, pois a “nota fria” deixou de existir, a grande economia de papel e tempo gastos com a tarefa do faturamento e elevado nível segurança para o ambiente de negócios, pois é validada através de certificado digital.
Conceitua-se NFe o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital, que garante a autoria e integridade, do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventos fiscais relativos ao imposto.
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A. Autorização de uso da NFe
Antes de conceder a Autorização de Uso, a Secretaria da Fazenda fará a verificação dos seguintes requisitos:
- a situação cadastral do emitente e do destinatário;
- o credenciamento do emitente para emissão do documento fiscal;
- a autoria da assinatura do arquivo digital;
- a integridade do arquivo digital;
- a observância do leiaute do arquivo digital;
- a numeração da NFe.
Não só a NFe, como também vários outros documentos fiscais digitais e escriturações fazem parte do ambiente de criado pela Secretaria da Receita Federal do Brasil objetivando informatizar e uniformizar esses documentos, denominado Sped –Sistema Público de Escrituração Digital – que contempla vários módulos que possibilitam a integração dos fiscos, rapidez no acesso às informações e auditoria eletrônica através do cruzamento de dados.
B. DANFe Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
O meio físico da nota fiscal foi suprimido, mas por se tratar de documento digital tornou-se obrigatório a impressão em uma única via do DANFe – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica -, que é uma representação gráfica simplificada da NFe, seu leiaute é estabelecido pelo fisco estadual.
O objetivo dele é acompanhar a circulação de mercadorias, comprovar a efetiva entrega da mercadoria através da assinatura do destinatário, deverá refletir o conteúdo dos campos da NFe, o número de protocolo emitido pela Secretaria da Fazenda da Autorização de Uso da NFe, e também o código de barras que é a chave pública para acesso ao arquivo na nota fiscal propriamente dita.
O Danfe, desde que seja garantido o contraste necessário para assegurar a leitura dos códigos de barras, poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, e deverá possuir o tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas ou formulário contínuo, formulário em branco ou pré-impresso.
Vale lembrar que o Danfe não substitui a nota fiscal, sendo utilizado apenas como instrumento auxiliar para a consulta da NFe, pois contém a chave de acesso que permite ao detentor confirmar, através da página da Secretaria da Fazenda Estadual, ou da Receita Federal do Brasil, a efetiva existência de uma NF-e que tenha tido seu uso regularmente autorizado.
C. XML
O arquivo digital gerado através do programa emissor de NFe, é popularmente denominado de “XML” que é a sigla para Extensible Markup Language, que significa em português Linguagem Extensível de Marcação Genérica. Seu formato permite criação de documentos com dados organizados e possibilita validação, além disso é recomendado pelo Consórcio World Wide Web – W3C, que é uma organização internacional, cuja missão é desenvolver padrões para web.
É preciso ter atenção especial com esse arquivo, ele contém os dados da nota fiscal, tanto o emitente quanto o destinatário deverão:
a) conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo mínimo de 5 anos, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao Fisco;
b) emitente da NFe deverá encaminhar ou disponibilizar download do arquivo da NFe e seu respectivo protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado;
c) O destinatário deverá verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NFe, bem como a concessão da Autorização de Uso da NFe, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda;
d) O destinatário deverá manifestar-se sobre sua participação na operação acobertada pela NFe emitida para o seu CNPJ, mediante comunicação das seguintes informações à Secretaria da Fazenda, conforme o caso:
d.1) Confirmação da Operação, se a operação descrita na NFe ocorreu e concorda;
d.2) Operação não Realizada, em caso de operação descrita na NFe solicitada pelo destinatário, mas não efetivamente realizada;
d.3) Desconhecimento da Operação, operação descrita da NFe estranha não solicitada e rejeitada pelo destinatário.
A inobservância e não cumprimento dos preceitos relativos a legislação tributária, sujeitará contribuinte as penalidades por omissão voluntária ou involuntária ou infrações, com multas que variam de acordo com a regra de cada estado.
3) Evitando erro na emissão da nota fiscal eletrônica
Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NFe não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital, adequada parametrização do seu software emissor de nota fiscal.
É fundamental para evitar erros que comumente estão relacionados aos códigos de tributação e preenchimento incorreto dos campos, é importante que ao cadastrar um produto seja feita conferência de todos os itens do sistema que compõem o cadastro, essa atenção vale também em relação ao cliente destinatário, que deverá ter seus dados e situação cadastral consultados no site nacional no SINTEGRA.
Ter agendada a data validade do seu certificado digital e iniciar os procedimentos de renovação com antecedência mínima de dez dias é importantíssimo, pois sem ele nada feito! Cuidados como esses impedem contingências futuras e retrabalho.
A. Cancelamento e Correção da Nota Fiscal Eletrônica
Errei! E agora? A primeira possibilidade que nos ocorre é o cancelamento, e esse é na verdade é o meio mais eficaz, mas tem regras para o cancelamento, o “Pedido de Cancelamento de NFe” e o “Pedido de Inutilização de Número de NFe” deverão ser transmitidos via Internet, desde que: a) não tenha ocorrido a circulação da mercadoria ou a prestação do serviço; e b) tenha decorrido período de tempo de no máximo 24 horas desde a concessão da autorização de Uso da NFe.
B. Prazo para o cancelamento
Decorrido esse prazo ainda é possível cancelar, é um processo mais trabalhoso e custoso, após o prazo regulamentar de 24 horas, os Pedidos de Cancelamento de NFe transmitidos à Secretaria da Fazenda serão recebidos via sistema até 480 horas da Autorização de Uso da NFe, porém emitente fica sujeito à penalidades previstas no Regulamento do ICMS do estado onde está localizado o estabelecimento.
Se perder o prazo de 480 horas da autorização de uso da NFe, o cancelamento somente será possível por vias administrativas, com a aprovação do Posto Fiscal de vinculação. Em São Paulo por exemplo, o pedido deve ser protocolado direto no Posto Fiscal e não mais via sistema, acompanhado de:
- Chave de acesso da NFe a ser cancelada extemporaneamente;
- Folha do livro Registro de Saídas e/ou Entradas, correspondente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração de que faz uso da EFD (Escrituração Fiscal Digital);
- Comprovação de que a operação não ocorreu:
- Declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NFe de que faz uso da Escrituração Fiscal Digital ou, não sendo este o caso, declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e que não ocorreu a operação e de que não utilizou como crédito o valor do imposto registrado no documento fiscal ou;
- Tratando-se de pedido que envolva estabelecimento situado em outra unidade da Federação, cópia de correspondência entregue pelo destinatário à repartição fiscal do seu domicílio, em que declare que não utilizou como crédito, ou que estornou, a quantia restituída ou compensada.
C. Resposta do pedido de cancelamento
A resposta do pedido será enviada via Domicílio Eletrônico do Contribuinte – DEC. Após a autorização do Posto Fiscal de vinculação, o emitente da NFe deve transmitir o cancelamento da NF-e como evento, via sistema, dentro do prazo de 15 dias, caberá ao contribuinte consultar o status da NFe (autorizada, cancelada, etc.).
Existe a possibilidade de correção através da Carta de Correção Eletrônica, mas tem limitações quanto a aplicação, somente alguns campos específicos são passíveis de alteração através da CC-e, tais como informações complementares, dados do transporte e tipo de unidade e quantidade de volumes.
Não poderão ser sanados com Carta de Correção Eletrônica os erros relacionados:
a) às variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota;
b) aos dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço de localização do remetente ou no do destinatário;
c) à data de emissão da NFe ou à data de saída da mercadoria; e
d) ao número e à série da NFe.
4) Descumprimentos com a Nota Fiscal
Como vimos, a nota fiscal é documento essencial no universo mercantil, devendo ser seguida a legislação e seus aspectos legais, a não observância e descumprimento dos preceitos reguladores caracteriza ilícito tributário, assim tipificados:
1) Infração exclusivamente tributária, assim entendida aquela descrita apenas na lei fiscal.
É o caso, por exemplo, da aplicação errada de uma alíquota do ICMS menor que a correta, hipótese em que se aplica tão somente uma sanção administrativo-fiscal calculada, em regra, sobre a diferença não recolhida aos cofres públicos estaduais.
2) Infração simultaneamente tributária e penal, o que ocorre, por exemplo, quando um contribuinte falsifica uma Nota Fiscal ou uma guia de recolhimento de um tributo.
Esse ato sujeitará o infrator a um procedimento administrativo, mais precisamente a um Auto de Infração, no qual será exigido o efetivo pagamento do tributo com os devidos acréscimos moratórios e também pagará a multa punitiva, além da aplicação da sanção prevista na lei penal em razão dessa falsificação ser também tipificada como um ilícito penal, um crime, a ser apurado e decidido através de um processo judicial.
3) Infração puramente penal, onde o ato ilícito praticado está apenas descrito como crime ou contravenção na lei penal, sem qualquer enquadramento na lei tributária.
A fraude ou sonegação fiscal consiste em utilizar procedimentos que violem diretamente a lei fiscal ou o regulamento fiscal, veja por exemplo, a regra em relação a guarda da nota fiscal eletrônica, é frequente o entendimento que por ser eletrônica não há necessidade de guardar, o que é um grande engano. Os arquivos digitais devem sim ser guardados pelo período decadencial de cinco anos e apresentados ao fisco quando solicitados.
A falta de escrituração da nota fiscal nos registros fiscais também provocará grave penalidade, e a alegação de que não recebeu o arquivo e portanto não escriturou, será ineficaz, casos como esses são facilmente evitados com o investimento no uso de uma ferramenta de gestão das notas fiscais, que automaticamente captura e armazena de forma organizada o arquivo xml.
Aliar o atendimento da legislação tributária às boas práticas da empresa, é um caminho que tratará estabilidade e segurança para gestão e a certeza de não estar pagando impostos indevidos ou à maior e sem sustos com a fiscalização, atitude que renderá ótimos benefícios.
10. Concluindo
Nesse texto você conferiu o contexto da importância das notas fiscais, bem como as especificidades da NFe e os cuidados que é preciso ter para não descumprir as medidas necessárias cobradas pelo fisco. Além disso, há pontos bastante específicos do tema, por exemplo que dizem respeito ao modelo 55.
Para saber como ter maior controle sobre as NFes emitidas para seu CNPJ, experimente o Arquivei!
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