Para surpresa dos profissionais de R.H. e contadores, no dia 09 de julho de 2019 o Governo Federal anunciou que o eSocial passaria por mudanças.
Apesar de todas as fases de implantação do cronograma superadas e das dificuldades enfrentadas por contribuintes com a adequação à nova plataforma, a maioria dos usuários do sistema já estava convicta de que a plataforma funcionaria da maneira como estava.
Porém, mudanças abruptas na área contábil acontecem com certa frequência, e com as mudanças anunciadas pelo Governo os primeiros questionamentos que começaram a surgir eram se o módulo do eSocial acabaria, ou se seria substituído.
Pensando em ajudar todos os usuários do sistema a compreenderem as recentes mudanças, trouxemos nesse artigo os pontos mais importantes do eSocial bem como seu potencial benéfico para o Brasil.
Para entender ainda mais sobre como lidar com as mudanças do eSocial você pode também ler o texto “eSocial: 5 Dicas práticas para encarar esse desafio”, disponível aqui no blog da Arquivei ou ainda acessar nosso canal do Youtube e assistir o webinar que preparam sobre o assunto:
Motivos das Mudanças
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial, foi instituído em 2014, com o Decreto nº 8373/2014.
Ele foi desenvolvido em conjunto pelos seguintes órgãos e entidades do governo federal, todos vinculadas ao Ministério da Economia:
- Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, que inclui a Secretaria de Previdência, Secretaria de Trabalho e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
- Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil;
- Secretaria Especial de Produtividade, Emprego e Competitividade;
- Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital.
Objetivos e vantagens do novo eSocial
O objetivo do novo sistema é fornecer uma maneira unificada para os empregadores comunicarem as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
As principais vantagens propostas nesse projeto seriam a racionalização (redução de excesso de obrigações) para a simplificação do cumprimento das obrigações, e a eliminação das redundâncias nas informações prestadas.
Porém o sistema não conseguiu alcançar esses objetivos, ou seja, o eSocial continuava sendo um sistema que não gerava produtividade e facilidade aos usuários, e por isso foi necessária a adoção de medidas para colocar a proposta em acordo com esses princípios.
Importância da Plataforma do eSocial
Para compreender a importância de uma plataforma que melhore a produtividade das empresas em relação as suas obrigações com o governo, podemos nos utilizar das premissas que surgiram com o modelo japonês. Esse sistema, chamado Lean se refere à área de qualidade, e consiste em reduzir os desperdícios que podem ocorrer diariamente nas corporações.
É preciso entender que desperdício é tudo o que consome recursos, mas não agrega valor ao cliente, e o eSocial visava justamente simplificar e melhorar a produtividade das empresas na execução das operações de prestação de contas para o governo.
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Entretanto, na maneira como o eSocial foi inicialmente apresentado, alguns fatores burocráticos contribuíram para que os usuários do sistema não enxergassem acréscimo de valor para o cliente.
O impacto das disfunções burocráticas no eSocial
Quando se pensa no termo burocracia normalmente associamos aos conceitos de perda de tempo e ineficiência. Por exemplo em relação à área contábil no Brasil, ao excesso de normas e documentos, aos quais as empresas precisam se adequar para poderem funcionar legalmente.
Porém, quando buscamos o sentido original aplicado pelo sociólogo alemão Weber esse conceito não é necessariamente ruim. Conforme afirma o escritor Idalberto Chiavenato (1), Max Weber foi o primeiro teórico que, em uma análise voltada para a estrutura, acreditava que a burocracia era a organização por excelência.
Na teoria de Weber para conseguir essa eficiência, a burocracia precisa detalhar antecipadamente e nos mínimos detalhes como as coisas devem acontecer.
Porém o excesso de burocracia é o que acaba dificultando a situação das empresas e criando disfunções.
Exemplos de disfunção
Pensando nas disfunções e para abordar os problemas mantidos ou gerados pelo eSocial, enfatizaremos dois exemplos de disfunção:
1 – Internalização das Regras e Apego aos Regulamentos – As normas e regulamentos passam a se transformar de meios em objetivos. Passam a ser absolutos e prioritários. Os regulamentos, de meios, passam a ser os principais objetivos da burocracia.
No eSocial o sistema passou a ser o foco. Mesmo mediante a conformidade com as legislações trabalhistas e previdenciárias a empresa ainda podia sofrer com multas caso descumprissem qualquer regra da plataforma. E essa plataforma por sua vez não apresentava um processo coerente com a necessidade do fluxo de informações.
2 – Excesso de Formalismo e de Papelório – A necessidade de documentar e de formalizar todas as comunicações dentro da burocracia, a fim de que possa ser devidamente testemunhado por escrito, pode gerar uma tendência ao exagero de formalismo e ao excesso de documentação.
A quantidade de informações exigidas pelo eSocial é muito grande, requer muito tempo para ser coletada e gera muito custo para as áreas de recursos humanos e de contabilidade das empresas. Além do mais, a maioria das empresas no Brasil são de micro e pequeno porte, e não dispõem desses departamentos internamente, necessitando dos serviços de contabilidade de terceiros para isso.
Portanto, essa condição eleva os custos para as empresas clientes e aumenta significativamente o volume de trabalho para os escritórios de contabilidade que muitas vezes não consegue atender corretamente essa demanda.
Simplificar para crescer: as vantagens da desburocratização para as empresas brasileiras
Em um estudo publicado por Cavalcanti, Magalhães e Tavares (2), estimou-se que se os procedimentos e os atrasos fossem reduzidos à metade no Brasil, a renda per capita no longo prazo seria até 25% maior.
Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) no Brasil existem em vigor 97 obrigações acessórias constituídas de conjuntos de documentos, registros e declarações utilizadas para cálculos de tributos. Todas essas obrigações precisam ser enviadas pelas empresas para o fisco, respeitando prazos específicos e sob pena de multas.
De acordo com relatório do Banco Mundial as empresas brasileiras gastam quase 2.000 horas para cumprirem todas as regras de cálculos de tributos.
Fazendo com que o Brasil seja o país que mais se gasta tempo para calcular isso no mundo. Por isso é extremamente necessário que se adotem medidas para que a situação seja revertida. E foi para isso que as mudanças do eSocial foram introduzidas.
O Que Muda No eSocial Em 2019
De acordo com divulgação do governo, o eSocial trará várias modificações, visando sua simplificação. As mudanças passarão a vigorar a partir de janeiro de 2020. Mas desde logo haverá alterações no sistema atual, principalmente em relação ao layout, flexibilização de algumas regras e informações.
Mudanças no eSocial
- Estão sendo eliminados ou simplificados diversos campos do layout relativos às informações trabalhistas a fim de tornar menos oneroso o preenchimento pelas empresas, o que não implicará a perda de investimentos aplicados pelo setor público nem tampouco pelo setor privado. Esse processo está sob gestão da Secretaria Especial da Previdência e Trabalho.
- As obrigações comuns decorrentes da folha de pagamento com repercussões trabalhistas, previdenciárias e tributárias, inclusive relativas aos órgãos públicos, continuarão a ser transmitidas para o ambiente único nacional, disciplinado em ato conjunto da Secretaria Especial da Previdência e Trabalho e da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil.
- As informações de natureza tributária, inclusive para o financiamento da previdência social, serão tratadas na Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, módulo do Sistema Público de Escrituração Digital, instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007.
- Com o intuito de garantir a segurança jurídica e a previsibilidade no ambiente de negócios das empresas, a Secretaria Especial da Previdência e Trabalho e a Secretaria Especial da Receita Federal editarão no prazo de até 30 de setembro de 2019, ato normativo conjunto que disciplinará a forma de envio das informações ao ambiente único nacional, bem como o cronograma de substituição ou eliminação das seguintes obrigações: GFIP, CAGED, RAIS, LRE, CAT, CD, CTPS, PPP, DIRF, DCTF, QHT, MANAD, Folha de pagamento, GRF e GPS.
- Haverá uma redução das informações prestadas pelos empregadores.
- Agora poderá ser utilizada uma tabela padrão de rubricas, sem a necessidade de cadastramento de rubricas próprias.
- Tabelas de cargos, funções e horários serão eliminadas.
- Será mantida a forma de transmissão de dados via web service.
- As regras serão mais flexíveis, e será muito mais fácil concluir o envio da informação, reduzindo ao mínimo os erros decorrentes de informações incorretas.
Com essas mudanças espera-se que as premissas apresentadas no projeto do eSocial sejam bem-sucedidas, auxiliando as empesas na melhoria da produtividade e de seus resultados econômicos, essenciais em uma economia globalizada e altamente competitiva. Portanto, elas podem ser recebidas com otimismo pelos contadores, profissionais das áreas de recursos humanos, e todos os empreendedores.
(1) CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. Revisada e atualizada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.
(2) CAVALCANTI, T; MAGALHÃES, A; TAVARES, J. Institutions and Economic Development in Brazil. Quaterly Review of Economics and Finance, v. 48(3), p. 412-32, 2008.
