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Já não é segredo para nenhum administrador de empresas que a legislação do Brasil passa por constantes mudanças. Seja pela necessidade de adicionar novas tecnologias em algo que já está concretizado, ou até para unificar e simplificar processos. Esse, por exemplo, é o caso do eSocial.
Mesmo com a sua implantação em 2014, muitas pessoas têm dúvidas sobre o que ainda é obrigatório. Isso porque evidenciamos mudanças relevantes em pouco tempo de criação.
A seguir, vamos responder às principais perguntas acerca do assunto para melhor entendimento. Dessa forma, você fica por dentro do assunto e evite percalços com a lei, como multas. Vamos lá?
O que é o eSocial?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — eSocial — é a unificação das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que as empresas devem cumprir, o qual foi instituído a partir do Decreto nº 8373 de 11/12/2014.
O arquivo é recepcionado pelo governo federal e direciona as informações dos empregados para a Caixa Econômica Federal – CEF, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB.
Por meio digital, as empresas devem enviar informações, como vínculos empregatícios, remunerações, contribuições previdenciárias, acidentes de trabalho, entre outros. A partir disso, o governo consegue monitorar e fiscalizar as obrigações trabalhistas com mais facilidade.
Por isso, é preciso que a empresa se empenhe em ter a máxima organização e evitar problemas no futuro.
Para que serve o eSocial?
O sistema veio como um agente facilitador e simplificador tanto para empresas, quanto para empregados e governo — uma vez que centraliza o envio das informações e fornece transparência, eficiência e segurança na gestão desses dados.
Outra finalidade relevante do eSocial é quanto a integração entre os órgãos governamentais. Por meio dele, compartilha-se dados entre diferentes entidades, como:
- Ministério do Trabalho;
- Receita Federal;
- Previdência Social;
- Caixa Econômica Federal.
Dessa forma, promovemos mais agilidade na identificação de irregularidades, na concessão de benefícios aos trabalhadores e também na proteção dos direitos trabalhistas.
Qual a importância do eSocial?
Primeiramente, saiba que é por conta das informações contidas do eSocial que a DCTF pode ser entregue. Outros quatro aspectos vantajosos são:
As vantagens do eSocial
- Promove a transparência nas relações trabalhistas: exige que as empresas forneçam informações sobre os funcionários, promovendo um ambiente mais justo e equilibrado;
- Simplifica e unifica dados previdenciários e trabalhistas: evita o envio de inúmeras declarações e formulários;
- Fácil monitoramento e fiscalização por parte do governo;
- Facilita o acesso dos trabalhadores a seus direitos e benefícios, já que os dados estão centralizados.
As desvantagens do eSocial
Mesmo com tantas vantagens, o eSocial ainda pode apresentar um lado não tão positivo. Vale lembrar que o sistema é obrigatório, isso quer dizer que com ou sem desvantagens, o seu negócio ainda é obrigado a apresentá-lo, ok?
Primeiramente, é a constante atualização: o objetivo é torná-lo mais fácil, mas com tantas mudanças torna-se um desafio evitar multas, ainda mais para pequenas empresas sem muitos recursos e consultorias para garantir o cumprimento da lei.
Outra desvantagem diz respeito a integração de sistemas. Principalmente para quem já possui sistema de gestão de folha de pagamento, sendo necessário investir na adaptação dos sistemas;
Por fim, a burocracia para quem está começando é um empecilho. Algumas empresas percebem o aumento inicial da burocracia por conta da necessidade de se adequarem à exigência de fornecer informações mais detalhadas.
As que mais veem isso são aquelas com processo manuais. Isso pode demandar mais tempo e recursos da gestão de dados.
Quais obrigações estão incluídas no eSocial?
Atualmente, as principais obrigações incluídas no eSocial são:
- Informações cadastrais: nome, data de nascimento, CPF e PIS/PASEP;
- Livro de Registro de Empregado (LRE): dados sobre admissões (CD), demissões, afastamentos temporários, licenças, transferências, promoções e alterações no salário;
- Remunerações: salários, horas extras, adicionais, gratificações, comissões, benefícios, entre outros;
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
- Guia da Previdência Social (GPS);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Saúde do Trabalho: exames médicos ocupacionais, acidentes de trabalho (CAT), agentes nocivos presentes no ambiente laboral, entre outros.
Quais as principais funcionalidades do eSocial?
Fechamento de folha de pagamento
O fechamento de folha de pagamento é uma das etapas essenciais no uso do eSocial. Ela envolve a validação das informações registradas na folha de pagamento antes do envio para os órgãos governamentais. Tais validações incluem: cálculos trabalhistas, consistência de dados e apuração de encargos sociais.
Consulta à qualificação cadastral
Aqui, verifica-se a consistência e precisão dos dados cadastrais dos funcionários para garantir que estão atualizados. A consulta é feita por meio do CPF e tem como função evitar erros e fraudes na contratação.
Mudança dos dados cadastrais
O eSocial permite rápidas mudanças nos dados e como mais simplicidade. Esses dados podem envolver nome, data de nascimento, estado civil, endereço e mais.
Pode-se mudar esses dados diretamente no sistema do eSocial, o qual atualiza as bases de dados da Receita Federal, o Ministério do Trabalho e a Previdência Social. Mas saiba que há prazos para e processos estabelecidos para tal.
Informe de rendimentos
Com o eSocial, a geração do informe de rendimentos é automática e baseada nas informações que a empresa já forneceu ao longo do ano, como valores salariais, horas extras, benefícios, impostos retidos na fonte. Essas informações são consolidadas e organizadas de acordo com o padrão exigido pela Receita Federal.
Como funcionam os eventos do eSocial?
É desta forma que os envios devem ser feitos. Cada evento corresponde a uma ação ou situação relacionada aos colaboradores de uma empresa. São enviados de forma periódica, seguindo prazos determinados. São divididos em quatro partes:
Eventos iniciais
Os eventos iniciais do eSocial devem ser enviados no início da utilização do sistema, a fim de registrar e atualizar os dados cadastrais e contratuais do empregador e colaborador.
Eles estabelecem as bases de dados do eSocial e garantem consistência das informações dos próximos eventos. Atualmente, inclui apenas o evento S-1000, que lida com Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público (dados cadastrais da pessoa jurídica, como razão social, CNPJ, endereço, natureza jurídica).
Eventos de tabelas
Aqui, os eventos vão complementar os iniciais:
- S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos;
- S-1010: Tabela de Rubricas;
- S-1020: Tabela de Lotações Tributárias;
Eventos não periódicos
Para estes eventos, entenda: a ocorrência não é constante ou pré-determinada. Por isso, são necessários quando há mudanças relacionadas a direitos e deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais diversos.
Ou seja, admissão de um novo empregado ou, ainda,colaborador, ou sua dispensa, assim como a alteração salarial, acidente de trabalho e outros que não possuem previsão para ocorrer.
- S-2190: Admissão de Trabalhador (Registro Preliminar);
- S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador;
- S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador;
- S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho;
- S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho;
- S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
- S-2230: Afastamento Temporário;
- S-2231: Cessão/Exercício em Outro Órgão;
- S-2240: Condições Ambientais do Trabalho (Fatores de Risco);
- S-2298: Reintegração;
- S-2299: Desligamento;
- S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário (Início);
- S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário (Alteração Contratual);
- S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário (Término);
- S-2400: Cadastro de Benefícios Previdenciários (RPPS);
- S-2405 – Cadastro de Beneficiário – Entes Públicos – Alteração;
- S-2410 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Início;
- S-2416 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Alteração;
- S-2418 – Reativação de Benefício – Entes Públicos;
- S-2420 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Término;
- S-3000: Exclusão de eventos;
- S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador;
- S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte;
- S-5003: Informações do FGTS por Trabalhador;
- S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte;
- S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte;
- S-5013: Informações do FGTS consolidadas por contribuinte;
- S-8299 – Baixa Judicial do Vínculo.
Eventos periódicos
Já esses são os eventos com data fixa para acontecerem, como pagamento dos funcionários. Há também:
- S-1200: Remuneração de trabalhador no Regime Geral de Previdência Social;
- S-1202: Remuneração de servidor no Regime Próprio de Previdência Social;
- S-1207: Benefícios previdenciários (RPPS);
- S-1210: Pagamentos de Rendimentos do Trabalho;
- S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física;
- S-1270: Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários;
- S-1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos;
- S-1298: Reabertura dos Eventos Periódicos;
- S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos.
Quais os prazos do eSocial?
O prazo é dia 15 do mês seguinte para alguns eventos. Em 2023, por exemplo, dia 15 de fevereiro foi o fim do prazo para o envio dos eventos iniciais sem sofrer penalidades.
Para outros, o prazo é diferente, veja só:
- Admissão e demissão: informamos assim que ocorre;
- Jornada e mudanças de horários: qualquer alteração deve ser informada assim que ocorre, mesmo para quem não precisa bater ponto;
- Folha de pagamento: o envio deve ser feito no dia 7 do mês seguinte;
- Alteração salarial: deve ser enviada no dia seguinte à alteração;
- Acidente de trabalho: deve ser enviado até o 1º dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, informa-se de imediato.
Como a reforma trabalhista afetou o eSocial?
É sempre bom lembrar que o eSocial não pode mudar nenhuma lei. Sendo assim, ele só se moldará com a reforma sancionada e incorporada no sistema do governo. As alterações tiveram relação com a mudança de layout para colocar as férias do colaborador em até três intervalos.
Além disso, houve mudança para o pagamento de rescisões, demissões por comum acordo, contrato intermitente e multa para quem se recusa a assinar carteira.
Principais dúvidas sobre o eSocial
As outras dúvidas que você possa ter também foram respondidas a seguir.
O eSocial é obrigatório?
Sim, o eSocial é obrigatório, como já citamos anteriormente. Ele é exigido para todas as pessoas jurídicas, incluindo os Microempreendedores Individuais (MEI) e pessoas físicas que possuam empregados domésticos.
O que é qualificação cadastral no eSocial?
É o espaço que o usuário tem para, segundo o orientações no site do eSocial, “verificar se o Cadastro de Pessoa Física-CPF e o Número de Identificação Social-NIS (NIT/PIS/PASEP) estão aptos para serem utilizados no eSocial.”
Quais as multas do eSocial?
Existem diferentes penalidades para os eventos. Por exemplo:
- Não informar a admissão do trabalhador: de R$ 402,53 a R$ 805,06, podendo dobrar caso aconteça novamente;
- Não informar alterações de contrato ou dados cadastrais: de R$ 201,27 a R$ 402,54;
- Não realização de exames médicos admissional, periódico, retorno ao trabalho e mudança de função: R$ 4.025,33.
Como consultar o eSocial?
É possível realizar essa consulta pelo site do governo (gov.br). No login você pode entrar com o certificado digital, certificado em nuvem ou CPF/Senha.
O que é SST no eSocial?
SST é a sigla para Saúde e Segurança do Trabalho, e diz respeito às normas e procedimentos exigidos por lei aos funcionários e empresas com o objetivo de reduzir acidentes ou doenças ocupacionais.
Qual o prazo para informar demissão no eSocial?
O evento S-2299, também conhecido como desligamento, deve ser informado em até 10 dias a partir da data da demissão do colaborador.
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