A utilidade do DANFe
A principal função do DANFe é facilitar a consulta da validade da NFe e a existência de possíveis cartas de correção, junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) enquanto a mercadoria é transportada.
Todo DANFe deve conter obrigatoriamente uma chave de acesso, composta por 44 algarismos, que será utilizada durante uma possível consulta de órgãos fiscalizadores.
Cuidado com a emissão do DANFe e sua guarda
Quando a empresa emitente faz o preenchimento da NFe, informando os dados do destinatário da nota, produtos, faturas, CFOPs, tributação e demais informações, a mesma vai para os servidores que realizam a validação da Sefaz.
A Sefaz confere se todos os dados informados no XML estão corretos e libera esse arquivo, já aprovado. Caso a Nota Fiscal tenha sido autorizada, a DANFe já é liberada para impressão (via PDF) e terá utilidade somente no transporte, pois conterá o resumo das principais informações constantes na NFe e a Chave de Acesso.
A impressão deve ser feita em papel A4 comum (exceto jornal). É obrigatório que essa impressão seja realizada antes mesmo da circulação do produto adquirido, uma vez que qualquer mercadoria comprada deve ser documentada com Nota Fiscal eletrônica (NFe) e deve estar acompanhada de sua representação gráfica, a DANFe.
Nenhum produto pode circular em território nacional sem o seu respectivo Documento Fiscal!
Dados obrigatórios para composição do DANFe
Basicamente, dois elementos são imprescindíveis: o código de barras (que torna possível a leitura do DANFe por meio de leitores ópticos) e a chave de acesso da nota fiscal eletrônica (composto por 44 dígitos, como já destacamos anteriormente).
Mas estes não são os únicos dados obrigatórios para a composição do documento auxiliar. Além disso, outros elementos que também devem constar obrigatoriamente são: placa do veículo que realizará a entrega; horário e data em que o veículo saiu para entrega; tipo de operação, nome da transportadora e descrição detalhada dos produtos comprados (tipo de produto, tamanho, cor e outros).
Além disso, o documento também deve seguir um leiaute padrão estabelecido pelo Ministério da Fazenda. O leiaute pode ser encontrado para download no Manual de Integração para o Contribuinte, encontrado no Portal da NFe.
Extravio do DANFe
A Sefaz informa que se houver o extravio do DANFe durante o transporte da mercadoria pela transportadora, o emitente deverá realizar a reimpressão do DANFe e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, caso a mercadoria já tenha sido entregue.
Caso o transportador perca o documento, por qualquer motivo, ele não pode continuar transportando o produto daquela carga até que tenha posse da reimpressão, pois em qualquer posto de fiscalização poderá ser multado e ter a mercadoria apreendida.
O trânsito da mercadoria documentado por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFe correspondente.
É por esse motivo que as empresas adotaram um método muito comum: colocar o DANFe dobrado num saco plástico, o chamado “saco canguru” e cola-lo na caixa que será entregue. Isso diminui as chances de perda.
A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFe em substituição ao arquivo digital da NF-e.
Mesmo com a emissão e impressão do DANFe, o emissor do documento fiscal deve ter a guarda do XML da NFe por meios eletrônicos por 5 anos mais o ano vigente, independentemente se o cliente possui essa guarda ou não.
Empresa destinatária da NFe e DANFe
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) é apenas a representação gráfica da Nota Fiscal Eletrônica (NFe). O DANFe não é a Nota Fiscal!
Portanto, mesmo que a empresa receba o DANFe junto com o produto comprado, é imprescindível possuir o arquivo XML, recebido do fornecedor da mercadoria por vias eletrônicas, como e-mail, por exemplo. Dessa forma, não é obrigatório arquivar o DANFe na forma impressa, ele só serve para o transportador.
Há casos em que empresas armazenam pilhas e pilhas de DANFes acreditando estar cumprindo determinação da lei, quando na verdade o que existe é desperdício de papel e espaço inutilmente.
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E caso a empresa tenha o DANFe impresso, mas não possua os arquivos XML da NFe ela não será poupada de multas.
Quando se realiza uma compra, a empresa deve ficar atenta ao recebimento do XML da NFe, pois é a Nota Fiscal que vai comprovar que aquele produto foi adquirido por vias legais, ser registrado como patrimônio da empresa, ser relacionado no SPED e demais obrigações fiscais e ainda realizar a manutenção, se estiver dentro da garantia.
Quando a empresa utiliza uma soluções em Notas Fiscais como o Arquivei, o DANFe e a Nfe emitidos contra esse CNPJ são são automaticamente consultados no site da Sefaz, baixados e armazenados.
Isso dá a possibilidade de a empresa identificar notas que sejam emitidas erroneamente contra seu CNPJ, ainda é possível realizar a Manifestação do Destinatário e relacionar os itens constantes na NFes com seu pedido, se antecipando à qualquer erro como quantidade, tamanho, cor e códigos tributário.
Empresa emissora da NFe e DANFe
A empresa vendedora, ou seja, aquela que emite os documentos fiscais deve estar atenta ao preenchimento correto da NFe e do DANFe para não ser penalizada por órgãos fiscalizadores.
Qualquer erro, principalmente os que resultem em um recolhimento menor de impostos ao Governo, é plausível de multa.
Também é responsabilidade do vendedor garantir que a Nota Fiscal eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica chegue à empresa compradora.
A Lei não determina qual o meio utilizado para a entrega desse documento, deixando à cargo de cada uma. Porém, o meio mais comum utilizado é o e-mail.
Outra atribuição é a impressão do DANFe para a transportadora, juntamente com o volume à ser entregue.
E por último: após todos esses passos é importante manter esses dois arquivos bem armazenados durante 5 anos mais o ano vigente! Esse é o prazo que a Receita Federal determina para arquivamento.
Importante observar: §6º do artigo 9º da Portaria CAT 104/07, o emitente da NFe deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.
Perda de arquivos digitais é comum
Quando a empresa emitente envia o arquivo XML da NFe para a empresa compradora, ela está cumprindo sua obrigação.
À partir do momento do recebimento desse arquivo, que geralmente é realizado por e-mail, é obrigação das duas empresas manter os arquivos XML da NFe e DANFe guardados.
Acontece que se esses documentos forem armazenados num HD externo ou no próprio computador, por exemplo, eles correm sérios riscos de sumirem no caso de formatação mal executada e da falta de um backup, além disso o computador pode se quebrar de repente e o salvamento de arquivos também fica comprometido.
É importante sempre contar com uma solução de consulta à NFes e outros documentos fiscais, baixa e arquivamento. Só assim a empresa estará segura em relação ao recebimento de todas as NFes e DANFes contra seu CNPJ e estar de acordo com a lei.
DANFe Online
O arquivo XML é muito complexo e cheio de informações. Muitas vezes o que a empresa precisa no momento é de um resumo e os principais dados do documento fiscal. É nesse momento que o DANFe online ajuda.
O DANFe online também é muito útil num momento complicado como a perda ou extravio do DANFe impresso.
Caso a empresa utilize a solução em Notas Fiscais Arquivei, a baixa e arquivamento de DANFe emitidos contra um CNPJ são feitos automaticamente.
A plataforma possui, ainda, filtros de busca onde é possível localizar um determinado documento fiscal em poucos cliques e imprimi-lo para que o transporte de alguma mercadoria não seja comprometido e sua entrega prejudicada.
