Ninguém melhor do que um contador para saber que tempo é dinheiro, não é verdade? A consulta e download de XML de NFes, quando realizada manualmente, demanda muito tempo e trabalho. Consequentemente, interfere na produtividade e reduz a lucratividade do negócio.
Por isso, é muito importante alinhar a gestão da empresa com os benefícios que a digitalização tem a oferecer, como softwares e recursos que automatizam os processos operacionais da área fiscal do empreendimento.
No artigo de hoje, você entenderá a importância de investir em uma ferramenta para automatizar o download de documentos fiscais em arquivo XML, como Notas Fiscais eletrônicas (NFes), Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes), entre outros.
Além disso, você verá os principais aspectos negativos de realizar tais procedimentos de modo manual e alguns cases de empresas renomadas que otimizaram os seus resultados por meio de soluções modernas e tecnológicas.
Continue a leitura para conferir!
Consulta manual de arquivos XML afeta a produtividade da empresa
Entenda os principais motivos pelos quais a consulta manual de NFe afeta a produtividade da empresa:
Reduz a rentabilidade do negócio
Considerando que média salarial de um contador seja de R$ 3 mil a R$ 5 mil e ele trabalhe de seis a oito horas por dia, segundo o Site Nacional de Empregos, pense na seguinte situação:
Em uma empresa de fluxo baixo, um contador consegue consultar até 20 notas por dia. Se todo o seu expediente de trabalho for dedicado a essa única função, isso resulta em uma média de 2,5 por hora, já que é necessário utilizar duas senhas por cada consulta quando se utiliza o Sefaz.
Se for necessário emitir 100 notas por mês, isso equivalerá a 40 horas mensais gastas somente com consultas de NFes. Analisando de forma mais minuciosa, com um salário base de R$ 3 mil, serão pelo menos R$ 750 do salário investidos apenas em consultas manuais de notas fiscais.
Agora multiplique esse procedimento por trimestre, semestre ou ano. Você consegue entender como os pequenos processos da empresa, quando não automatizados, podem desperdiçar recursos valiosos que poderiam ser aplicados em áreas mais relevantes?
Expõe informações sem garantia de segurança
Muitos contadores e empreendedores baixam XML da NFe direto da Secretaria da Fazenda, um site confiável e seguro. Porém, como dissemos acima, o sistema da Sefaz funciona de forma morosa, fazendo com que o contribuinte perca muito tempo digitando as chaves de acesso presentes no DANFe, digitando o captcha e por fim baixando o XML.
Por isso, muitos acessam qualquer site, inserem a chave de acesso e, assim, abrem o arquivo XML da NFe. É preciso lembrar que muitos endereços virtuais falsificam os documentos gerados.
Fique atento pois, qualquer aplicativo que ofereça baixar o arquivo XML das suas notas sem o certificado digital merece atenção para a questão da segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal.
Fazendo um procedimento sem segurança e sem o certificado digital a empresa pode estar expondo suas informações, e de seus clientes, a terceiros mal intencionados.
Implica em multas e prejuízos
As multas aplicadas em empresas que não cumprem com as suas obrigações fiscais corretamente podem afetar significativamente a lucratividade do negócio.
Para se ter uma ideia, quando a companhia não emite uma NFe, a multa equivale a 50% do valor da operação.
Além disso, o modelo de emissão de NFe segue um padrão numérico que, quando violado e tem uma numeração pulada, por exemplo, a multa aplicada é de R$ 246,30. Lembrando que, nesse caso, o contador tem até o 10º dia do mês subsequente para comunicar à Sefaz.
Dentre as penalidades aplicadas às empresas que descumprirem com as normas de emissão de NFe, vale ressaltar:
- Divergência entre os dados de valor e destinatário da nota fiscal e os fixados na DANFe: multa de 100% sobre o valor da operação;
- Demais erros de divergência: podem implicar em multas de até R$ 328,40 por documento fiscal;
- Não enviar o arquivo fiscal ao cliente: multa de 50% sobre o valor total da operação.
Não armazenar notas fiscais também acarreta em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.
Justamente por isso, pela confiança entre determinados agentes, é difícil encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais.
Nesse caso é mais fácil de gerir suas informações. Especialmente através de ferramentas como o Arquivei.
Portanto, é muito importante priorizar a consulta, gestão, download e armazenamento de arquivos XML. Automatizá-los reduz exponencialmente as chances de receber multas e penalidades, sem demandar mais custos.
Recuperar XMLs automaticamente
Ocorreu um sinistro na sua empresa, um incidente inesperado, e você perdeu os XMLs das Notas Fiscais eletrônicas. O que fazer?
Há como recuperar pela Secretaria da Fazenda, a Sefaz caso o contribuinte tenha as chaves de acesso. A guarda das notas fiscais fica a cargo dos contribuintes, assim como o registro dos documentos eletrônicos.
Mas, muitas vezes, as chaves de acesso também perdem-se. Neste caso, o Arquivei consegue ajudar o contribuinte, sem a necessidade dessas chaves.
Como a plataforma é conectada direto à Sefaz, as Notas emitidas nos últimos 90 dias contra o CNPJ da empresa, estarão disponíveis na primeira consulta.
Portanto, seja responsável com a documentação tributária contábil para não ter dores de cabeça. Hoje e no futuro.
Já noticiamos que a Receita Federal está cada vez mais empenhada em identificar fraudes e punir infratores.
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Chegou a hora de investir em download de XML da NFe
Você já percebeu que uma plataforma de gestão contábil e na automatização de NFes pode garantir a segurança de seus documentos fiscais? Além disso aumenta a produtividade do colaborador que ficaria responsável pela consulta manual.
Veja algumas empresas que já mudaram sua forma de consultar NFe.
Riachuelo aumentou a produtividade fiscal utilizando uma plataforma de consulta de notas fiscais
A equipe de contabilidade de uma das mais renomadas e poderosas redes de lojas de departamento do Brasil, a Riachuelo, passa pelos mesmos problemas que qualquer empresa de grande porte quando o assunto é o gerenciamento de um volume astronômico de arquivos XML por mês.
Segundo a gerente contábil da Riachuelo, Cláudia Fernandes, um dos maiores desafios era identificar quais notas haviam sido recebidas dos fornecedores e mantê-las sempre à mão.
“Nem todas as notas chegavam até nós. Era preciso correr atrás da informação para realizar as escriturações”
Em agosto de 2016, a multinacional decidiu integrar uma plataforma de gestão e consulta automática de notas fiscais eletrônicas, a Arquivei.
Após realizar uma série de testes e inserir dados de toda a sua redes de lojas, o gerenciamento se tornou muito mais ágil, eficiente e livre de burocracias.
Para saber mais, confira a história completa em nosso post sobre esse case.
Batavo torna seu gerenciamento fiscal mais eficiente com plataforma de consulta de Notas Fiscais
A partir do meio do ano de 2015, a Batavo saiu da BRF para a italiana Lactalis. De casa nova, estava na hora da empresa continuar tocando os negócios e solucionando questões que precisavam receber melhorias.
Uma das deficiências identificadas era a gestão de notas fiscais da companhia, como conta a representante do Centro de Serviços Compartilhados da Batavo, Dorotéia Cordeiro:
“Tínhamos uma preocupação grande sobre as questões fiscais da empresa. Anteriormente, nosso controle era incompleto e gastávamos muito tempo atrás dos documentos e tentando validá-los”.
A plataforma de gerenciamento fiscal da Arquivei é utilizada pela Batavo desde outubro de 2015. O principal uso do software para a companhia é para organização das notas fiscais dos fornecedores e clientes em XML.
Além disso, a ferramenta também auxilia os funcionários na obtenção de informações relacionadas a NFes, como apuração de ICMS, impostos em geral, quantidade de produtos, entre outros, funcionando como uma base de consulta.
Todas essas funções são utilizadas pelo departamento contábil da Batavo, assim como a área comercial da empresa.
