Em 2016, o Ajuste Sinief 07/05 instituiu definitivamente no Brasil a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). A partir de então, este documento fiscal passou a existir exclusivamente em meio digital em arquivo “.XML”. A mesma legislação fiscal criou o DANFe (acrônimo para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que tem por principal objetivo ser um resumo das informações mais relevantes da Nota Fiscal Eletrônica. Apesar de intimamente ligados, NF-e e DANFe são documentos fiscais distintos, e nesse texto vamos entender um pouco mais sobre o DANFe e sua importância nas operações fiscais.
1. Nota Fiscal, NF-e e DANFe: quem é quem?
Para entender melhor o DANFe, é preciso ter em mente o que é a Nota Fiscal e a NF-e. A Nota Fiscal é o documento fiscal que tem por finalidade registrar a circulação de mercadorias e prestação de serviços entre duas partes. Nas situações em que existe transferência monetária entre as partes decorrente desses fatos, a Nota Fiscal é utilizada na apuração dos impostos a serem recolhidos. É por meio da Nota Fiscal que o contribuinte dá conhecimento de um fato jurídico, econômico ou financeiro ao Fisco.
A NF-e tem o objetivo de substituir a emissão do documento em papel por um documento emitido e armazenado exclusivamente em meio eletrônico, garantido por assinatura digital. Pode-se dizer que é a versão “.XML” da Nota Fiscal.
O DANFe é um documento fiscal que reproduz em meio papel as principais informações da NF-e que só existe em meio digital. O DANFe é obrigatório para acompanhar o transporte de uma mercadoria. É uma representação simplificada da NF-e e, portanto, não a substitui. Todavia, não pode haver divergência entre o DANFe e a NF-e. Esse documento possui uma chave de acesso que pode ser utilizada para verificar a existência de NF-e no site da Fazenda dedicado à NF-e.
2. Obrigatoriedade de emissão do DANFe
O DANFe é de emissão compulsória e deve obrigatoriamente acompanhar a mercadoria em seu transporte do remetente ao destinatário. É, portanto, terminantemente proibido haver transporte de mercadorias sem que esta esteja acompanhada do DANFe.
É exigível a emissão do DANFe também no transporte de mercadorias importadas ou a exportar e na simples transferência de mercadorias ou bens de uma unidade para outra da mesma empresa situadas em endereços distintos uma da outra.
3. Elementos do DANFe
Algumas informações devem obrigatoriamente constar do DANFe. O mais importante é a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica à qual o DANFe está relacionado. A chave de acesso é um código numérico de 44 dígitos único para cada Nota Fiscal Eletrônica emitida no país.
A Chave de Acesso de uma NF-e é formada pelas seguintes informações, só algarismos sem separação por pontos ou traços:
Há ainda outros elementos obrigatórios do DANFe, tais como: identificação do remetente e destinatário, como razão social e CNPJ, endereço de entrega, placa do veículo transportador, preço, quantidade, valor das mercadorias, peso da carga, natureza da operação, dentre outros.
É primordial não haver divergência entre NF-e e DANFe. Portanto, é altamente recomendável que o sistema que emite o DANFe seja o mesmo que emite a Nota Fiscal Eletrônica. É muito comum em fiscalizações de rotina a fiscalização fazer a checagem dos dados da DANFe com os constantes da Nota Fiscal Eletrônica. Além disso, vale salientar que o DANFE não poderá conter informações que não existam no arquivo XML da NF-e.
O DANFE poderá, ainda, conter elementos gráficos, como por exemplo logotipo da empresa, desde que esses elementos não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico. Também é permitida a indicação de informações complementares de interesse do emitente, impressas no verso do DANFE, tais como informações acerca de horário de entrega ou descarga, condições de armazenamento, número do pedido, do contrato ou da fatura correspondente dentre outras.
4. O DANFe nosso de cada dia
O DANFe é um documento resumo da Nota Fiscal Eletrônica que reproduz em papel as informações principais constantes da NF-e bem como outras informações de natureza comercial ou complementares que não figuram na NF-e. Portanto, o DANFe permite uma conferência de mercadorias mais eficiente e prática, além de uma vinculação imediata com a Nota Fiscal Eletrônica para fins contábeis.
Como no DANFe também deve ser encontrada a chave de acesso da NF-e, a checagem da procedência das mercadorias é imediata por meio de uma consulta simples da chave de acesso no site da Nota Fiscal Eletrônica. Caso o registro da chave de acesso for negado pela Secretaria de Fazenda, sabe-se imediatamente que a mercadoria está irregular. É fundamental lembrar que compete ao destinatário das mercadorias verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
Importante recordar que o DANFe, embora de emissão obrigatória para fins de transporte, não é documento substituto da Nota Fiscal Eletrônica, esta sim, documento com validade jurídica para efeitos fiscais. O DANFe somente pode ser usado como documento para fins fiscais por empresas desobrigadas a emissão de NF-e.
Vale lembrar também que, nos termos do Ajuste Sinief nº 07/05, ainda que formalmente regular, não será considerado documento fiscal idôneo a NF-e que tiver sido emitida ou utilizada com dolo, fraude, simulação ou erro, que possibilite, mesmo que a terceiro, o não-pagamento do imposto ou qualquer outra vantagem indevida. O mesmo se aplica ao DANFe.
Outro aspecto importante do DANFe é que no caso de destinatário não credenciado para emitir NF-e, a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFe. Este é o caso, por exemplo, de prestadores de serviço que prestam o serviço com o concomitante fornecimento de mercadorias.
O DANFe é uma inovação inserida na esfera fiscal Brasileira a partir de 2005 e a sua importância pode ser sentida por todos os envolvidos nas relações afetadas por uma NF-e. Além de ser imprescindível quando houver o transporte de mercadorias, o DANFe também carrega a sua chave de verificação única da NF-e, capaz de certificar que a mercadoria está em conformidade com o Fisco através de uma rápida consulta.
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