A história não contada sobre o arquivo XML

A obrigatoriedade do armazenamento do arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica (NFe) não é novidade, pois é exigido pelo Fisco já há bastante tempo. Se a empresa tem uma preocupação com a segurança desse tipo de documento, ela já procurou uma solução que forneça o armazenamento na nuvem.

Porém, no artigo de hoje, abordaremos algumas das vantagens e segredos que estão por trás do armazenamento e gestão digital do arquivo XML para o seu negócio. Confira agora a história não contada sobre o arquivo XML:

Era uma vez… Notas em papel

A NFe começou a ser implantada no ano de 2008, foi originada a partir de uma parceria entre o ENCAT (Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais) e a Receita Federal do Brasil, com o objetivo de substituir a emissão manual das notas fiscais.

O projeto foi o pioneiro de outros dois subprojetos, a Escrituração Contábil e a Escrituração Fiscal, que iniciaram o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal) e também significou uma enorme mudança nas relações comerciais, pois a emissão eletrônica passou a ser obrigatória.

Por quê a exigência em XML?

Com o projeto NFe ocorreram benefícios para o vendedor, para o contador, para o comprador, para a sociedade e para órgãos de controle tributário, todos foram impactados positivamente.

Com a consulta à NFe, não existe mais a necessidade de imprimir todas as notas fiscais, pois agora elas ficam armazenadas digitalmente, em arquivo XML.

O XML é um formato de demarcação de linguagem que é utilizado tanto na internet quanto em outras aplicações digitais. Com a mudança do papel para o formato digital, aconteceu grande economia em termos de impressão, além do fato de ser algo mais ecologicamente sustentável.

Validade jurídica do documento fiscal

O que garante a validade jurídica é a autenticação do arquivo XML da NFe ou CTe através da Secretaria da Fazenda (Sefaz), sendo assim o XML por si só não basta, ele deve conter uma autorização de uso, obtida a partir do certificado digital da empresa.

Existem softwares que baixam XMLs sem o certificado digital e esses deixam a empresa exposta ao risco de uma penalidade, pois não fazem a conexão com a Sefaz, ou seja, não tem validade alguma para armazenamento, o documento é falso.

Então, para armazenar seus documentos fiscais corretamente, é preciso ter um certificado digital e ainda certificar-se de que existe a autorização de uso da Sefaz.

Vantagens da consulta do XML

Consultar Notas Fiscais que foram emitidas para sua empresa, pode trazer inúmeros benefícios. Veja alguns deles:

Independência na gestão de documentos fiscais e entrega de obrigações

A consulta dessas Notas pode ser feita de forma automática, ou seja, sem depender do fornecedor enviar informações.

Existem diversas formas de fazê-lo, como utilizando o programa gratuito da Sefaz ou usando ferramentas especializadas na consulta automática de XMLs.

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Centralização e controle dos processos

Poder consultar as Notas Fiscais eletrônicas (NFes) e centralizar os processos, otimizando o controle de faturamento da empresa, é uma das maiores vantagens que o gestor pode ter. Até mesmo nos casos de companhias que têm filiais em mais estados, é possível fazer um direcionamento de todos os processos para uma central, o que influencia diretamente no número de pessoas envolvidas no setor, reduzindo não somente custos (tributos trabalhistas), mas também as chances de ocorrerem falhas durante os procedimentos.

Proteção contra notas frias

Ainda que a empresa não tenha comprado nenhum produto ou sequer tenha conhecimento sobre a transação, é possível emitir notas destinadas ao seu CNPJ – o procedimento é conhecido como emissão de “nota fria“.

Em geral, as companhias não ficam sabendo que essas notas foram emitidas e, consequentemente, podem ser questionados pelos órgãos fiscalizadores a respeito do motivo de não terem escriturado e pagado os impostos devidos de tais notas, podendo receber até multas.

Uma consulta diária de NFes permite que o gestor tenha conhecimento a respeito de cada operação realizada, o que permite que ele se proteja por meio da manifestação do destinatário.

Baixar e armazenar arquivo XML proporciona segurança contra fiscalizações

Imprimir o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) – que não tem nenhuma validade jurídica – serve somente para ver o arquivo XML em um layout resumido e acompanhar a mercadoria no transporte.

Enviar esse documento para o contador é um procedimento comum, mas que representa um grande custo com papel, tinta, energia e manutenção (impressoras, cartuchos, computadores, etc). Posteriormente, ao receber a DANFe física, o contador tem o dobro do trabalho, já que precisará obter o XML.

A segurança da nuvem

Ao baixar arquivo XML e armazená-lo na nuvem, além de todos os profissionais da empresa, da contabilidade e do fisco terem acesso às suas notas de maneira prática, eficiente e segura, isso também garante a segurança contra vírus e perdas desses documentos.

Isso agiliza os processos da empresa de forma muito mais sustentável, reduz a possibilidade de perda dos dados e mantém os seus arquivos sempre à mão, permitindo que sejam acessados de forma automática pelo sistema.

Antecipar a chegada de produtos é uma vantagem competitiva

Como a Nota Fiscal pode ser visualizada na plataforma, antes mesmo que o produto já tenha sido entregue na empresa, o setor responsável pode se antecipar e preparar os processos necessários para o seu recebimento, agilizando toda a rotina operacional. Além disso, é possível identificar qualquer possível erro ou equívoco, antes que a mercadoria seja emitida pelo fornecedor. Isso diminui a burocracia extra, caso seja necessário realizar uma troca ou devolução do item.

No ato da entrega, o setor responsável pode averiguar se a descrição da nota bate com o produto entregue e, caso existam divergências, é possível pedir o retorno ou recusar o recebimento a tempo para que a modificações sejam realizadas.

Para a realização de todas essas tarefas, entrega de obrigações e se precaver multas por fiscalização é imprescindível contar com uma solução que consulta, baixa e armazene 100% das Notas Fiscais emitidas para a empresa.

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E você? Como tem feito o armazenamento e a gestão dos arquivos XML da sua empresa? Deixe o seu comentário!