Antes da revolução digital, os escritórios dependiam de documentos físicos em papel para realizar suas atividades e fazer negócios — e a gestão desses documentos sempre foi bem complicada. Os problemas iam desde a localização de arquivos, atrasos na entrega a derramamentos de café, pois documentos em papel são frágeis e demorados para gerenciar. Hoje lidamos com documentos digitais, o que trouxe muitas facilidades, mas também demanda uma gestão de documentos inteligente e otimizada. Mas o que é, afinal de contas, a gestão de documentos?
Gestão de documentos é o processo pelo qual as informações são criadas, compartilhadas, organizadas e armazenadas de forma eficiente e adequada.
Saber criar um sistema de gerenciamento de documentos é essencial para as empresas. Imagine lidar com faturas, lembretes de pagamento, contratos, e-mails, balanços, planilhas, relatórios, uma variedade de documentos sem a mínima organização? Uma loucura!
Além disso, o gerenciamento de documentos pode economizar tempo e dinheiro de uma organização. O motivo é simples: ao definir um processo, ele oferece benefícios como segurança de documentos, controle de acesso, armazenamento centralizado, trilhas de auditoria e busca e recuperação simplificadas.
Se você está no processo de criação ou atualização de sua estratégia de gerenciamento de documentos, vamos dar uma visão geral do assunto e ainda oferecer algumas dicas e ferramentas excelentes para você criar a melhor estratégia de gerenciamento para sua empresa.
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Como realizar uma boa gestão de documentos
Na década de 1980, um software foi desenvolvido para armazenar e gerenciar documentos em formato eletrônico.
A tecnologia de digitalização de documentos permitiu que as organizações digitalizassem material de papel para rastreamento e armazenamento online mais simples.
Desde então, as soluções de gerenciamento de documentos se expandiram para incluir recursos de segurança, fluxo de trabalho e auditoria. Nos dias de hoje, muitas empresas utilizam softwares de gerenciamento de documentos que permitem rastrear, gerenciar e armazenar documentos e ativos visuais.
Mas uma estratégia de gerenciamento de documentos eficiente começa com uma política de regras para a criação de documentos e um sistema de computador seguro para indexar informações para fácil recuperação. As regras para a criação de documentos são fundamentais quando diferentes pessoas escrevem, revisam e atualizam esses documentos. Conheça algumas delas:
- Determinar modelos de documentos internos e onde eles serão salvos;
- Definir se há um estilo interno que precisa ser seguido;
- Como deve ser os nomes dos arquivos, se devem incluir a data;
- Quais são os procedimentos para compartilhar ou revisar esses documentos.
Já o sistema que armazena as informações de forma centralizada, garante que as alterações nos documentos sejam feitas instantaneamente e documentadas com informações sobre as alterações feitas.
Outro aspecto da gestão de documentos é a organização. Como os documentos serão arquivados? A chave para arquivar documentos é seguir boas práticas de gerenciamento de arquivos.
Ferramentas de gestão documental
Não existe um único sistema de gestão de documentos digitais melhor no mercado hoje — tudo depende do tamanho e das necessidades de sua empresa. Também é possível que você precise usar mais de um para uma gestão eficaz do conhecimento. Dessa forma, selecionamos algumas sugestões que podem desde já auxiliar na gestão de documentos da sua empresa:
Google Drive
Se a sua empresa tem poucos funcionários, não há necessidade de gastar muito em um sistema de gerenciamento de documentos. Uma ferramenta barata como o Google Drive resolverá o problema. O Google Drive é o sistema de armazenamento em nuvem do Google, e ele permite que você crie documentos, planilhas, apresentações e muito mais dentro do aplicativo. Você também pode fazer upload de cópias do seu disco rígido. Tudo isso funciona online, o que permite edição simultânea de diversas pessoas nas mesmas pastas e arquivos.
O segredo é ter uma estratégia para organizar seus documentos: crie pastas e subpastas para sistematizar sua base de conhecimento e tornar os títulos dos documentos facilmente pesquisáveis.
Dropbox
O Dropbox tem função semelhante ao do Google Drive, mas funciona muito mais como um repositório de documentos na nuvem. A grande utilidade do Dropbox é servir como backup de arquivos e documentos mais importantes para você. Com um sistema de armazenamento na nuvem organizado, você pode acessar arquivos eletrônicos no repositório de documentos de qualquer lugar, de qualquer dispositivo — deixando o trabalho mais eficiente e produtivo.
HelloSign
HelloSign é uma solução baseada em nuvem para assinatura digital que permite que você feche negócios, receba novas contratações e implemente novos acordos com mais rapidez. Você pode acompanhar quem assinou e quem não assinou um documento e manter um histórico de documentos concluídos para seus registros. Além disso, o HelloSign se integra a várias outras ferramentas de gerenciamento de documentos, incluindo Dropbox, Google, Oracle e Evernote.
WeTransfer
WeTransfer é uma ferramenta online para compartilhar arquivos grandes que excedem o limite de seus anexos de e-mail padrão. Esta plataforma oferece uma maneira simples e fácil de carregar e transferir arquivos de vários tipos, que incluem documentos de grande porte e até fotos e vídeos HD. A proteção de dados também é uma prioridade, pois o WeTransfer oferece proteção por senha para garantir que os arquivos transferidos não sejam acessados por aqueles que não deveriam. Quando usado junto com alguns dos melhores softwares de gerenciamento de documentos, a colaboração com os membros de sua equipe se torna mais eficiente e contínua.
Gerenciamento de documentos fiscais
Documento fiscal é todo tipo de documento utilizado para comprovar os mais diversos tipos de negociação, desde uma simples compra em um mercado até a liberação de um transporte de carga. E todos os dias as empresas geram um volume significativo desses documentos.
A gestão de documentos fiscais é muito importante para os empresários e para a contabilidade, principalmente para estar em dia com as obrigações fiscais. A gestão dos documentos fiscais é importante para:
- Registrar corretamente a movimentação financeira, visto que todos os pagamentos e recebimentos devem estar acompanhados de seu respectivo documento fiscal;
- Manter a qualidade das informações e relatórios de controles internos;
- Evitar a emissão de documentos fraudulentos contra um CNPJ;
- Manter a ordem e a organização dos documentos para eventuais consultas.
Uma gestão inteligente dos documentos fiscais pode contribuir significativamente para a eficácia e eficiência dos processos, como também garantir que as tomadas de decisão estarão bem posicionadas de acordo com os registros desses documentos.
O software do Arquivei possui ferramentas de controle fiscal que facilitam todo o processo de gestão de documentos fiscais. Com o Arquivei, a consulta, download e armazenamento automático de NFes e CTes são realizados direto da Secretaria da Fazenda nacional, sem precisar de chaves de acesso. Assim, é possível conferir todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa e corrigir eventuais erros que possam existir no documento, como o código CFOP, por exemplo.
O software de gestão de notas fiscais do Arquivei é uma plataforma inteligente que automatiza processos para você e sua empresa ganharem mais tempo e produtividade.
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Conclusão
Em suma, a gestão de documentos é fundamental para o bom funcionamento do negócio. Pois ela torna as atividades que lidam com arquivos digitais ou físicos mais rápidas, eficientes e seguras.
Entretanto, a tarefa não é simples e exige cuidados para o adequado armazenamento, organização e manuseio dos arquivos. Mas após definir a sua gestão de documentos, certifique-se de que toda a sua equipe conheça os detalhes do sistema de gerenciamento e que todos sigam os procedimentos apropriados ao criar, armazenar e recuperar documentos.
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