Você já parou para pensar no impacto que o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) trará para a folha de pagamento a partir de 1º de janeiro de 2018?
Em 1º de julho de 2017, já será disponibilizado a empregadores e contribuintes o ambiente digital que visa o aperfeiçoamento do sistema que se tornará obrigatório em 2018.
Além da partilha do ICMS e do IRPJ sobre ganhos de capital — que serão acumulados aos demais impostos em 2017 — também já está na hora de se preparar para o eSocial, cujo início havia sido anunciado para 2017, mas foi adiado.
De acordo com o novo cronograma de implantação anunciado pelo comitê diretivo do eSocial, a programação da obrigatoriedade obedecerá em duas etapas:
- 1º de janeiro de 2018, para empregadores e contribuintes cujo faturamento tiver sido superior a R$78 milhões em 2016;
- 1º de julho, para os demais empregadores e contribuintes que estiverem abaixo desse patamar.
O eSocial e a unificação de informações fiscais
Atualmente, para repassar as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas à Receita Federal, são utilizados aplicativos dispersos em ambientes digitais diversos. Com o sistema do eSocial, os dados da folha de pagamento serão integrados a um ambiente único.
O impacto imediato será a possibilidade de cruzamento de dados e, portanto, de uma fiscalização mais efetiva e imediata por parte das autoridades fiscais. O fato de as informações estarem totalmente abertas e disponíveis facilitará o trabalho de averiguação de irregularidades e, portanto, de aplicação de multas, quando forem cabíveis.
Em função disso, com o eSocial, os dados da folha de pagamento precisarão ser preenchidos de forma ainda mais minuciosa do que atualmente, uma vez que qualquer erro poderá redundar em algum tipo de infração. Sem falar que todos eles precisam estar rigorosamente atualizados, para que não se caracterize qualquer alegação de sonegação de impostos.
O reflexo do eSocial na atualização das informações
Enquanto os dados da folha de pagamento não se integram ao sistema do eSocial, quaisquer alterações na folha de pagamento podem demorar um prazo longo para serem inseridas nos registros governamentais. A contratação de um novo funcionário, por exemplo, pode ser registrada em até 40 dias, enquanto o afastamento de um funcionário acidentado pode demorar ao redor de 30 dias.
Esse cenário mudará completamente com o eSocial, já que a inclusão de dados deverá ser feita no mesmo dia em que os fatos ocorrerem. Isso é motivo mais do que suficiente para a folha de pagamento passar a ser acompanhada de perto diariamente. Só assim será possível efetuar todos os registros obrigatórios dentro dos prazos exigidos pela legislação.
A modificação nos dados informados pelas empresas
Outro impacto importante do eSocial sobre a folha de pagamento é a necessidade de preenchimento de mais dados sobre os funcionários. Até agora, de forma geral, esses dados limitam-se à identificação do trabalhador e à natureza de sua ocupação dentro da empresa.
Com o eSocial, entretanto, diversas outras informações deverão ser agregadas a essa identificação cadastral básica. Entre os diversos itens agregados, destacam-se:
- Dados sobre a saúde do trabalhador;
- As condições ambientais do local onde ele exerce sua atividade;
- Dados pessoais atualizados (nome de dependentes, endereço, estado civil etc.).
A necessidade de mudança na organização das empresas
Está claro o significativo nível de mudança que o eSocial acarretará para os escritórios de contabilidade, empregadores e contribuintes. A melhor maneira de enfrentar seu impacto é maximizando a organização, tanto para assegurar a disponibilidade de dados, como para garantir sua veracidade. Tudo isso dentro dos prazos exigidos.
Felizmente, existem no mercado sistemas altamente especializados em processamento automático de documentação fiscal que permitem manter essa organização na burocracia contábil. Há fornecedores que já utilizam, inclusive, tecnologia de Business Intelligence (BI) para lidar com grande volume de documentos, obedecendo às mudanças diárias na legislação.
Quer começar a se prevenir melhor contra falhas humanas e acúmulo de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas no seu escritório? E principalmente, se preparar para o impacto do eSocial sobre sua folha de pagamento? Saiba como a Arquivei pode ajudá-lo nesse desafio!
